Boost Étudiants | Comment réussir son stage en télétravail ?

Alors que vous trépigniez d’impatience à l’idée de rentrer dans cette super boîte dont les bureaux vous faisaient de l’œil, de rencontrer vos futurs collègues pour des apéros du tonnerre tous les jeudis soir, le verdict est tombé comme une sentence : vous travaillerez depuis chez vous.

Vous voilà livré à vous-même, prostré dans votre canapé, votre niveau de motivation avoisinant le noyau terrestre… Ressaisissez-vous. Pas question de rater ce stage ; au contraire, il s’agit de tirer le meilleur de cette expérience inédite, et d’en sortir prêt à travailler en toute autonomie, avec en prime, une organisation que tous vos copains vous envieront. Pour réussir votre stage haut la main, découvrez les conseils avisés de deux intervenantes qui partagent leur expertise :

• Manon Cauchoix est une jeune entrepreneure fraîchement diplômée de Sciences Po Lyon et de l’ESCP. Elle a fait l’expérience du télétravail durant un stage en startup tout en ayant la possibilité de travailler depuis différents pays. Étudiante il n’y a encore pas si longtemps, Manon revient sur ce mode de travail particulier, et partage les difficultés rencontrées, tout comme les succès à la clef.

• Laure Michel est Recruitment Director chez Wavestone, un cabinet de conseil spécialiste en transformation des entreprises. Chez Wavestone, Laure a accueilli de nombreux stagiaires en télétravail pendant la période du confinement, devenant ainsi incollable sur les attentes des managers liées au travail à distance pour les juniors.

1. Communiquez malin
2. Soyez visible
3. Parlez de vos difficultés
4. Mettez-vous dans de bonnes dispositions
5. Testez plusieurs méthodes de travail
6. Trouvez les outils qui vous correspondent
7. Soyez raisonnable
8. Faites-vous confiance
9. Apprenez à vendre votre expérience en télétravail
10. Arrêtez de broyer du noir

Le podcast de notre événement Boost, par Welcome to the Jungle

Posez le cadre avec votre manager

Communiquez malin

Durant les premiers jours en télétravail, il convient de se demander comment communiquer avec son supérieur. Manon explique avoir profité des points hebdomadaires avec sa manager pour discuter de son travail. Ces feedbacks réguliers sont l’occasion de poser toutes les questions qui vous viennent à l’esprit : « On peut profiter de ces moments pour demander comment s’y prendre en cas de demande urgente. Par SMS, email, téléphone ou Skype, certains canaux sont plus adaptés selon l’importance de la demande. Tout cela dépend bien sûr de votre manager et de votre entreprise, d’où la nécessité de définir le mode de communication adapté. » Pour éviter de tomber dans la sur-sollicitation de votre manager, ou de le déranger à n’importe quelle heure de la journée (ou de la nuit, pour les plus noctambules), mettez-vous d’accord sur les moments favorables à l’échange.

Soyez visible

Dès le démarrage du stage, le mot d’ordre du nouveau stagiaire est visibilité. Pour Laure, les managers ont besoin qu’on aille à leur contact et que l’on fasse preuve de proactivité. « Prenez l’habitude d’envoyer un mail en fin de semaine en donnant de la visibilité sur votre état d’avancement : tâches accomplies, to do list à venir, interrogations sur certains projets… N’hésitez pas à appeler votre manager, à le solliciter, le tout étant de ne pas rester bloqué inutilement » conseille Laure. De cette façon, vous créerez du contact, même si celui-ci n’est pas physique. Pour instaurer une relation de confiance avec son manager et pour se dégager d’une forme de “micro-management” (style de management où le manager n’a de cesse de contrôler les faits et gestes des salariés, N.D.L.R), privilégiez la visioconférence plutôt que l’échange systématique par mail : Google Meet, Teams, Zoom, de nombreuses applications existent pour créer du lien quelle que soit votre situation géographique.

Parlez de vos difficultés

Votre manager est votre interlocuteur privilégié, c’est pourquoi il est important de lui faire part des problèmes que vous rencontrez, de lui poser vos questions ou même de lui demander des feedbacks spécifiques. Comme l’explique notre speaker, anciennement stagiaire en télétravail, on peut aussi se tourner vers ses collègues pour obtenir des conseils si l’on ne se souhaite pas de déranger son manager.« Bien sûr, c’est difficile de contacter un collaborateur que l’on n’a jamais rencontré, mais il ne faut pas hésiter. Au contraire, c’est même un bon moyen d’avoir un avis sur un point ou de demander de l’aide, sans constamment solliciter son manager. » Les responsables RH sont aussi là pour vous conseiller et vous aider à vous accommoder au télétravail ; avec toutes ces options vous ne direz pas que vous ne savez pas à quelle porte frapper (ou qui appeler, télétravail oblige !)

Prenez de bonnes habitudes

Mettez-vous dans de bonnes dispositions

En premier lieu, veillez à votre espace de travail : privilégiez un lieu calme et lumineux. Veillez aussi à avoir le bon cadre. Si vous n’êtes pas seuls chez vous, faites comprendre à votre entourage que vous travaillez vraiment et avez besoin de calme souligne Manon : « Les proches ne comprennent pas toujours que le manager est derrière vous, que vous avez des responsabilités et un vrai travail à effectuer, même si vous êtes dans votre chambre ! » Pour ne pas vous laisser envahir par le travail, Laure appelle également à structurer intelligemment votre journée : « Prenez des pauses régulièrement, et en fin de journée, veillez à une complète déconnexion. »

Testez plusieurs méthodes de travail

Pour bien s’organiser, il n’y a pas de secret : il faut tester. La plupart des étudiants ne sont pas habitués au télétravail, de fait, c’est tout à fait normal de ne pas trouver l’organisation parfaite dès la première semaine en poste. Alors on ne se stresse pas, et on essaye de comprendre son mode de fonctionnement. D’abord, il s’agira de définir sa morning routine pour booster votre organisation. La jeune diplômée partage son astuce productivité, tout en précisant que sa méthode n’est pas figée : « Pour organiser ma journée, je répartis des gros blocs dédiés à certains projets, et non pas une liste de petites tâches. Dégager de gros blocs dédiés à un projet en particulier vous permet d’y consacrer plus de temps et de concentration. Cela peut-être le matin ou l’après-midi, cela dépend du rythme de chacun. » Pour trouver le rythme qui vous sied le mieux, documentez-vous. Il existe toutes sortes de morning routine, à vous de trouver la vôtre en piochant à droite à gauche : il n’y a pas de recette magique !

Trouvez les outils qui vous correspondent

Grâce au digital, les outils pour s’organiser sont légion. Côté to-do list, ce n’est pas le choix qui manque : Todoist, Easynote, Google Keep ou encore Trello, à vous de trouver votre compagnon de tâches. Manon vante les mérites de Trello, un outil très efficace dans la gestion visuelle de projets. « J’aime beaucoup cette application, le système de tableaux permet de créer sa to-do list et de bouger ses tâches en fonction de celles à effectuer, celles en cours, ou celles terminées. Cela permet d’avoir une bonne vision sur son travail », témoigne la jeune diplômée. « Que ce soit Google Calendar ou autre chose, le calendrier est primordial pour placer votre to-do list dans votre planning. L’avantage est qu’il peut-être partagé avec son manager ; c’est une bonne façon de faire du reporting et de lui montrer ce que vous faites, sans même avoir à le lui dire. »

On oublie de le dire, mais pour mieux s’organiser, le réseau est aussi un “outil” très astucieux, bien qu’il s’agisse davantage d’un mode de fonctionnement, comme le précise Laure. « Sollicitez votre réseau, vous partagez ainsi toutes vos bonnes pratiques ! Collègues de votre entreprise, mais aussi autres étudiants de votre promo, il s’agit de s’inspirer de toutes les astuces malignes de vos compères. »

Responsabilisez-vous et gagnez en compétences

Soyez raisonnable

Attention de ne pas glisser sur la pente risquée du “tout est permis”. Laure met en garde contre cette fausse impression : « Je ne suis pas certaine qu’on ait plus de libertés en télétravail, je pense qu’on a surtout plus de flexibilité. Ce qu’offre le télétravail, c’est d’être chez soi et de pouvoir être plus souple sur l’organisation et gérer plus simplement son quotidien » Prudence pour autant ; mettez-vous d’accord avec votre manager et prévenez-le systématiquement en lui disant sur quelle plage horaire vous ne serez pas disponible. « Dès lors qu’on a bâti une relation de confiance avec son manager, qu’on lui donne de la visibilité — je dirais que presque tout est possible. Il faut aussi que ça se fasse sans être dans l’excès ; si vous dites à votre manager “il fait beau, il est 16h, je voudrais partir à la plage” : ce n’est pas terrible ! De la même manière, vous n’apprécieriez pas que votre manager vous dise “Réunion à 6h30 du matin parce que j’ai piscine à 10h”. » Cela se passe de manière assez saine dès lors que l’on se dit les choses avec transparence et que la confiance est installée. Pour autant, débuter un stage et demander aussitôt une flexibilité d’horaires, c’est prématuré. Même si l’on démarre un stage avec un capital confiance, cette dernière doit se développer. Un temps de rodage est nécessaire pour créer une confiance mutuelle.

Faites-vous confiance

« Le fait d’être en télétravail donne parfois l’impression que notre travail n’est pas visible donc qu’on ne travaille pas assez, d’où l’importance de beaucoup communiquer », explique Manon. Déculpabilisez ! Être en télétravail vous rend même souvent plus productif et peut expliquer que vous finissiez plus tôt certaines journées. « En réalité, comme on est moins dérangés, que l’on prend moins de pauses, car il n’y pas le rendez-vous goûter ou la pause cigarette avec les collègues, on travaille davantage et on est souvent plus efficaces. »

N’hésitez pas à parler à votre manager de vos habitudes de gestion du temps. Ainsi, il comprendra mieux votre fonctionnement et pourra vous conseiller à travers des feedbacks réguliers. « Rappelons également que le stage induit une relation de professionnel à professionel, aussi, il est tout à fait normal de réclamer des retours sur votre travail », souligne Laure. Vous êtes légitime lorsque vous sollicitez votre manager, et ce n’est pas tout : plus il vous connaîtra, meilleure sera sa compréhension de votre mode de travail.

Enfin, méfiez-vous du travail en excès. Il est important de s’imposer une discipline en se déconnectant, et d’accepter surtout de ne pas être toujours disponible. Savoir dire “non” est aussi extrêmement important pour que le télétravail se passe bien.

Apprenez à vendre votre expérience en télétravail

La spécialiste du recrutement souligne la plus value d’une expérience en télétravail pour les profils juniors : « La période de stage en télétravail n’est pas une période blanche. Au contraire, on a l’impression que les jeunes grandissent professionnellement, beaucoup plus vite que dans une autre configuration. Ils apprennent à mieux se connaître et à savoir dire “non”, ce qui n’est pas chose facile en début de parcours. » Ils développent des compétences autour de l’agilité, l’adaptabilité ou la débrouillardise.

Tout le monde sera marqué par l’année 2020 et saura qu’une bonne partie des expériences se sont faites en télétravail. Laure est optimiste : « Moi ça ne me choquerait pas de marquer dans un CV “stage réalisé à 100% en télétravail”. Il s’agira surtout d’être à même de valoriser l’expérience durant les futurs entretiens. » Afin de mettre en avant vos acquis, demandez-vous quels enseignements vous avez retiré de votre stage en télétravail. Relevez ce que vous avez appris, mais aussi les difficultés rencontrées.

La jeune entrepreneure confirme l’impact évident de cette expérience dans son parcours : « Personnellement, ça a développé ma confiance en moi. Ça a été un énorme boost de voir que j’étais capable de travailler toute seule, sans l’œil de mon manager, et sans l’ambiance de l’entreprise. Ça m’a permis de prendre plus d’initiatives, de gagner en autonomie. » Pour la jeune femme, l’expérience a été un tremplin pour découvrir d’autres manières de travailler : « Ça a confirmé mon envie d’entreprendre. Tout ce que j’ai pu apprendre en télétravail, je l’applique un peu tous les jours. Je n’ai fait que valoriser cette expérience lorsque j’ai passé des entretiens pour les écoles, et pour des précédents boulots. » Il faut vraiment le voir comme une chance incroyable de liberté et de responsabilisation ; cela montre que l’on sait travailler “comme des grands”.

Bien que la période soit difficile, il convient de rappeler que dans les difficultés, on apprend aussi beaucoup. Aussi, les étudiants qui terminent leur stage à cette période, ne doivent pas se dire que leur expérience a perdu de la valeur, bien au contraire, ils doivent valoriser les apprentissages qu’elle leur a permis de faire. Alors arrêtez de broyer du noir en répétant qu’un stage en télétravail n’est pas un “vrai stage” et sortez de votre torpeur. On se remotive : pour une fois qu’on peut travailler depuis chez nous, on ne va quand même pas faire la grimace !

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Photo d’illustration by WTTJ