Otestovali sme to za vás: tri týždne bez meetingu

Porady sú náročná záležitosť, je ich príliš veľa a trvajú príliš dlho… Podľa štúdie spoločnosti McKinsey Global Institute, ktorá mapovala organizáciu pracovného času, trávia zamestnanci na poradách približne 4 hodiny týždenne, a manažéri poradami vyplnia 72 % svojho pracovného času. V prieskume Startitup a Tatra Banky, do ktorého sa zapojilo 1 500 respondentov, sa ukázalo, že 48,6 % Slovákov musí poradu absolvovať 2 až 4-krát do týždňa. Na poradách im najviac prekáža ich neefektívnosť, nepripravenosť kolegov (podľa 88 % opýtaných) a ich vysoká frekvencia. Na základe tohto pozorovania sme podnikli experiment. Čo keby sa porady úplne vyškrtli z pracovného harmonogramu? Aký by bol dopad na každodenný život zamestnanca a tímu? Moja šéfka si pre mňa pripravila výzvu: tri týždne bez porady. Pravidlá boli jednoduché: mohla som neohlásene zatelefonovať svojim kolegom, napísať im správu a prípadne poslať e-mail, no nemohla som byť prítomná na žiadnych stretnutiach a redakčných poradách. Aj keď to môže znieť absurdne, dúfali sme, že sa veľa naučíme. Ako to teda dopadlo?

Deň č. 1 : Porady – prekliatie?

Tím predstavuje zoskupenie osobností, ktoré tvoria viac-menej fungujúci celok. V tom mojom sme siedmi, ak počítame manažérov, a dobre vybalansovaní. Vzhľadom na individualitu každého z nich som si však vždy myslela, že ja som tá, ktorá firemnému kódexu rozumie najmenej. Predstavte si, čo mi prebehlo hlavou, keď sa ma moja manažérka, ktorá stále vedie úvahy o tom, ako našu práce ešte lepšie zorganizovať, spýtala, či by som bola ochotná stráviť tri týždne bez akejkoľvek porady. Zmocnilo sa ma nadšenie a obavy zároveň. Po dvoch mesiacoch karantény a štyroch mesiacoch home officu na plný úväzok, kedy som strávila niekoľko hodín týždenne na Zoome (videokonferenčná platforma), sa mi zrazu ponúkala sloboda! Ak by som túto ponuku prijala, fungovala by som ako freelancer, avšak s výhodou členstva v zabehnutej skupine. Tento malý darček, ktorý mi pripadol, mal však aj svoju odvrátenú tvár: nebude nebezpečné vzdialiť sa od mojich kolegov? Čo ak ďalšia forma odlúčenia (okrem fyzickej) a nedostatok kontaktu bude mať významný vplyv na zmysel mojej práce a na moju aktívnu účasť na dianí vo firme? Napriek všetkému som bola odhodlaná do tohto „projektu“ ísť. Vydala som sa teda na križiacku výpravu proti meetingom!

Ak by som túto ponuku prijala, fungovala by som ako freelancer, avšak s výhodou členstva v určitej zabehnutej skupine.

Odzvonilo poradám? Pre 1 : 0 Proti

Deň č. 1: Obávaná produktivita

Všetci sme si to minimálne raz uvedomili: veľká časť našej každodennej práce nespočíva v práci samotnej, ale v snahe vykazovať navonok nejakú činnosť. Najlepším príkladom tohto tvrdenia sú práve porady. Koľkokrát ste sa zúčastnili tímovej porady bez toho, aby ste sa čokoľvek dozvedeli a zlepšili tak efektivitu svojej práce? Ďalšou chybou pri organizácii porád môže byť to, že manažéri nie sú vždy ochotní názor svojich zamestnancov vypočuť a vziať do úvahy. Okrem toho je dôležité, aby mala každá porada stanovený svoj program a cieľ, ku ktorému sa chceme diskusiou dopracovať – nehovoriac o tom, aké výzvy so sebou priniesla pandémia a prechod na home office.

Vráťme sa ale k mojej neštandardnej skúsenosti. Prvý deň bez meetingov som bola odhodlaná byť neuveriteľne efektívna a dychtivo som sa pustila do písania. O deväť hodín neskôr (vrátane prestávok) sa mi podarilo dokončiť prácu o rozsahu 1 a pol dňa (vrátane meetingov). Musela som o tom povedať kolegom z môjho tímu. Deň sa chýlil ku koncu, videla som ich stále online na Slacku, avšak neodpovedali. Zmizli. Pozrela som sa na ich úlohy a zistila som, že celý deň behali medzi poradami. Aká bola ich agenda na tento deň? Čo ak odvolali všetky projekty, na ktorých som pracovala? Záhada.

Čo ak odvolali všetky projekty, na ktorých som pracovala?

Odzvonilo poradám? Pre 2 : 1 Proti

Po týždni: už žiadna Zoom únava!

Môj tím sa stretáva takmer každý deň na krátkom meetingu, ktorého cieľom je skontrolovať pokrok v práci jeho členov. Odpovedáme si na konkrétne otázky: „Podarilo sa vám zohnať takého a takého človeka?“, „Ste s napísaným obsahom spokojní?“, „Mali by sme odložiť vydanie publikácie?“, atď… Zároveň sa raz týždenne stretávame na dvojhodinovej redakčnej rade. To všetko ale nezahŕňa správy na Slacku, e-maily a telefonáty. Podnetov je preto veľa. Po týždni bez meetingov som si nastavila svoj pracovný rytmus v tomto tichu a zistila som, že som oveľa sústredenejšia.

Bola som spokojná, no zároveň mi začali chýbať kolegovia. Pristihla som sa, že im volám pre záležitosti, ktoré priamo nesúvisia s prácou. Na niekoľko minúť som mala spoločnosť. Je to zvláštne, ale cítila som sa v lepšej fyzickej kondícii. Čo keď Zoom únava nebola len mýtom? Začala som sa touto témou viac zaoberať, a podľa množstva odborníkov pramení fyzické a psychické vyčerpanie spôsobené online poradami z viacerých zdrojov. Medzi ne patria technické problémy, nedostatok neverbálnych signálov alebo pozorovanie svojej osoby na kamere. Pohľad na samého seba počas diskusie núti našu myseľ premýšľať, aký postoj zaujať, a zároveň nás nabáda sledovať vlastnú mimiku, čo opäť narúša prirodzenosť dialógu.

Fyzické a psychické vyčerpanie spôsobené online poradami pramení z viacerých zdrojov: technické problémy, nedostatok neverbálnych signálov alebo pozorovanie svojej osoby na kamere.

Odzvonilo poradám? Pre 3 : 2 Proti

Po dvoch týždňoch: Potreba ospravedlňovať sa a strata miery zapojenia

Druhý týždeň sa moje správanie radikálne zmenilo. Začala som sa cítiť ako outsider alebo dokonca ako niekto, koho prepustia? A hoci sa ma kolegovia nikdy neopýtali, čo s tým všetkým voľným časom robím, mala som pocit, že začínajú mať o mojej práci pochybnosti. Vždy som mala potrebu zdôvodniť to, čo robím, a ukázať, že stále tvrdo pracujem, aby som si bola istá, že nedôjde k nedorozumeniu. Paranoja? Mierna? Veľká. Ale poďme ďalej.

Musím povedať, že mi bolo často ľúto, keď som videla, ako mojich kolegov rozčuľujú porady. Keď sa všetci stretneme pri jednom stole alebo sa vidíme na obrazovke, môžeme klásť otázky, vyjasniť si určité body, vyhnúť sa nesúvisiacim témam, ale tiež ponúknuť pomoc, keď iní tápajú… Po prvýkrát som tiež musela čakať na informácie, ktoré som potrebovala, aby som mohla pokročiť v mojej úlohe. „Nemôžem sa ti ozvať skôr ako o 16:00, idem totiž na meeting,“ znela fráza, ktorú som nechcela počuť. Nastal chaos: moje články boli editované neskoro, moji kolegovia neodpovedali na telefonáty alebo neboli online na Slacku. Ich postoj sa nezmenil, ale bez nich moja práca nemala taký zmysel. Alexandre Beaussier, zástupca riaditeľa spoločnosti OSE Consulting, v časopise Express vysvetľuje, že „pozvanie na stretnutie vo vás vzbudzuje pocit dôležitosti.“ „Moje ego bolo na najnižšej možnej úrovni, mala som pocit, že som nahraditeľná a nedôležitá.“ Hrozilo mi, že sa úplne prestanem angažovať. Aby vás nelákalo začať víkendovať skôr alebo využiť obednú prestávku na trojhodinovú prechádzku, musíte konať…a rýchlo. Nakoniec som sa rozhodla, že v snahe zahladiť moje absencie na meetingoch mi nezostáva nič iné, len sa fyzicky priblížiť k pracovisku. Od skončenia karantény sa vo firemných priestoroch môže zdržiavať len obmedzený počet zamestnancov. Všetko, čo musíte urobiť, je vopred sa zaregistrovať v zozname. V ten týždeň som si nahlásila 3 za sebou idúce dni v office.

Nastal chaos: moje články boli editované neskoro, moji kolegovia neodpovedali na telefonáty alebo neboli online na Slacku.

Odzvonilo poradám? Pre 3 : 3 Proti

Po troch týždňoch: čas bilancovať

Tento týždeň sa niesol v znamení konfliktu v písomnej komunikácii. Aj keď som nikdy nebola výbušná povaha a úmysel dotyčného nebol zlý, kvôli maličkosti som stratila nervy. O to viac ma rozladilo, že tento kolega nebol k dispozícii: aj on bol „na meetingu“. Vec bola vyriešená na konci dňa, kedy som zdvihla telefón a vyjasnila si to, čo som predtým mylne považovala za „urážku“. V ten deň som si viac ako čokoľvek iné uvedomila, že tento experiment sa musí skončiť. Dochádzali mi nápady, ktoré by som mohla poslať na redakčnú radu a cítila som sa čoraz osamelejšie. Čakala ma ešte záverečná analýza pred tým, než som sa mohla opäť pripojiť na Zoom. Čo sa mi na tomto experimente páčilo? Samostatnosť, proaktivita, sloboda, množstvo energie a možnosť venovať sa podstatným veciam. Na druhej strane, čím dlhšie experiment trval, tým viac som si nedokázala predstaviť, že by meetingy nadobro zo života firiem zmizli. Trápila ma osamelosť, pocit vynechávania, neprítomnosť pri organizačných zmenách a absencia výziev v rámci tímu. Keď sa na celú túto skúsenosť pozriem spätne, dovolím si tvrdiť, že zredukovať meetingy na 0 nie je riešenie. Myslím si však, že 20 % z nich by sa dalo úplne eliminovať alebo výrazne obmedziť. Pre naše dobro.

Výsledok: Odzvonilo poradám? Pre 3 - 4 Proti

Preložila Zuzana Chovancová

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.