Parkinsonov zákon: Viac času neznamená vyššiu produktivitu

Máte za úlohu pripraviť podrobnú správu. Viete, že za normálnych podmienok vám takáto činnosť zaberie asi 40 hodín práce, no váš nadriadený vám na ňu vyhradil čas dva týždne. Ako sa zachováte? S najväčšou pravdepodobnosťou tak ako väčšina zamestnancov. Inými slovami, budete mať sklon skôr prácu natiahnuť na dva týždne (80 hodín), namiesto toho, aby ste svoj pracovný výkon optimalizovali a mali úlohu hotovú za polovičný čas. Ale žiadny stres, nie ste jediní. Je to len následok Parkinsonovho zákona.

Čo je Parkinsonov zákon?

Cyril Northcote Parkinson bol britský historik a spisovateľ, ktorý v roku 1955 vo svojej satirickej eseji pre The Economist toto pravidlo prvýkrát zadefinoval a bližšie sa zameral aj na jeho negatívne vplyvy na produktivitu firiem. Postupne sa táto nadčasová teória nazvaná Parkinsonov zákon stala veľmi úspešná a uznávaná predovšetkým v oblasti podnikania a organizácie práce.

Parkinson tvrdil, že ak máme stanovený časový rámec na vykonanie úlohy, čas, ktorý využijeme na jej splnenie, sa predĺži tak, aby vyplnil dobu, ktorá nám bola vyčlenená. To znamená, že na dokončenie úlohy (s)potrebujeme všetok vyhradený čas, aj keď ho reálne nepotrebujeme.

Na dokončenie úlohy (s)potrebujeme všetok vyhradený čas, aj keď ho reálne nepotrebujeme.

Ako Parkinsonov zákon ovplyvňuje produktivitu?

Podľa Parkinsona namiesto toho, aby sme pracovali produktívne a boli schopní urobiť viac za kratší čas, pracovné procesy naťahujeme. V tomto kontexte naša prokrastinácia rastie a produktivita upadá. Podľa britského historika má táto paradigma niekoľko priamych dôsledkov na našu prácu.

Namiesto toho, aby sme pracovali produktívne a boli schopní urobiť viac za kratší čas, pracovné procesy naťahujeme

• Menšie úsilie. Podľa tohto zákona máme tendenciu pozvoľna pracovať v úspornom móde, až kým neminieme pridelený čas, namiesto toho, aby sme si vyhrnuli rukávy, vrhli sa na prácu a rýchlo dokončili zadanie za čo možno najkratšiu dobu.
• Vyčerpanie celého rozpočtu. Keď práca zahŕňa aj správu rozpočtu, často sa rozhodneme minúť celú sumu, aj keď to nie je úplne nevyhnutné. Toto rozhodnutie je často podmienené podvedomým strachom z toho, že v budúcnosti budeme potrebovať väčší rozpočet, no nebudeme ho mať k dispozícii práve preto, že sa predtým ukázal ako nadbytočný.
• Prekomplikovanosť práce. Ak máte možnosť venovať nejakej úlohe viac času, než by ste normálne potrebovali, práca bude zákonite zložitejšia. Toto je, samozrejme, kontraproduktívne, ak ste potrebovali napríklad len rýchlo a stručne zodpovedať konkrétny dotaz.
• Tendencia venovať viac času riešeniu banálnych úloh. Tento jav, známy tiež ako zákon triviality, je úzko spätý s Parkinsonovým zákonom. Hovorí, že plánovaním menej dôležitých úloh strávime viac času, zatiaľ čo na tie naozaj dôležité, ktoré v každodennom behu firmy predstavujú tú „skutočnú” prácu a závisí od nich plnenie kľúčových cieľov, stratia na význame a venuje sa im menej času.

Zoberte si napríklad rokovania po brexite. Prepojenia na Parkinsonov zákon sú viac než evidentné. V marci 2017 britská vláda spustila článok 50, ktorý započal proces odchodu krajiny z Európskej únie. Týmto sa Spojenému kráľovstvu poskytli dva roky na vyrokovanie podmienok pred ich definitívnym odchodom z EÚ v marci 2019. Spojené kráľovstvo tento dvojročný deadline nedodržalo, rokovania sa pozvoľna preklopili do ďalšieho mesiaca a pokračovali ďalej. Kedykoľvek ale EÚ pohrozila prstom a vyvinula tlak, proces odchodu sa zrýchlil. Mohlo by Spojené kráľovstvo vyjednať rovnaké podmienky aj v prípade, že by dostali len fixných šesť mesiacov?

Ako zvládnuť viac úloh za menší čas?

Prvým krokom na ceste k víťazstvu nad Parkinsonovým zákonom je priznať si, že naozaj nemusíme všetok čas, ktorý máme k dispozícii, bezpodmienečne minúť len na riešenie jednej úlohy. Nejde o to, aby sme pracovali 25 hodín denne ako vorkoholici a odovzdávali všetky zadania týždeň pred uplynutím deadlinu. V každom projekte môžu nastať komplikácie, ktoré prácu spomalia, a v určitých prípadoch je priradený čas naozaj adekvátny. Ide o to, aby sme boli k sebe a svojim schopnostiam úprimní a našli rovnováhu, v ktorej našu produktivitu ohodnotíme racionálne a budeme tak schopní dotiahnuť do zdarného konca viac úloh za kratší čas.

Naozaj nemusíme všetok čas, ktorý máme k dispozícii, bezpodmienečne minúť len na riešenie jednej úlohy

Tu je zopár techník time managementu na zvýšenie produktivity, ktoré sa vám môžu hodiť v prípade, že chcete optimalizovať svoj čas:

• Dopredu si vyhraďte čas. Priraďte jednotlivé časové okná konkrétnym úlohám či aktivitám. Aj keď je pridelený čas kratší, takýmto spôsobom ho využijete naplno a budete menej náchylní prokrastinovať a rozptyľovať sa pri odpovedaní na e-maily, odpočinku alebo pri prehliadaní sociálnych sietí. 50 minút na napísanie reportu, potom 10 minút odpovedať na emaily, ďalších 70 minút na pokračovanie v reporte, 15 minút pauza na kávu… Ide o veľmi striktnú a exaktnú organizáciu času, ktorá vám ale pomôže zvládnuť chaos a zamedzí tomu, aby sa vám práca zbytočne natiahla.
• 2-minútové pravidlo je základné pravidlo metódy GTD (Getting Things Done), ktorú vytvoril kouč David Allen. Hlavným princípom tejto metódy je, že akákoľvek úloha, ktorú je možné zrealizovať do 2 minút, musí byť vykonaná okamžite, bez zbytočného otáľania či presúvania na inokedy. Samozrejme, nemusí vždy ísť presne o 2 minúty, ale princíp zostáva ten istý. Neodkladajte na zajtra to, čo môžete urobiť dnes. Lepšie povedané, ihneď. Napríklad rýchlo a stručne odpovedať na e-mail, poslať sľúbený dokument kolegovi atď.

Akákoľvek úloha, ktorú je možné zrealizovať do 2 minút, musí byť vykonaná okamžite, bez zbytočného otáľania či presúvania na inokedy

• Riaďte sa Paretovým pravidlom. Nazývané tiež ako pravidlo 80/20. Naznačuje, že 80 % výsledkov je plodom 20 % snahy, ktorú vyvinieme na dokončenie úlohy či projektu. Iste je to nepotešujúca informácia, no väčšina našej práce má mizivý vplyv na finálny výsledok a to najdôležitejšie máme hotové za veľmi krátky čas. S týmto na pamäti bude našou úlohou odhaliť a určiť, ktorej zásadnej aktivite tých 20 percent venujeme, aby naša práca na projekte napredovala v čo najkratšom možnom čase.
• Vytvorte si vlastné pravidlo. Tieto metódy sú len všeobecné, ale vlastné personalizované pravidlo sa dokáže prispôsobiť vašej rutine a pomôcť vám s riešením vlastných problémov či iných obmedzení. Okrem tých vyššie spomenutých existuje ešte mnoho ďalších metód na efektívne riadenie času, ktorými sa môžete inšpirovať pri tvorbe vašej vlastnej metódy, dokonale zodpovedajúcej vášmu každodennému fungovaniu. Napríklad, ak sa necháte ľahko vyrušiť, vytvorte si pravidlá a stanovte rutinu, ktoré vám pomôžu rozptýleniam predísť. Ak ste zas chronický prokrastinátor a bojujete s tým, že si všetko nechávate na poslednú chvíľu, vymyslite si nepriestrelný systém s reálnym časovým plánovaním, ktorého sa budete držať.

Teraz, keď ste si vedomí rizík, ktoré nesie Parkinsonov zákon, neupadnite do prokrastinačnej letargie a postavte sa čelom všetkým svojim deadlinom. Dokážte, že ich poľahky zvládnete pracovným šprintom v kratšom čase. Zlepšia sa vaše pracovné výsledky a určite budete spokojnejší sami so sebou.

Preložila Veronika Michalková

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.