« Je voyage beaucoup pour mon travail » : comment gérer ?

Vous venez de décrocher le poste ou la promotion que vous attendiez depuis des mois ! De plus grandes responsabilités vous attendent mais aussi de nombreux déplacements à travers le monde : vous irez à la rencontre de clients potentiels, d’anciens fournisseurs ou encore de récents partenaires. Stimulé par ce nouveau challenge, vous êtes néanmoins anxieux à l’idée d’enchaîner tous ces déplacements. À quoi faut-il penser avant de partir en voyage d’affaires ? Comment se faire rembourser les frais inhérents à votre voyage ? Comment préparer votre équipe à votre absence ? Avec l’aide de Slobodan Petrovic, directeur du développement chez MagicStay), une plate-forme de location d’appartements pour les voyages d’affaires, qui effectue des déplacements professionnels depuis des années, on vous livre 7 conseils pour appréhender ces déplacements avec sérénité.

1 – Vérifiez votre assurance avant de partir en voyage d’affaires

Première chose à vérifier avant d’envisager un voyage d’affaires : votre assurance. Bien qu’il s’agisse du devoir de votre employeur, comme le rappelle l’article L. 4121-1 du code du travail, « L’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs », il est très important de connaître les détails de votre assurance en cas de mission en dehors du siège de votre entreprise. D’autant plus lorsqu’il s’agit d’un déplacement à l’étranger, où dans la majorité des cas, la Sécurité Sociale française ainsi que les mutuelles classiques ne sont pas suffisantes. N’hésitez pas à demander à votre employeur les conditions de votre assurance voyage professionnel.

2 – Renseignez-vous sur votre destination, surtout en cas de déplacement à l’étranger

Là encore, c’est le rôle de l’employeur d’informer le salarié sur le lieu de la mission. « Dans le devoir de protection des entreprises, la première obligation est d’informer. L’entreprise doit donc commencer par obtenir des données fiables sur la destination », rappelle Charline Gelin, responsable sécurité France-Italie chez SOS international. Selon la destination, les indications peuvent être diverses : « il faut vérifier les formalités d’entrée dans le pays, la situation sur place et il faut penser aussi à votre ligne mobile pour rester joignable. Il est aussi important de prendre connaissance de la météo locale et des événements locaux qui pourrait perturber le déplacement », précise Slobodan Petrovic.

Si vous jugez que les informations que vous avez à disposition ne sont pas suffisantes, n’hésitez pas à faire quelques recherches de votre côté. Sur le site du Ministère des Affaires Étrangères, vous pouvez par exemple consulter la rubrique “Conseils aux Voyageurs”, où vous trouverez des informations mises à jour régulièrement sur votre destination : “Sécurité”, “Dernière minute”, “Santé”, “Voyage d’affaires”, etc. Dans les pays non membres de l’Union Européenne, vous aurez aussi besoin d’un VISA. Généralement, l’entreprise se charge des démarches pour l’obtenir mais si c’est à vous de faire les démarches, rendez-vous sur le site du Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères, toujours dans la rubrique “Conseil aux Voyageurs”, cliquez sur l’onglet “Entrée / Séjour” pour obtenir des informations sur les délais et le type de permis requis.

3 – Préparez une feuille de route

“Feuille de route”, “roadbook”, “planning détaillé”, les appellations diffèrent mais l’objectif reste le même : rédiger un document succinct qui recense tous les événements majeurs de votre séjour. Vous pouvez aussi y ajouter quelques numéros ou adresses clés. De l’horaire de départ de l’avion jusqu’au vol retour, précisez les informations principales de tous les rendez-vous professionnels de votre séjour (date, nom de la personne, objet). Reportez aussi les numéros de réservation des chambres d’hôtel, les moyens de transport que vous souhaitez utiliser si cela vous semble nécessaire. Ce résumé, habituellement détaillé de manière chronologique, ne doit généralement pas dépasser une page.

L’idée n’est pas d’expliquer en détail les tenants et les aboutissants des réunions, mais de centraliser toutes les informations importantes sur un seul document afin d’obtenir une vue d’ensemble. Grâce à ce document, vous disposerez ainsi de votre agenda quotidien, récapitulant les échéances à ne pas manquer durant votre séjour professionnel. Dernier conseil qui s’applique à tous les documents administratifs que vous amènerez avec vous : envoyez-vous le document par mail, surtout si vous avez la fâcheuse tendance de perdre les feuilles volantes.

4 – Voyagez léger dans la mesure du possible

Un simple bagage à main peut suffire, d’autant plus si votre voyage d’affaires ne dure pas plus d’une semaine. Vous éviterez ainsi de potentielles mauvaises surprises comme la perte d’un bagage en soute lors d’un voyage en avion par exemple. Mais c’est surtout vos déplacements qui seront grandement facilités si vous n’êtes pas surchargé. Si vous êtes dans un hôtel, il y a de grandes chances que vous puissiez laver vos vêtements. Nul besoin donc d’embarquer toute sa garde robe, cela ne fera que vous encombrer.

Concernant les équipements électroniques, cela dépend de l’objet de votre séjour. Le plus souvent un ordinateur portable et un disque dur (en cas de pertes de données par exemple) feront l’affaire. S’équiper d’une batterie portable peut aussi s’avérer très utile. De plus, se déplacer à l’étranger entraîne souvent l’utilisation de certaines applications énergivores, comme le GPS, Uber ou encore les applications de réseaux de transports.

Même si « la digitalisation a apporté beaucoup de confort – cartes d’embarquements digitalisées, billets trains dans l’appli, voucher PDF », Slobodan Petrovic conserve toujours une version papier de certains documents. « C’est juste en cas de difficulté avec mon téléphone : perte, batterie, casse… Ces copies de secours servent rarement, mais elles peuvent vous sauver si votre téléphone arrête subitement de fonctionner ! »

5 – Clarifiez les modalités de remboursement de frais avec votre entreprise

Première chose à savoir : les frais de transports, de repas et d’hébergement doivent être remboursés par l’entreprise. C’est obligatoire. Toutefois, l’employeur peut bien évidemment poser certaines limites : remboursement des voyages en classe économique uniquement, mise en place d’un plafond de remboursement pour les nuits d’hôtels, etc. Concernant les modalités de remboursement, cela dépend de l’organisme pour lequel vous travaillez. « Chaque société met en place sa propre politique voyage sur ce point. J’ai eu dans ma carrière à avancer les frais, à travailler avec des avances sur frais, ou à payer avec une carte corporate en débit différé. Dans ce dernier cas, l’entreprise me rembourse la note de frais avant d’avoir été débité, ce qui permet un meilleur confort pour la trésorerie personnelle », précise Slobodan Petrovic. Quelques soient les modalités, l’important est de clarifier les conditions de remboursement avec l’entreprise avant de partir. Pour Slobodan, le séjour prépayé reste la solution idéale. « Depuis que je voyage en appartement MagicStay, le séjour est prépayé, donc je n’ai pas à payer sur place. C’est plus simple et moins contraignant. Et mon CFO a directement accès aux factures et au reporting des frais. »

6 - Mettez à profit le temps du trajet pour travailler… ou pour vous reposer

« Le temps de trajet est à mettre à profit – soit pour travailler, soit pour se reposer afin de mieux gérer le décalage horaire et être en forme à l’arrivée. En général, selon la durée du trajet, c’est un mélange des deux. En effet, c’est un moment calme, pendant lequel vous ne serez sûrement pas interrompu si vous souhaitez vérifier ou améliorer les présentations clients », conseille Slobodan Petrovic. Pour ceux qui souhaitent s’avancer sur certaines de leurs tâches, il est conseillé de de télécharger les documents et mails importants avant votre vol : copier/coller sur un document texte, capture d’écran, tous les moyens sont bons ! Lors de votre déplacement, privilégiez les tâches qui requiert l’utilisation d’une seule fenêtre, ou d’un seul document, vous serez plus efficace. On vous conseille de garder les tâches les plus importantes pour le bureau ou lorsque vous serez dans votre chambre d’hôtel. « Pendant le trajet retour, vous pouvez préparer le bilan, les nouvelles propositions ou les relances, tant que le rendez-vous est encore frais dans votre esprit. Il est aussi possible de profiter du trajet pour effectuer certaines tâches administratives, comme la rédaction de la note de frais, toujours ça de moins à faire à l’arrivée ». Faites attention toutefois aux regards indiscrets, « vous ne connaissez pas vos voisins et si vous partez pour un salon professionnel par exemple, vous pourriez être assis à côté de votre plus féroce concurrent ! », indique Slobodan.

7 – Organisez votre déplacement professionnel en prenant en compte le décalage horaire

Le décalage horaire peut rendre l’organisation d’un voyage d’affaires particulièrement complexe. Première chose : la fatigue. Plus vous traverserez de fuseaux horaires, plus les effets seront perceptibles. De manière générale, les voyages vers l’est sont les plus difficiles à gérer, votre corps supporte mieux une journée à rallonge (trajet vers l’ouest) qu’une journée écourté (trajet vers l’est). Même s’il n’y a pas grand-chose à faire pour l’éviter, il est possible de minimiser ses conséquences. Si votre déplacement professionnel dure plus d’une semaine, adaptez peu à peu votre rythme de sommeil. Vous partez vers l’est ? Les quelques jours qui précèdent votre départ, couchez-vous plus tôt que d’habitude. Vous voyagez vers l’ouest ? Se coucher plus tard permettra une meilleure adaptation. En revanche, si vous partez pour deux ou trois jours, conservez votre rythme habituel.

Le décalage horaire peut aussi complexifier la manière dont vous devez gérer votre équipe, restée au siège de l’entreprise. Pour Slobodan, « il n’y pas de solution miracle, cela dépend beaucoup de vos missions. Sur des missions commerciales, je demande en général un reporting plus fréquent, quasiment tous les jours. » Il est aussi conseillé de bien préparer son équipe en amont. « Selon la durée de l’absence, j’organise une réunion avec mon équipe pour essayer d’anticiper les difficultés et de briefer tout le monde pour y faire face. De même, il me semble important de désigner des référents dans l’entreprise pour chaque type de sujet et qui pourront aider l’équipe à prendre des décisions d’urgence pendant mon absence – direction financière, équipe IT, logistique, etc… ».

Pour conclure, clarifier au maximum la situation avec votre entreprise lorsque vous effectuez un voyage professionnel : qui s’occupe de la réservation du vol ? de l’hôtel ? des démarches d’obtention du VISA ? Pour le reste, ce n’est qu’une question d’habitude conclut Slobodan Petrovic : « Partir en déplacement demande une certaine organisation. Avec l’expérience et dans des groupes très structurés, on adopte rapidement les bons réflexes. »

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Photo d’illustration by WTTJ