Le partage de connaissances entre collègues : un enjeu en entreprise

Pour rester compétitives et dynamiques, les entreprises essayent tant bien que mal de faire circuler les connaissances des salariés au sein de leur structure. Et si elles reconnaissent les avantages du partage de connaissances entre collègues, sachez que les premiers gagnants de cet échange d’information sont les employés eux-mêmes. Quels bénéfices peut-on en tirer en tant qu’employé ? Comment mettre en place (ou suggérer) le partage de connaissance au sein de son équipe ou entreprise ? Welcome to the Jungle vous répond.

Qu’est-ce que le partage de connaissances en entreprise ?

Le transfert des compétences entre collaborateurs est depuis plusieurs années l’un des enjeux capitaux des petites et grandes entreprises. Il est inspiré de l’enseignement mutuel du XIX ème siècle, qui a été supplanté par notre système actuel (l’enseignement simultané). Dans cette ancienne méthode pédagogique collaborative, les élèves les plus avancés apprennent aux autres. Cet enseignement entre pairs est à nouveau plébiscité aujourd’hui et pris en modèle dans le cadre du partage de connaissance entre employés.

Si aujourd’hui les entreprises font du partage de connaissance une priorité, c’est parce que les avantages d’une telle pratique sont nombreux. Cela permet notamment de conserver le savoir-faire des employés malgré les départ et de les transmettre aux nouveaux arrivants. Mais aussi de créer une mémoire collective qui permettra de retenir ce qui a déjà été fait, tenté ou même loupé. De plus, cette méthode fait appel aux employés de l’entreprise, elle a donc un faible coût et permet d’échanger des “connaissances sur-mesure” : contrairement à ce que proposerait un formateur externe, les savoirs échangés concernent spécifiquement la structure et son secteur d’activité.

Deux types de connaissances

L’universitaire japonais Ikujiro Nonaka, qui a dédié sa vie à la recherche de la création de connaissances en entreprise, a définit deux types de connaissances.

• La première, dite explicite, se délivre facilement car elle peut s’exprimer à l’oral, notamment par des chiffres et des données. Elle est considérée comme plus concrète ou factuelle : le déroulement d’un processus de production, l’évolution des chiffres de l’entreprise, comment remplir un contrat…

• La connaissance dite “tacite”, quant à elle, est une aptitude innée ou acquise par une personne : intuition, savoir-être, savoir comment gérer un client particulier… Ces savoirs sont difficilement codifiables. L’économiste Friedrich Hayek explique dans The Use of Knowledge in Society à quel point la connaissance tacite est indissociable de la personne qui la détient : « Pratiquement chaque individu a des avantages par rapport à tous les autres parce qu’il possède de l’information unique qui peut être mise à profit; mais cette information ne sera mise à profit que si la décision en est laissée à l’individu ou si elle est prise en collaboration avec lui. »

Ce type de transfert de connaissances créé de la matière vivante, contrairement au stockage d’informations qui cristallise des données dans des fichiers. Le partage de connaissances est donc un flux évolutif et adaptatif de savoirs entre personnes, et non pas un emmagasinement de données prenant la poussière dans un disque dur. Pour ce faire, l’entreprise doit donc mobiliser ses sources pour progresser en permanence. De l’intelligence personnelle, l’entreprise passe donc à une intelligence collective pour une montée en compétences bénéfique à tous : une gestion performante du savoir interne et spécifique entraîne une stimulation intellectuelle et l’acquisition de nouvelles compétences pour l’ensemble des employés.

Une valorisation du collaborateur qui enseigne

Si le partage de connaissance est bénéfique pour l’entreprise, il l’est également pour le collaborateur qui décide de les transmettre. Loin d’être une dépossession du savoir, partager ses connaissances serait favorable à une maturation professionnelle et même à une meilleure confiance en soi :

• Partager son expertise signifie qu’il faut organiser son discours de façon à le rendre intelligible, ce qui permet de mieux maîtriser son sujet et offre l’occasion d’identifier les points forts de ses compétences.
• Se mettre dans une position “d’enseignant” c’est aussi se retrouver face aux questionnements de ses pairs. Cet exercice permet d’étoffer sa réflexion et de gagner en expertise. Une sorte d’enrichissement réciproque a lieu lorsque l’on se nourrit des approches et des idées des collègues à qui l’on partage son savoir.
• Les seniors en fin de carrière peuvent trouver une stimulation dans cette nouvelle direction professionnelle. Dans une continuité logique de leur parcours, ils “passent le flambeau”.
• Être sollicité pour transmettre son savoir est une validation et une reconnaissance de celui-ci ! C’est un levier de confiance en soi et en ses capacités.

Les différents moyens d’activer le partage de connaissances

Vous avez tout intérêt à proposer la mise en place de ces outils à votre équipe ou votre entreprise car, souvenez-vous, tout le monde peut en sortir gagnant ! En tant que manager ou membre d’une équipe, si vous êtes convaincu que le partage de connaissance pourrait vous aider vous et vos collègues, voici les divers outils/méthodes qui existent pour le favoriser.

La création d’un espace-temps dédié

L’un des meilleurs moyens pour créer des relations de confiance et ainsi permettre une montée en puissance des compétences est la création d’un espace-temps dédié. II se traduit notamment par la création de groupes de discussion dédiés à la transmission d’information. Ces échanges sont alors cadrés et organisés : par exemple, on peut être assis en cercle pour se sentir d’égal à égal, définir le temps de parole, la thématique ou encore limiter le nombre de participants pour former un petit groupe…

La création de supports collaboratifs en interne

Basé sur notre vieux bottin, l’outil des “pages jaunes” est un excellent moyen de créer de l’interaction et sans limite géographique : chaque employé est référencé sur un logiciel avec ses compétences et domaines d’action. Ainsi, un salarié peut en solliciter un autre pour son savoir spécifique, confronter ses idées ou partager ses expériences.

Outils technologiques

Sur le plan technologique, de plus en plus de sociétés s’intéressent à ce concept d’apprentissage commun et proposent des outils pour le favoriser. Les plateformes collaboratives comme SpeachMe, le Wiki, Ardans ou encore Oui Are Makers permettent à des employés de publier des vidéos, textes, graphiques, dans lesquels ils présentent leurs connaissances/analyses sur un sujet/technique. Contrairement au stockage pur de données, ces outils permettent une capitalisation des connaissances et sont nourris d’une matière évolutive et accessible à tous les ayant-droit. Grâce à eux, des informations ou données sont plus facilement accessibles pour les salariés qui perdent ainsi moins de temps à faire des recherches.

Le knowledge manager

Vous pouvez aussi demander à votre entreprise de faire appel à un spécialiste : le knowledge manager. Souvent issu d’écoles de commerce, d’ingénieur ou encore d’une formation en gestion des connaissances, c’est lui qui active le partage de connaissances en s’appuyant sur une stratégie qu’il élabore et fait valider par la direction. Pour cela, il identifie les savoirs, favorise l’esprit de partage au sein des équipes, met en place des outils de collaboration pour créer les meilleures conditions de diffusion et d’utilisation du capital intellectuel de l’entreprise. Véritable poste clé, et notamment dans les grandes entreprises implantées sur plusieurs sites, il est le pont entre les différentes entités et services. Rigueur, aptitudes à la communication et pédagogie doivent aller de paire avec une connaissance à 360 degrés des différents métiers de l’entreprise.

Bien cadré et dirigé, le partage des connaissances est une méthode bénéfique aussi bien à vous qu’à l’ensemble de l’entreprise. Ils s’agit d’un moteur de performances grâce à la solidification et le dépassement des différents savoirs détenus par chacun. C’est aussi une façon de créer du lien, augmenter son estime de soi et obtenir de nouvelles compétences. Un gagnant-gagnant sur lequel les entreprises ne peuvent plus faire l’impasse.

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Photo d’illustration by WTTJ