Marre des réunions inefficaces ? 8 chiffres sur l'impact réel de la réunionite

Ah, les réunions… Tout le monde s’en plaint quasi quotidiennement, et pourtant, on ne semble pas pouvoir s’en passer. Pour décrire le phénomène surnaturel qui consiste à vouloir se réunir sur des sièges inconfortables pour discuter sans but précis, dire que c’était inutile en sortant, puis recommencer le lendemain, on parle de “réunionite aigüe”. Dans cet article, nous n’allons pas faire son procès, mais simplement rappeler, en quelques chiffres, qu’il nous reste du boulot avant que les “meetings”, “réu” et autres “points d’étape” ne soient réellement efficaces.

3 réunions sur 4 n’aboutissent à aucune prise de décision

Vous vous dites certainement que les réunions, malgré tous leurs défauts, doivent bien avoir un intérêt puisqu’elles nous permettent, par exemple, de dessiner le futur de l’entreprise, de brainstormer ou encore de changer nos habitudes de travail. Balivernes ! En réalité, seule une réunion sur quatre déboucherait sur une décision, selon l’étude Enquête sur les écueils liés au mode collaboratif en entreprise réalisée par Opinionway en 2017, et pour 33% des salarié·e·s, ces quelques décisions seraient avant tout prises par les employé·e·s les plus proches du terrain, et non par la hiérarchie. Enfin, l’absence d’ordre du jour où des objectifs de prises de décisions seraient clairement exprimés est souvent déplorée par les salarié·e·s. Mais alors que peut-il bien se passer lors de ces meetings qui ne débouchent sur rien ? Mystère. C’est à croire que les salles de réunions nous propulsent dans une quatrième dimension où nous préférons nous empiffrer de chouquettes plutôt que de travailler.

200 employé·e·s qui passent 2 heures de réunion par semaine, cela coûte plus d’1 million d’euros

Comme dit le dicton, “le temps, c’est de l’argent.” Et avec la réunionite, c’est tout le problème. Parce qu’en plus de n’aboutir à une décision qu’une fois sur quatre, les meetings sont omniprésents dans nos agendas. D’après une étude de l’IFOP réalisée avec Wisembly (un outil d’organisation de réunions en entreprise, ndlr) sur des cadres français, ces derniers participeraient en moyenne à 3,5 réunions par semaine en moyenne, et forcément, ça a un prix. À en croire l’outil d’organisation Perfony, en France, « dans une entreprise de 200 personnes, si chacune d’entre elles passe deux heures par semaine en réunion, le coût pour l’entreprise à la fin de l’année est de plus d’un million d’euros ».

Plus impressionnant encore, d’après le rapport sur l’état des réunions 2019 publié par l’outil de planification de réunions Doodle, la mauvaise organisation des réunions représenterait un manque à gagner de près de 400 milliards de dollars, rien que pour les entreprises américaines ! À titre de comparaison, le montant s’élèverait à 65 milliards de dollars en Allemagne, 58 milliards au Royaume-Uni et 33 milliards en Suisse.

Au bout de 52 minutes : tout le monde décroche !

Si les réunions sont donc rarement concluantes, ne serait-ce pas parce qu’elles ont tendance à s’éterniser ? Selon l’étude de Wisembly et l’Ifop, notre attention s’envolerait au bout de 52 minutes, or le temps moyen de nos chères réus oscillerait lui entre 54 minutes et 1h26. C’est un peu comme un épisode de série en streaming sur Megaupload quand la limite de temps a été atteinte, sauf que notre cerveau, lui, ne nous donne pas d’avertissement. Les dernières minutes de réunion sont donc bien moins efficaces. D’ailleurs, les salarié·e·s seraient même 23% à perdre le fil dès trente minutes et seulement 37% à tenir plus d’une heure, selon la même étude. Et forcément, quand on se déconcentre, on a tendance à se laisser distraire… Rien d’étonnant donc à ce que 44% des salarié·e·s avouent avoir déjà répondu à des mails ou des sms pendant leur réunion, selon l’étude Opinionway.

Alors quel serait le temps de réunion idéal ? Pour 50% des cadres, la réunion idéale durerait entre 30 minutes et une heure, et pour 30%, 15 à 30 minutes pourraient même suffire ! Pas de blabla et droit au but.

Les cadres sont en réunion 27 jours par an, c’est plus qu’ils n’ont de congés

D’après une étude de Barco et Circle Research de 2019 menée auprès de 3000 « cols-blancs » en France mais aussi dans 6 autres pays, les cadres participeraient en moyenne à 10 réunions par semaine. Mais selon les postes et les entreprises, ce nombre peut aller du simple au double. Ainsi, un·e sondé·e sur dix déclarait assister à plus de 20 réunions par semaine ! Un nombre exorbitant, mais pas si surprenant quand on sait qu’en France en 2018, les cadres ont passé l’équivalent de 27 jours en réunion, selon l’étude de Wisembly et l’Ifop. C’est plus qu’ils n’ont de jours de congés.

55 % des gens ne supportent pas que leurs collègues textotent pendant les réunions

Pendant vos réunions, combien de fois n’a-t-on pas prêté attention à ce que vous disiez ? Sûrement beaucoup trop ! La gestion du temps est un facteur clef pour une réunion réussie, mais pour que cette dernière soit réellement efficace, il faudrait aussi et surtout que tout le monde joue le jeu. Il y a des comportements qui agacent, mais surtout qui nuiraient à la réussite des réunions. Le rapport sur l’état des réunions 2019 de Doodle a listé les différents comportements qui irritent tant en réunion aux États-Unis et chez nos voisins allemands, suisses et british. En tête du classement, on retrouve l’utilisation du téléphone, un comportement qui agace 55% des salarié·e·s. Vient ensuite le coupage de parole intempestif (50 %), suivi de près par la non écoute des autres (49%) à égalité avec la manie d’arriver en retard ou de partir en avance. Si vous faites partie des fauteurs de trouble, entre nous, essayez d’écouter vos collègues en réunion, vous les mettrez plus en confiance et vous apprécierez qu’ils fassent de même lors de votre prochaine présentation PowerPoint. Et puis, pour jouer à Candy Crush, vous aurez toujours la pause déjeuner !

60% des femmes se sont déjà senties mises de côté en réunion

Si les réunions sont, pour beaucoup, un enfer, elles le seraient encore plus pour les femmes, pour qui elles s’avèrent être des terrains très propices à ce que l’on appelle le “Manterrupting”. Un terme qui désigne ces moments où un homme coupe la [parole]https://www.welcometothejungle.com/fr/articles/conseils-reussir-prise-de-parole-public-travail) à une femme en raison du genre de son interlocutrice. Une pratique en apparence bénigne mais qui peut fortement affecter le sentiment de légitimité et de confiance de certaines femmes au travail. Pendant les réunions, elles seraient aussi régulièrement sollicitées pour des tâches mineures (prendre des notes, aller chercher des cafés, etc.) et victimes de remarques sexistes. Ainsi, plus de la moitié des femmes se sont déjà senties écartées des prises de décision selon une étude Opinionway. Messieurs, vous savez ce qu’il vous reste à ne pas faire !

65 % des salarié·e·s ont déjà rencontré des problèmes pour se connecter en visioconférence

On le sait, le confinement a accéléré la mise en place du télétravail et la normalisation des visioconférences. Mais ce qu’on ne sait pas, c’est que ces dernières ont amélioré les réunions. Une étude menée le mois dernier auprès de 1750 employé·e·s de 7 pays différents (dont la France) par Barco, entreprise spécialisée dans la vente d’outils collaboratifs et de présentations visuelles, révèle que 52 % des salarié·e·s trouvent que leurs collègues arrivent mieux préparés aux réunions depuis qu’elles se font en ligne et que 47 % pensent que l’on perd moins de temps au début des visioconférences que lors d’une réunion physique. Cependant, nombreux·ses sont ceux·celles qui déclarent rencontrer des problèmes avec les logiciels de visioconférences. 65% des sondé·e·s disent avoir déjà eu des difficultés pour se connecter à leur salle de conférence ou pour faire marcher leurs périphériques (micro, caméra, etc) correctement. Ah la technologie…

Bonus : 1 cadre sur 3 avoue s’être déjà endormi en réunion !

Toujours selon l’étude de l’Ifop réalisée avec Wisembly, nombreux·ses seraient les cadres qui auraient déjà succombé à l’appel de la sieste pendant la présentation d’un·e collègue. Pas très sympa pour celui·celle qui a passé des heures la veille à préparer un beau PowerPoint. Il est vraiment temps de révolutionner la réunion ! On se fait un point pour en parler ?

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Photo d’illustration by WTTJ