Supprimer les réunions, faut-il céder à cette nouvelle tendance ?

La réunionite. Le mot est à peine apparu dans nos dictionnaires, le mal, lui, pèse déjà sur les employés. Il désigne cette manie aiguë - en pleine boom ces dernières années -, de programmer des réunions à tout va. Manque d’efficacité, absence de résultats, défaut de créativité… Les dernières études à s’être penchées sur le sujet affichent des résultats peu engageants. Face à ce constat, plusieurs acteurs repensent déjà le concept : faut-il s’en passer complètement ? Alors que l’idée émerge, on fait le point sur les nouvelles pratiques, leurs avantages et leurs inconvénients.

POUR

1. Une pratique inefficace

En moyenne, les cadres en France cumulent dix heures de réunions par semaine. Ils y passent donc en tout, à peu près six semaines par an, soit autant de temps qu’en vacances. Cette tendance, nommée « réunionite » produit souvent un effet pervers : le rendez-vous n’est plus important, il est désacralisé. Non seulement les salariés manquent de temps pour l’élaborer, mais surtout, ils n’y accordent plus l’attention toute particulière qu’ils devraient.

Parmi les études réalisées sur la question, il ressort que la réunion est souvent mal préparée : absence d’ordre du jour précis, manque de leadership, discussions à rallonge. La plupart des salariés confessent ainsi vaquer à d’autres occupations : 23% décrochent au bout de 20 minutes, 51% consultent et envoient des courriels, 38% des SMS, 2% avouent même aller sur des sites de rencontre…

2. Une obligation contre-productive

Perte de temps, d’argent et d’énergie… Au-delà du manque d’efficacité de la réunion elle-même, c’est l’entreprise et le travail des salariés qui pâtissent de sa multiplication. Souvent, ce rendez-vous obligatoire coupe une journée de travail, ou le rythme artificiellement, empêchant la concentration, là où elle pourrait s’épanouir sur un bloc horaire en continu.

Une étude menée par Perfony, startup spécialisée dans la gestion de projets et le travail collaboratif en ligne, évalue un coût d’un million d’euros par an pour une entreprise de 200 personnes lorsque celle-ci prévoit deux heures de réunion hebdomadaire.

3. Et si l’écrit était la solution ?

Il existe aujourd’hui des outils numérique, instantanés, collaboratifs et participatifs qui permettent de mettre en commun des idées, de les partager immédiatement et de donner la possibilité aux autres d’y ajouter le fruit de leur réflexion. Il s’agit donc du principe même de la réunion mais… à l’écrit. Plusieurs sociétés ont d’ores-et-déjà sauté le pas : c’est le cas d’Alan, spécialisée dans l’assurance santé.

Le CEO, Jean-Charle Samuelian, décrypte cette nouvelle pratique sur le blog d’Alan. « Trop souvent, les réunions dérivent du sujet ou se transforment en concours d’éloquence  —  qui n’aime pas avoir raison ? L’écrit oblige à poser les choses et prendre le temps de la réflexion. » Il affirme que par écrit, « la discussion est plus posée, mieux documentée, plus nuancée et argumentée, chacun intervient en prenant le temps qu’il souhaite. Exit le feeling, les questions d’ego, on prend du recul, on est plus factuel, on regarde la situation dans son ensemble, on prend de meilleures décisions. » Alors, faut-il comme Alan, sauter le pas ?

CONTRE

1. Repensez la réunion

Bien sûr, ce qui convient à une ou deux sociétés, ne s’adapte pas nécessairement partout. Niché au cœur du plus gros réacteur de l’entreprise, le principe même de la réunion ne peut être mécaniquement et systématiquement éradiqué. Il mérite d’être repensé.

Si l’on regarde de plus près les défauts majeurs pointés du doigt, il est possible d’en tirer des points forts :

• si l’ordre du jour est trop flou, veillez à fixer des objectifs clairs et précis
• s’il y a trop de participants, réduisez-les au strict minimum afin d’améliorer la prise de décision
• si l’entretien est trop long, fixez une durée et annoncez-là - d’une demie heure à une heure maximum
• si l’occurrence des réunions est trop importante, ne gardez que celles réellement nécessaires à l’avancée des projets, ou limitez-les à quelques jours dans la semaine

2. Opter pour le « no meeting day »

De nombreuses sociétés ont opté pour cette dernière solution, en adoptant une politique de non-réunion d’un jour par semaine. Facebook et Asana -, spécialiste de la gestion du travail d’équipe, ont toutes les deux mis en place les « NMW », comprendre : le« No Meeting Wednesday ». Avantage ? L’assurance de donner à ses équipes une journée entière pour se concentrer uniquement sur leur travail.

Pour Asana, les mercredis sont devenus les jours les plus productifs et préférés de beaucoup d’employés, explique Kasey Fleisher Hickey, l’ancienne chef du marketing de contenu. « Nous avons constaté que notre productivité, en termes de nombre de tâches achevées et de travail accompli, augmente chaque jour de la semaine. Le fait de consacrer une journée sans meeting est un moyen simple et efficace de motiver ses coéquipiers, de faire preuve de lucidité dans le travail qu’ils souhaitent ou qu’ils souhaitent faire. »

3. Inventer de nouvelles formes

Au-delà de cette forme plébiscitée, il existe plusieurs façons de réinventer le concept traditionnel de la réunion. Elle est primordiale à la société, et doit correspondre à son ADN. À cet égard, de nombreux groupes innovent comme le cite le blog de Highfive, une entreprise spécialisée dans la technologie de vidéo conférence. Certaines prévoient deux jours sans (au lieu d’un par exemple), à l’image de Jackrabbit Mobile, agence américaine de conception et développement mobile. D’autres, décident de concentrer tous les meetings sur la même journée, les « Mad Meeting Mondays », ont ainsi déjà vu le jour. Enfin, certaines remplacent ce rendez-vous par un autre concept, pas si éloigné mais plus frais : le « Maker Day ». C’est le cas de MoveLine, spécialisé dans le déménagement, qui dédie une journée au règlement d’un problème collectif.

La réunion est clairement remise en question dans sa forme existante, elle est avant-tout un concept modulable, et modulé par beaucoup de sociétés pour correspondre aux attentes des salariés. S’il est à parier que le nom même de « réunion », quelque peu vieillissant, sera de moins en moins utilisé, il est certain que le principe même de décision collective qui s’y cache derrière, a toujours de beaux jours devant lui.

Photos : WTTJ