Jak sdílení znalostí a zkušeností prospívá firmám i zaměstnancům

Řada firem se snaží udržet si konkurenceschopnost a dynamičnost tím, že zajišťuje, aby mezi sebou zaměstnanci sdíleli své znalosti. A nejsou to jenom firmy, kdo ze sdílení zkušeností mezi zaměstnanci profituje, protože opravdovými vítězi jsou zde především sami pracovníci. Jaký konkrétní přínos tedy tento přístup má pro zaměstnance? A jakým způsobem nejlépe ve vaší firmě nebo ve vašem týmu navrhnout a zavést systém výměny a sdílení znalostí? Welcome to the Jungle pro vás má několik tipů.

Co znamená sdílení znalostí na pracovišti?

Přenos znalostí a schopností je již celá desetiletí důležitou součástí rozvoje malých i velkých společností. Jako inspirace sloužila dlouhou dobu učební metoda zvaná Monitorial System, vyvinutá v 19. století. V rámci této metody předávali pokročilejší studenti své znalosti mladším nebo méně znalým spolužákům. Tento systém kooperace mezi vrstevníky se před nějakou dobou opět dostal do popředí jako model pro sdílení znalostí mezi zaměstnanci.

Firmy považují sdílení znalostí díky jeho nesporným výhodám za jednu ze svých priorit. Hlavním přínosem tohoto přístupu je udržení a ochrana vnitropodnikových znalostí a expertizy i navzdory personálním obměnám. Další výhodou je vznik kolektivní paměti, díky které má firma přehled o tom, co se dělalo, o co se pracovníci snažili a co se třeba nepovedlo. Od externího školení se sdílení informací liší mimo jiné tím, že vyžaduje aktivní zapojení pracovníků. A také platí, že vytvořením systému sdílení informací můžete za minimální náklady dosáhnout jedinečné metody vzdělávání zaměstnanců, která je šitá na míru vaší firmě, protože vzniká v rámci unikátních struktur a procesů vaší společnosti.

Dva typy znalostí

Profesor Ikujiro Nonaka, světoznámý odborník na tzv. knowledge management, tedy řízení znalostí, definuje dva základní typy znalostí:

• Explicitní znalosti, které se snadno předávají, protože se dají vyjádřit verbálně nebo na papíře, často pomocí čísel a dat. Jedná se o znalosti, které jsou spíše konkrétní a faktické. Jako příklad můžeme uvést manuál na ovládání výrobního procesu, systém toku financí v rámci dané firmy, interní směrnice pro vyplňování smluv a podobně.
• Nepsané znalosti se dají definovat spíše jako vrozený talent a naučené schopnosti na úrovni jednotlivce. Intuice, sociální inteligence nebo schopnost efektivní komunikace s určitým specifickým klientem jsou všechno znalosti, které se těžko popisují a kategorizují. Ekonom Friedrich Hayek ve své knize Využití znalostí ve společnosti vysvětluje, že nepsané znalosti jsou neoddělitelné od jejich nositele. „Praktický každý jednotlivec má oproti ostatním nějakou výhodu, protože má unikátní informace, které může využít ke svému prospěchu, ale pouze ve chvíli, kdy on sám může na základě těchto informací učinit příslušná rozhodnutí.“

Výměna znalostí zpravidla probíhá aktivní interakcí mezi zaměstnanci, nikoliv skrz manuály, elektronické dokumenty a úložiště. Sdílení znalostí a schopností je tak dynamickým, neustále se vyvíjejícím procesem, který se děje, pouze pokud spolu lidé aktivně spolupracují. Tohoto procesu nikdy nelze dosáhnout shromažďováním dat na hard disku. Aby tedy firma dokázala tento proces nastartovat, musí být především otevřená inovaci a evoluci. Musí se snažit dosáhnout transformace individuální inteligence v inteligenci kolektivní, ze které následně těží všichni. Pouze úspěšným řízením interních znalostí a schopností může společnost docílit vzdělání všech jednotlivců a zajistit tak neustálé zlepšování schopností každého zaměstnance.

Vyjádření uznání těm pracovníkům, kteří sdílejí své znalosti s ostatními

Sdílení znalostí není přínosné pouze pro danou společnost, ale i pro všechny zaměstnance, kteří se ho účastní. Ti pracovníci, kteří s ostatními sdílejí své expertní znalosti, jsou totiž statisticky z profesního hlediska vyspělejší a vykazují vyšší sebevědomí.

• Aktivní sdílení znalostí vyžaduje, aby si daný jedinec dobře utřídil své myšlenky a dovedl je převést do slov. To mu zároveň umožňuje lépe a strukturovaně pochopit problematiku, kterou se snaží předat, a v rámci daného oboru identifikovat své silné stránky a schopnosti.
• Tím, že se zaměstnanec pasuje do mentorské pozice, se zároveň dobrovolně zavazuje čelit otázkám od svých kolegů. Tím dostává jedinečnou příležitost procvičovat své znalosti, rozvíjet své myšlení a prohloubit tak svou expertizu. Tím, že jeden člověk sdílí své znalosti a ostatní mu poskytují zpětnou vazbu, vzniká platforma, v rámci které se všichni účastníci učí něco nového.
• Předávání znalostí může být inspirativní pro profesně starší pracovníky, kteří tímto způsobem takříkajíc předávají pochodeň svým mladším kolegům, a mohou v něm najít svůj nový úděl.
• Tím, že firma požádá některé své zaměstnance, aby předali ostatním své znalosti, je zároveň oceňuje a vyjadřuje jim uznání. Tím u daných pracovníků zvyšuje sebevědomí a důvěru v jejich vlastní schopnosti.

Jak aktivovat proces sdílení znalostí

Lepší sdílení znalostí ve vašem týmu nebo firmě stojí vždy minimálně za pokus, protože z úspěšné změny k lepšímu těží všichni. Existuje několik nástrojů a metod, které můžete využít, pokud jste přesvědčeni, že by vám a vašim kolegům pomohlo lepší sdílení znalostí, ať už jste manažer týmu, nebo jeho řadový člen.

Určete konkrétní místo a čas

Jednou z nejlepších cest, jak dosáhnout větší vzájemné důvěry mezi pracovníky a jak rozšířit jejich obzory, je pro aktivity vedoucí k tomuto cíli vyhradit konkrétní čas a určit specifické místo. Začněte tím, že vytvoříte diskuzní skupiny, jejichž cílem bude sdílení informací. Tyto akce musí mít jasná pravidla a řízení. Je například vhodné, aby skupina seděla v kruhu – tím totiž u účastníků vzbudíte pocit rovnosti. Stejně tak by mělo být pevně definované téma každého sezení i jeho délka. Počet účastníků by měl být limitován. A tak dále.

Vytvoření vnitropodnikových materiálů pro sdílení znalostí

Skvělý způsob, jak dosáhnout lepší a efektivnější interakce mezi zaměstnanci, je vytvoření jakýchsi interních „zlatých stránek“, ve kterých je každý zaměstnanec uveden spolu se svými unikátními schopnostmi a oblastmi, na které se specializuje. Tím dáte prostor k tomu, aby jeden zaměstnanec mohl konzultovat konkrétní problematiku s jiným zaměstnancem a aby si mohli navzájem předávat své nápady a zkušenosti.

Technologické nástroje

Jak se zvyšuje zájem firem o problematiku efektivního sdílení znalostí, objevují se i nové nástroje, které pomáhají tento koncept realizovat. Platformy určené ke spolupráci, jako například SpeachMe, firemní wiki nebo Grovo, nabízejí zaměstnancům možnost nahrávat videa, texty a grafy, a tím předávat své znalosti nebo analýzy o určitém tématu nebo technologii. V porovnání s běžnými úložišti dat dávají tyto platformy větší prostor dosáhnout kolektivních znalostí. Soubory mohou být editovány kýmkoliv, kdo k tomu má oprávnění. Díky těmto nástrojům jsou informace a data lépe dostupné zaměstnancům, kteří díky nim nemusejí řadu věcí dohledávat a analyzovat sami, a tím šetří čas.

Role „knowledge managera“ – specialisty řízení znalostí

Další možností, kterou firma má, je povolat specialistu na řízení znalostí. Tito experti jsou většinou absolventy ekonomických škol či technických oborů, nebo jsou proškoleni v „knowledge managementu“, tedy v řízení znalostí. Jsou schopni podpořit proces sdílení znalostí tím, že ve spolupráci s vedením firmy vytvoří a implementují vhodnou strategii. V rámci této strategie tito specialisté identifikují, jaké druhy expertiz mohou zaměstnanci nabídnout, následně podporují týmy ve sdílení znalostí a implementují nástroje, které pracovníkům nabídnou optimální podmínky pro přenos informací a pro maximální využití intelektuálního kapitálu dané společnosti. Specialisté řízení znalostí patří mezi klíčové zaměstnance nejvyššího managementu, a to především ve velkých nadnárodních společnostech. Fungují jako most mezi jednotlivými subjekty a odděleními v rámci dané společnosti. Pozice specialisty řízení znalostí vyžaduje smysl pro detail, vynikající komunikační a školicí dovednosti a schopnost důkladně se zorientovat ve strukturách dané firmy.

Systém sdílení informací přináší řadu výhod pro jednotlivce i pro celou firmu (za předpokladu, že je správně nastavený a řízený). Sdílení informací může pomoci zvýšit pracovní výkonnost zaměstnanců tím, že jim pomáhá utřídit si a zlepšit své individuální dovednosti. Také se jedná o způsob, jak posílit pouto mezi zaměstnanci, zvýšit jejich sebevědomí a získat nové znalosti. Je to koncept, ze kterého těží skutečně všichni, a který by tedy žádná firma neměla opomíjet.

Přeložil Matěj Moravec

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.