Recrutement : pourquoi un refus vaut mieux que de l’indifférence ?

« Si nous n’avons pas pris contact avec vous sous trois semaines, veuillez considérer que nous ne donnons malheureusement pas suite à votre candidature. » Cette phrase vous est familière ? Vous l’avez déjà entendue en tant que candidat ou avez dû la rédiger en tant que recruteur ? Sachez qu’en 2017, une étude menée par Régions Job indiquait que 64 % des candidatures restaient lettre morte. Et ce, en dépit des relances du candidat (35 %). Pire, 79 % des candidats affirment avoir déjà passé un entretien resté sans réponse.

D’un autre côté, 80 % des personnes sondées pour l’étude sur le comportement des candidats de CareerBuilder ont révélé que lorsqu’elles postulent à une offre, elles aimeraient recevoir une réponse personnelle, même si celle-ci est négative. Moment délicat mais pourtant passage obligé pour le recruteur, le refus d’une candidature a son lot d’effets pervers. Pour la marque employeur, mais aussi pour le business. Nous vous expliquons pourquoi un refus vaut mieux que l’indifférence.

Ghoster les candidats a un impact négatif sur la marque employeur

Disons-le, l’indifférence, ça se paye très cher. Le silence radio entache sérieusement la marque employeur. Selon l’étude Gartner, 1 candidat sur 5 entreprendrait une action négative après une mauvaise expérience. En la matière, les moyens ne manquent pas : commentaires négatifs et notations sévères sur les « TripAdvisor de l’emploi ». Et puis quoi de mieux que le traditionnel bouche-à-oreille pour déprécier l’entreprise auprès de son entourage (amis, collègues, parents) ? Après une expérience candidat désagréable, ils seraient 92 % à dénigrer l’activité de l’entreprise auprès de leurs proches.

Bien au-delà, le silence ou un processus de recrutement beaucoup trop long laisse planer plusieurs ombres au tableau :

• un dysfonctionnement général de l’entreprise (retard dans les prises de décision, pesanteur hiérarchique),
• un manque de compétences du service des ressources humaines,
• un mauvais environnement de travail.

→ Alors pourquoi un mail de refus vaut mieux que de l’indifférence ? Vous anticipez ainsi les actions négatives et améliorez l’image de votre entreprise en la faisant passer pour une société soucieuse du candidat, humaine, et laissez entrevoir un environnement de travail sain.

Dire « non » à un talent, c’est investir dans l’avenir

1. Pour les plus prometteurs, le candidat d’hier sera sans doute le collaborateur de demain. Il n’est pas rare qu’une fois le CV enrichi et l’expérience étoffée, un talent vienne frapper à la même porte. Bon à savoir : il ne frappera pas à la vôtre si vous n’avez pas eu la politesse de le considérer. Et quand bien même vous lui offririez un job de rêve, sachez encore que 78 % des candidats déclineraient une offre après une mauvaise expérience candidat.

2. Que dire du candidat qui demain va devenir un futur prospect ou un futur client ? Hier dédaigné, aujourd’hui courtisé, chasseur devenu chassé, qu’attendre de ce candidat si ce n’est qu’il vous envoie sur les roses ?

3. Un candidat est un client potentiel. Là encore, ça fait mal. 1/3 des candidats insatisfaits seraient prêts à boycotter la marque. Pire, une mauvaise expérience inciterait même à postuler à la concurrence. Quant au contraire, 88 % des candidats sont susceptibles d’acheter le produit ou le service d’une entreprise qui leur a offert une bonne expérience candidat.

→ Alors pourquoi un mail de refus vaut mieux que de l’indifférence ? Il fidélise le client, apprivoise le prospect et courtise le futur collaborateur. L’équation est simple : faire d’une pierre trois coups.

Comment rédiger un mail de refus ?

Amis recruteurs, disons-le franchement, le mail automatique n’a vraiment rien de sympathique. Ni l’accusé de réception classique : « Nous avons bien reçu votre candidature et nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre structure. Nous reviendrons vers vous dans les plus brefs délais. » Ni les faux espoirs qui louent les qualités du candidat qui n’a pourtant pas fait la différence : « Malgré la qualité de votre candidature, nous sommes au regret de vous informer que votre candidature n’a pas été retenue. ». Eh oui, les formules toutes faites vous desservent… place au sur-mesure !

La meilleure réponse reste la réponse personnalisée

Bannissez le « Chère Madame / Cher Monsieur ». Nommez la personne à qui vous vous adressez. Humanisez votre réponse. Ne donnez surtout pas de faux espoirs, vous ne ferez que verser de l’huile sur le feu. Justifiez votre choix. Pour rappel, le geste est ô combien apprécié.

Manque d’expérience ? De compétences linguistiques ? De savoir-faire technique ? Un problème de temporalité ? Dites-le en une phrase. Vos candidats ont besoin de feedbacks. Ne donnez pas l’impression que la relation RH-candidat est une simple relation de gestionnaire. Établissez une relation de confiance. Un juste milieu entre la familiarité et l’impersonnalité. Soyez avenant tout en gardant votre posture de recruteur. Considérez le mail comme nul et non avenu pour les candidats qui ont passé des entretiens et ont franchi la porte de l’entreprise : leur passer un petit coup de fil est la moindre des choses dès lors qu’un contact physique a été établi.

Vous manquez de temps ? Ciblez les candidats de votre short-list

Bien sûr, nous ne sommes pas sans savoir que la situation économique (manque de budget donc de temps) ne vous incite pas à répondre au nombre faramineux des candidatures reçues. Bonne nouvelle, selon les dires de l’APEC, le ratio poste / candidatures est en légère baisse (près de 80 % des offres d’emploi cadres ont généré moins de 50 candidatures).

Pour les postes les plus convoités et les situations plus contrastées, si vous ne pouvez décemment pas répondre à toutes les candidatures, pourquoi ne pas le faire à minima pour celles qui étaient dans votre short-list ? Car dans deux ans, il n’est pas impossible que votre entreprise fasse partie de la leur, pour un retour d’ascenseur.

Article mis à jour par Mathias Dugas-Oliver et Ariane Picoche, photo : Thomas Decamps pour WTTJ