Organisation : les 8 règles d'or pour ne plus jamais se laisser déborder

“Je suis complètement sous l’eau !” Combien de fois avez-vous prononcé ces mots au cours de ces dernières semaines ? Vous vous sentez submergé par le nombre de post-it recouvrant votre bureau et la multitude de tâches à accomplir. Trop de choses à faire, trop peu de temps pour les faire. Bref, vous êtes débordé et ne savez plus par où commencer.

Rassurez-vous, vous n’êtes pas un cas isolé. Selon une étude menée par Havas Worldwide sur 10 000 salariés de 28 pays différents, une personne sur trois a le sentiment d’être toujours en train de courir après le temps. Une proportion qui passe presque à 50% si l’on fait un focus sur la génération Y.

Dans un monde qui tourne à mille à l’heure et où les sollicitations sont nombreuses, être capable de gérer son temps a une valeur inestimable. Welcome to the Jungle vous propose de faire le point sur les habitudes à mettre en place pour gagner en organisation et être plus efficace au quotidien.

Pourquoi mettre ces nouvelles habitudes en place ?

• Pour gagner en efficacité : votre attention sera uniquement focalisée sur l’essentiel.
• Pour être moins stressé : vous aurez le sentiment de maîtriser ce que vous avez à faire et d’en avoir une vu d’ensemble. Un état rassurant !
• Pour avoir le contrôle de votre temps : en limitant le temps “perdu” consacré à des choses non importantes, vos journées vous paraîtront plus longues pour profiter de vos amis et travailler sur vos projets personnels.

1/ Hiérarchiser

Faire une to-do list pour bien avoir en tête toutes les tâches à réaliser au cours de la journée, c’est un bon début. Mais c’est aussi très souvent le meilleur moyen de se laisser démotiver par l’ampleur du travail à accomplir. Pour se donner bonne conscience, on réalise en premier lieu les tâches les plus courtes, celles demandant le moins d’énergie ou de concentration et jour après jour, ce sont toujours les mêmes tâches qu’on laisse s’accumuler : celles qui sont essentielles ! Car toutes les tâches à accomplir n’ont pas la même importance.

Tout les matin (ou tous les soirs avant de vous coucher) élaborez votre liste de tâches, qu’elles prennent une journée ou une semaine à être réalisées. Classez ensuite toutes vos tâches par ordre de priorité, de la première à la dernière. Celles qui arrivent en premier sont les trois tâches qui auront le plus d’impact dans la réalisation vos objectifs. Des tâches prioritaires qui devront absolument être réalisées dans la journée. Celles qui suivent sont des tâches secondaires sur lesquelles vous vous pencherez seulement une fois les premières terminées. Et pour vous aider à hiérarchiser vos différentes tâches, la matrice Eisenhower est un outil efficace de classification des priorités. Il permet de différencier les tâches urgentes des tâches importantes, permettant ainsi de réaliser les bonnes tâches au bon moment.

Les applications indispensables : Wunderlist, Any.Do.

2/ Planifier

Selon la loi de Parkinson, “une tâche augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté”. Si je dispose de la journée pour refaire mon CV, je mettrais la journée. Si je n’ai par contre que 4 heures à accorder à cette tâche, je parviendrais à la réaliser en 4h.

Ainsi, une fois les éléments les plus importants de votre to-do identifiés, donnez un temps de réalisation à chacun de ceux-ci et insérez-les dans votre planning de la journée. Par exemple : de 9h30 à 10h30 je retravaille mon profile Linkedin, puis de 10h40 à 11h, je réponds aux mails qui m’attendent en inbox. Faites des pauses pour vous détendre entre les deux. L’intérêt de mettre en place un planning est de s’imposer une rigueur de travail et un rythme. Le cerveau identifie alors mieux les moments durant lesquels il doit se concentrer et fournir des efforts.

La méthode : le Podomoro. Idéale pour booster sa productivité ! Une extension Chrome est disponible.

3/ S’accorder de vrais moments de concentration

Connaissez-vous vos moments de productivité maximale? Certaines personnes sont plutôt du matin, d’autres sont plus productifs le soir. À vous d’identifier quels sont vos moments et mettez-les à profit pour avancer sur vos objectifs. A l’inverse, ne vous forcez pas si vous savez qu’après le déjeuner, il est impossible pour vous de vous concentrer. Consacrez ce temps à la relâche.

Lors de ces périodes de concentration, focalisez-vous sur une seule chose à la fois. Vous essayez de préparer un entretien, alors que vous venez de recevoir un mail qui vous semble important et qu’une notification Whatsapp vient d’apparaître sur l’écran de votre smartphone. Tout cela alors que vous êtes en train de vous préparer un café… Non ! Sachez que le multitasking ne fonctionne pas… Le fait de quitter un travail et d’y revenir ensuite perturbe votre concentration. Avec les bons outils, vous pouvez débrancher les sources digitales de déconcentration, pendant la durée que vous aurez au préalable déterminé.

Les applications indispensables : SelfControlsur ordinateur, Stay on Task ou Forest sur smartphone

4/ Identifier les pertes de temps

Le principe de Pareto appliqué au travail nous dit que 80% des résultats (positifs ou négatifs) sont obtenus par 20% du travail fourni : c’est le 80/20. Sans en avoir conscience, plusieurs actions ne sont en réalité pas utiles pour servir nos vrais objectifs. Avant de rajouter un bullet point à votre to-do list, demandez-vous : “Est-ce que j’ai vraiment besoin de le faire ? Que se passerait-il si je ne le fais pas ?”.

Pour vous aider trois questions à vous poser avant de vous lancer dans la réalisation d’une tâche :

• Est-ce que le résultat aura une importance dans trois jours ? Si ce n’est pas le cas, traitez le sujet rapidement et passez à autre chose.
• Est-ce que le résultat aura une importance dans trois mois ? Si c’est le cas, c’est que cette action aura un impact à long-terme, elle mérite donc un certain investissement.
• Est-ce que le résultat aura une importance dans trois ans ? Si oui, c’est que cette tâche est essentiel pour votre vie et mérite une attention toute particulière.

5/ Ranger

Oui, ce conseil peut paraître bateau, mais mettre en place de bonnes habitudes de rangement aura un effet positif sur votre esprit. Un bureau en désordre, une boîte mail qui déborde ou des notifications à n’en plus finir sur l’écran de votre smartphone, ne constituent pas un environnement optimal pour vous aider à garder les idées claires. C’est d’ailleurs cette théorie qui a fait le succès du livre de Marie Kondo : La Magie du rangement. Trouvez une place pour chaque chose. Vous pouvez par exemple créer des dossiers et des libellés dans Gmail pour éviter le chaos dans votre boîte de réception.

Les applications indispensables : 1Password pour stocker vos mots de passe et infos sécurisées à un seul et même endroit. Pocket pour rassembler les articles à lire plus tard (et pouvoir fermer tous ces onglets ouverts !).

6/ Oser dire non

A prendre trop d’engagements, difficile de tous les honorer ! Apprendre à dire non, de façon diplomate et élégante, voilà une qualité qui pourrait bien vous sauver la vie (ou du moins l’alléger). Lorsqu’une personne vous demande quelque chose, évaluez si oui ou non, vous avez vraiment le temps de vous y consacrer sans que cela ne déborde sur d’autres engagements. Une réponse négative honnête et justifiée vous sera bien plus profitable qu’un travail bâclé !

Le livre indispensable : Savoir dire non de la psychologue Marie Haddou

7/ Apprendre à déléguer

Vous passez beaucoup de temps à vous plaindre auprès de vos amis et votre famille de la quantité de travail que vous avez à abattre. Une attitude qui vous défoule, sans aucun doute, qui vous rassure aussi peut-être, mais qui ne va pas faire avancer les choses pour autant ! Seules 20% des tâches que nous effectuons ne peuvent être confiées à quelqu’un d’autre. Les 80% restant peuvent donc théoriquement être déléguées.

N’hésitez pas à inclure votre entourage dans la résolution de vos tâches. Une preuve de confiance qui vous permettra de gagner du temps sur toutes les tâches que vous n’êtes pas le seul à pouvoir réaliser.

L’assistant virtuel : Fancy Hands (payant). Il peut vous aider dans toutes les tâches répétitives et administratives.

8/ Prendre du temps pour soi

Ce qui peut, à première vue, vous sembler contre-productif en période de gros rush, est en fait une respiration nécessaire pour prendre un peu de recul et mettre ses idées au clair. Il est facile, lorsque l’on se sent débordé, de rester scotcher à son écran sous l’effet de la pression, sans être productif pour autant, et de s’éparpiller en pensées et en gestes.

Prenez le temps de faire une pause : un footing le matin, quelques minutes de méditation, une épisode de Game of Thrones, la lecture d’un article, une conférence TED… L’essentiel est de réussir à mettre votre cerveau sur off quelques minutes ou quelques heures, pour prendre de la distance avec votre to-do list… et mieux y revenir ensuite !

Les applications indispensables : Mind (lancée par My Little Paris), Pause et Petit Bambou.

Photo by WTTJ @LearnAssembly