Pré-boarding : quelles actions mettre en place pour sécuriser vos recrutements ?

Alors que le marché du travail se tend et que la crise déstabilise le rapport au travail des salariés, l’onboarding est devenu un processus RH à fort enjeu pour les entreprises. En effet, 22 % des nouvelles recrues quittent leur emploi dans les 45 premiers jours, et 4 % d’entre elles ne donnent pas suite après leur premier jour.
Mais qu’en est-il de la phase un peu nébuleuse entre l’acceptation de l’offre et l’intégration effective dans l’entreprise ? Pour sécuriser le recrutement au-delà de la signature de la promesse d’embauche, les employeurs redoublent de créativité. Leur objectif : donner un avant goût mémorable de l’expérience collaborateur en proposant un programme de pré-boarding. Une manière de préparer le salarié à embarquer sur le navire en l’initiant à la culture de l’entreprise. Pourquoi faut-il absolument investir dans le processus de pré-boarding ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter ? Conseils et décryptage pour sécuriser vos recrutements et assurer votre ROI RH.

Pré-boarding : et si on commençait à sérieusement s’y intéresser ?

Pré-boarding et onboarding : des processus peu exploités… à tort

Saviez-vous que seules 51 % des entreprises déclarent avoir mis en place une intégration suivie des nouveaux collaborateurs ? C’est très peu, d’autant plus que l’onboarding ne se limite pas à une sympathique journée d’accueil avec présentation des équipes et visite des bureaux. En réalité, ce processus est séquencé autour de trois étapes :

• le pré-boarding,
• l’accueil dans l’entreprise,
• le suivi de la montée en compétences.

La première étape – le pré-boarding – regroupe l’ensemble des actions menées entre l’acceptation de l’offre d’emploi par le candidat et son premier jour effectif dans l’entreprise. Elle est destinée à sécuriser le recrutement d’un futur collaborateur en préparant son arrivée et en maintenant le contact avec lui.

Le pré-boarding est un réflexe encore trop peu présent chez les RH alors que c’est un excellent moyen de retenir des candidats en questionnement, en particulier dans un contexte socio-économique incertain. Cyril Harpoutlian, directeur associé chez Daveo souligne que « l’onboarding démarre en réalité dès la signature du contrat de travail. Il faut considérer toute cette période où le futur collaborateur quitte son ancien employeur comme une période où on peut capitaliser au maximum sur la future relation. Où on peut fédérer le candidat autour des équipes. C’est pour cela que nous avons créé notre propre application dédiée au pré-boarding ». C’est en effet une période de séduction où l’image employeur est en jeu.

Selon Jennifer Troude, responsable Recrutement & Marque Employeur chez Economie d’Energie SAS, « le pré-boarding est stratégique car en envoyant un signal positif au collaborateur avant son arrivée, on garantit l’embauche dans la plupart des cas. À plus long terme, c’est aussi un investissement dans la marque employeur car si je m’applique à prendre soin de chaque futur recruté, il y a de fortes chances pour qu’il reste plus longtemps. En plus, il parlera certainement positivement de l’entreprise à son réseau ».

Les trois enjeux du pré-boarding : ghosting, volatilité et nouvelles attentes salariales

Le phénomène de ghosting en croissance

Selon une enquête Robert Walters de 2019, 14 % des entreprises interrogées affirment qu’il est déjà arrivé qu’un collaborateur ne se présente pas le premier jour dans l’entreprise. C’est ce que l’on appelle se faire « ghoster » ! En gros, le candidat ne donne plus suite lors du processus de recrutement. Le cabinet international Robert Half a d’ailleurs constaté une augmentation de 10 à 20 % de cette pratique au cours de l’année 2018. Aujourd’hui, même après avoir accepté la promesse d’embauche, il n’est pas rare de voir le futur salarié s’évaporer ! En effet, en période de recherche d’emploi, une personne passe en général plusieurs entretiens et peut disposer de plusieurs options facilement actionnables. D’ailleurs, 40 % des candidats affirment qu’ils seraient prêts à ne pas se présenter le premier jour s’ils avaient une contre-offre de leur entreprise actuelle. D’où l’importance de soigner la délicate transition « candidat-salarié » au moment du pré-boarding afin de « verrouiller » votre proposition de valeur.

Une grande volatilité des talents sur les segments pénuriques

En fonction du secteur ou du poste à pourvoir, les entreprises s’exposent à une pénurie de candidat. Selon une étude réalisée par JobiJoba, les développeurs web, les développeurs de logiciels, les chefs de projet et les consultants dans le secteur informatique comptent parmi les profils les plus recherchés en 2020. C’est ainsi que le rapport de force s’inverse et que la guerre des talents exhorte les recruteurs à redoubler d’idées pour attirer et fidéliser ces perles rares. Pour les RH, ceci représente un véritable challenge pour se différencier et afficher une marque employeur impactante dès la promesse d’embauche acceptée. Alors que 35 % des candidats ne se présenteraient pas le premier jour en l’absence totale de communication entre la promesse d’embauche et l’intégration effective, investir sur la période de pré-boarding devient un levier de différenciation prépondérant. « Il ne faut pas oublier que c’est une phase stressante pour le nouveau collaborateur car, la plupart du temps, il dispose de peu d’informations sur sa nouvelle aventure professionnelle. Il faut donc lui faire ressentir que toute l’équipe l’attend et que nous avons bien organisé son arrivée pour le rassurer », insiste Jennifer Troude.

De nouvelles attentes de la part des salarié depuis la crise sanitaire

Les attentes des salariés ont clairement évolué : fini le temps où les candidats arboraient fièrement leur CDI. Aujourd’hui, ils exigent du sens et des actions employeurs en phase avec leurs valeurs. Une tendance exacerbée par la crise sanitaire. En 2020, près de la moitié des salariés considèraient que leur travail avait moins de sens qu’avant (48 %). De même, la quête de sens devient la deuxième attente formulée par les salariés après le bien-être. Pour se mettre au diapason avec ces leviers motivationnels au travail, les recruteurs doivent tirer profit de la période de pré-boarding pour mettre en exergue la culture d’entreprise, les avantages proposées, les investissements dans la qualité de vie au travail (QVT) et bien sûr leur politique RSE. Cyril Harpoutlian va même plus loin : « La culture d’entreprise est un produit à part entière, qu’il faut designer comme on le ferait pour une paire de Nike ! ».

Pré-boarding : quelles pratiques envisager pour faire la différence ?

En fonction de la culture d’entreprise, le pré-boarding peut prendre différentes formes. Voici quelques initiatives intéressantes pour créer du lien avec la nouvelle recrue et maintenir sa motivation avant qu’elle n’entre en poste.

Des emails ou SMS de bienvenue pour donner de la visibilité

Dès que le candidat a accepté l’offre d’emploi, c’est le moment d’enclencher le processus de communication ! Par exemple, au sein d’Economie d’Energie SAS, plusieurs emails sont envoyés aux candidats pour leur donner un maximum de visibilité sur la suite des événements. « Je préviens chaque candidat qu’il va recevoir différents emails : un avec la promesse d’embauche qui récapitule tous les avantages qui lui seront octroyés (avantages en nature, mutuelle…), et j’en profite pour lui demander tous les documents administratifs afin d’alléger la première journée d’intégration. Puis, un second message lui est adressé avec le programme très détaillé de son onboarding. Tout est fait pour le rassurer et anticiper ses questions », explique Jennifer Troude. Les emails sont rédigés avec une tonalité engageante et un graphisme aux couleurs de l’entreprise afin d’être plongé immédiatement dans sa culture. Pour les recrutements stratégiques, un email de bienvenue complété d’une présentation du nouvel arrivant est envoyé par le CEO ou le DRH à tous les collaborateurs. Ce type de communication est parfois étayé par une photo et une présentation de l’équipe. Et les canaux de communication peuvent varier : chez Uptoo par exemple, les échanges se font par SMS pour plus de proximité et moins de formalisme. En fonction de votre marque employeur, il faut imaginer la ligne éditoriale et les canaux qui vous semblent les plus adéquats.

L’immersion professionnelle pour valider le « fit » réciproque

« C’est encore optionnel mais nous proposons au candidat de passer une demi-journée avec l’équipe juste avant la signature du contrat », explique Jennifer Troude. L’objectif ? La convaincre qu’il fait le bon choix en lui permettant de rencontrer ses futurs collègues et son manager. Ce dispositif prend de l’ampleur : il est utilisé, entre autres, chez Robert Half, Vertical Station (MinuteBuzz) ou encore Software. Il constitue aussi un formidable rituel pour s’imprégner de l’ambiance de travail et créer un premier rapport émotionnel entre le salarié et l’entreprise. On sort du processus de recrutement, parfois linéaire ou froid, pour vivre une véritable expérience. Et puis, il y a moins de chances que le candidat vous pose un lapin lors de son premier jour s’il a déjà un pied dans l’entreprise.

Un laisser-passer pour participer à la vie de l’entreprise

Pourquoi ne pas profiter de vos événements internes, en présentiel ou en distanciel, pour faire découvrir votre environnement de travail aux nouvelles recrues ? Fête de fin d’année, afterwork, e-rencontres sportives, e-team-building… Profitez de ces moments pour immerger vos candidats au sein de votre culture interne. Chez Daveo, il est assez courant qu’un candidat se rende à des formations avant l’intégration. Linkbynet rassemble ses équipes et les candidats autour de parties de basket ou encore au sein d’un potager communautaire. Chez Boondmanager, dès le contrat signé, les nouveaux embauchés sont intégrés au Slack interne afin de faire partie de la vie d’entreprise et poser toutes leurs questions. L’entreprise organise plusieurs séminaires dans l’année où ils sont également conviés afin de créer du lien très tôt. Le directeur associé de Daveo insiste pourtant sur un point : « Absolument rien n’est imposé. Libre au candidat de répondre à ces invitations. Ce qu’on fait simplement : mettre à disposition des assets numériques ». Néanmoins, attention à ne pas mettre trop de pression au recruté avant même qu’il n’ait commencé son contrat. En effet, bien que ces évènements soient optionnels, rares sont les nouveaux arrivants qui veulent faire mauvaise impression en déclinant de telles propositions. Ainsi, bien que le pré-boarding soit un gain de temps pour l’équipe RH (en accélérant l’onboarding), il faut savoir trouver un juste milieu et ne pas trop être présent dans la vie du futur collaborateur avant son arrivée officielle.

Une plateforme digitale pour découvrir les coulisses de l’entreprise

Il se déroule parfois de nombreux mois entre la signature d’une promesse d’embauche et le premier jour. Voilà pourquoi développer un lien entre le futur salarié et l’entreprise au travers de contenus est une stratégie payante. Certaines plateformes RH simplifient les premières prises de contact en mettant à disposition un espace collaborateur en ligne. Par exemple, dès la signature du contrat, la plateforme digitale HeyTeam permet d’alimenter les nouveaux collaborateurs en infos. Devoteam, entreprise de services numériques française spécialisée dans le conseil en technologies innovantes, l’utilise pour créer des programmes personnalisés dédiés à leurs futurs consultants. Entre la promesse d’embauche et le premier jour d’intégration, l’entreprise met à disposition des documents de formation en rapport avec les missions des recrues. De même, celles-ci accèdent à du contenu exclusif : des vidéos, des photos, aux organigrammes ou encore aux communications internes…

Un « welcome pack » pour bâtir le sentiment d’appartenance

Comment susciter le fameux sentiment d’appartenance à sa nouvelle entreprise ? Des choses en apparence anodines peuvent vraiment faire la différence : remise d’une plante verte, d’un cahier, d’un sweatshirt, d’une trousse logotypée ou encore d’un mug à son nom… Envoyé par voie postale sous forme de box, ce package de bienvenue matérialise le fait que le candidat rejoint tout un écosystème. C’est un ancrage physique important, surtout si l’onboarding doit se faire à distance ! De même, pour préparer le jour J, il est possible de compléter votre box de bienvenue avec des avantages tels qu’un bon pour un massage par exemple. Une manière de prouver que la qualité de vie au travail compte pour l’entreprise, et de transmettre vos valeurs dès le début.

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Article édité par Héloïse de Montety, mis à jour par Sylvain Guillet, photo : Thomas Decamps pour WTTJ