Comment faire une to-do list (vraiment !) efficace

Considérée par beaucoup comme un « stock de tâches », elle doit au contraire (comme son nom l’indique) plutôt inciter à l’action au risque de perdre toute efficacité ! Et oui, il existe des conseils très simples mais indispensables pour en faire un réel allié au quotidien. On vous livre les meilleures astuces pour une to-do list efficace.

1. Décomposez chaque grand projet de votre to-do list en petites tâches

Une to-do efficace repose sur une bonne catégorisation des tâches. Il convient d’identifier les différents projets sur lesquels vous devez travailler et la multitude de tâches nécessaires pour les accomplir. C’est la “Théorie des petits pas”. Elle permet de lutter contre la procrastination. Commencez donc par catégoriser vos tâches : sont-elles micro ou macro ? Est-ce pour du court terme ou du long terme ? Le fait de décomposer en plusieurs actions les missions longues (macro) évite le sentiment de découragement face à l’ampleur de la tâche et motive à avancer !

Attention, une to-do list ne doit pas être une succession d’objectifs plus ou moins réalistes comme « conclure le contrat avec Madame X » ou même « créer mon entreprise », au contraire ! Notez vous plutôt de « rédiger le contrat », puis de « l’envoyer à Madame X ». Il s’agit en effet d’étapes facilement réalisables quand elles sont prises les unes après les autres. N’hésitez donc pas à allonger la liste en décomposant chacun de vos objectifs en une multitude de choses à faire. Psychologiquement cela est bien plus efficace puisque vous vous verrez avancer rapidement sur chacune de ces petites tâches. Ce sera bien plus motivant que d’apercevoir au loin cet objectif que vous vous êtes fixé !

2. Définissez les échéances de votre to-do list

Pour aller plus loin dans la catégorisation de vos tâches, il est utile d’avoir une vision large sur les missions que vous avez à accomplir, doublée d’une vision court terme pour la réalisation. Vous aurez ainsi des objectifs à accomplir sur la semaine, scindés en petites tâches réparties chaque jour. Vous n’avez pas terminé une tâche à la fin de la journée ? Il n’y a plus qu’à la décaler au lendemain. Se laisser une semaine pour mener à bien votre to-do list vous offre plus de flexibilité que de se laisser une journée. La to-do doit vraiment être un outil vous permettant de ne pas passer à côté de quelque chose et qui vous aide en même temps à accomplir vos tâches !

3. Soyez réaliste et prévoyez l’imprévisible dans votre to-do list

Il n’y a rien de plus frustrant que de terminer une journée avec une liste de tâches à moitié terminée. Cela constitue le signe que vous avez mal jaugé votre capacité de travail et le temps requis pour accomplir chaque tâche. Pour l’éviter, notez chaque jour sur une note à part vos missions récurrentes et le temps que vous y passez. Vous y verrez ainsi plus clair pour mieux structurer vos journées ! Et ne surchargez pas vos to-do car 30% de votre temps en moyenne sera dédié aux imprévus. Vous partirez du bureau plus léger !
Apprenez aussi à constituer quotidiennement une liste courte, en adoptant par exemple « la méthode 1, 3, 5 » ! Cette méthode divise votre journée en 3 catégories :

• 1 tâche principale (comme son nom l’indique, elle demeure celle qui doit être effectuée coûte que coûte) ;
• 3 tâches secondaires ;
• 5 petites tâches.

4. Créez une done-list et une not-to-do list

Constater son avancement au fil de la journée est psychologiquement gratifiant et incroyablement motivant ! Plutôt que de supprimer de votre liste (digitale) les tâches une fois exécutées, gardez-les en y apposant un « OK » ou « DONE ». Résultat : un aperçu précis en fin de journée de tout ce que vous avez fait ! Vous pouvez aussi créer une « not-to-do list » récapitulant ces tâches à ne surtout pas faire pour rester bien concentré sur vos objectifs. Cela peut paraître simplet, mais voir écrit par exemple : « ne pas consulter Facebook dès le réveil » peut vous aider à voir quelles sont les choses de votre quotidien qui sont inutiles et qui, de ce fait, vous font perdre un temps considérable !

5. Dissociez le pro du perso

Une to-do list peut être établie dans un cadre professionnel tout comme dans un cadre personnel. Si vous en avez besoin dans les deux cas, il est impératif de bien dissocier les deux espaces. Comment ? Tout d’abord, l’environnement qui vous entoure vous aidera à lister vos tâches à accomplir. Ainsi, pour votre to do list professionnelle, préférez la créer à votre bureau, face à votre ordinateur et votre agenda afin d’avoir accès à toutes les informations nécessaires. L’ambiance de travail vous permettra de vous plonger dans vos missions professionnelles. Vous choisirez un support papier ou informatique propre à votre environnement professionnel.

Pour votre to-do list personnelle, vous pourrez utiliser votre matériel présent chez vous. Là encore, être physiquement présent à votre domicile au moment d’établir votre liste est réellement pertinent afin de prendre en compte les éléments qui vous entourent.

L’idéal est de créer votre to-do list chez vous le dimanche soir pour la partie personnelle, et le lundi matin au bureau pour la partie professionnelle. Vous commencerez votre semaine avec les idées bien claires.

6. Priorisez votre to-do list selon vos préférences

On ne sait pas toujours par quoi commencer : le plus facile, le plus important, le plus rapide à traiter… ? Cela dépend vraiment de chacun et de sa façon de travailler. En effet, certaines personnes préfèrent se « débarrasser » des petites choses plus insignifiantes mais rapides à gérer pour avoir l’esprit tranquille au moment de se consacrer aux choses plus importantes. Pour d’autres, ce sera plutôt le contraire. Il n’y a pas de règle à ce sujet. Toutefois, notre conseil serait, dans un premier temps, de jeter sur le papier toutes les choses que vous avez à traiter qui vous passent par la tête, puis dans un second temps de les organiser selon ce que vous souhaitez faire en priorité.

La méthode Eisenhower peut vous aider à classer vos différentes tâches en 4 catégories :

• celles qui sont urgentes et importantes (les tâches que vous devez impérativement faire par vous-mêmes) ;
• celles qui sont importantes mais non urgentes (les tâches que vous devez planifier pour les faire vous-mêmes) ;
• celles qui sont urgentes mais pas importantes (les tâches que vous devez déléguer rapidement) ;
• celles qui sont ni urgentes ni importantes (les tâches que vous devez laisser de côté, voire éliminer).

Organisez ensuite votre to-do selon le rythme de votre motivation. Le début de journée sera généralement plus adapté aux tâches difficiles (quand votre cerveau est frais), quand l’après-déjeuner et la fin de journée s’adapteront plutôt aux tâches simples. Ainsi, vous vous délesterez des tâches les plus lourdes le matin et aborderez le reste de la journée plus sereinement. Pensez aussi à insérer entre chaque tâche des missions rapides (à faire en moins de 10 minutes) ou des tâches agréables à accomplir, pour vous donner des élans de motivation pour la suite.

7. Choisissez votre support papier ou digital pour votre to-do list

Là encore, il n’y a pas de règle. Certaines personnes préféreront le papier, d’autres l’informatique. C’est comme vous voulez ! Vous avez également des applications smartphones spécialement conçues pour créer vos to-do lists. Elles sont très intuitives et intelligentes. Si vous êtes ultra connecté, celles-ci peuvent vous intéresser…

Quelles sont les meilleures applications pour créer des to-do lists ?
Microsoft To Do, Google Keep, Todoist ou encore Trello. Si vous êtes fidèles au papier, nous vous conseillons d’opter pour un carnet qui risque moins de se perdre qu’une feuille blanche volante.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour créer une to-do list vraiment efficace. Lancez-vous et vous verrez qu’elle deviendra un réflexe, voire même une addiction ! En tout cas, nous on ne peut plus s’en passer !

Article édité par Manuel Avenel