Les Do and Don't de l'Office Manager, un métier couteau suisse

Métier récent et encore peu connu en France, le poste d’Office Manager est à la frontière entre celui d’assistant de direction de haut niveau et celui de responsable administratif et/ou évènementiel et/ou comptabilité. C’est un métier très complet, mais impossible aujourd’hui de trouver une formation pour devenir Office Manager, cela n’existe pas ! Alors pour comprendre ce qu’est un bon Office Manager, Welcome to the Jungle à rencontré Gwenaëlle Leguillon, couteau Suisse de choc chez Getaround (ex-Drivy) depuis 3 ans.

Pour Gwenaëlle, Office Manager ce n’est pas seulement un métier, c’est plein de jobs mélangés et surtout « un état d’esprit ». Gwenaëlle est issue d’une formation en « Management des organisations et des manifestations culturelles » à Aix-en-Provence et pourtant… « En France on a tendance à regarder le parcours universitaire et moins les expériences professionnelles, mais pour ce poste, il n’y a pas de profil type. Je suis la preuve que tout est possible : en étant dans le domaine de l’art et du luxe au départ, j’ai évolué au fil de mes expériences pro qui m’ont poussée à beaucoup de challenge. »

Les « do »

Etre polyvalent

Au quotidien , il s’agit d’être le support de toutes les équipes. Faire en sorte qu’elles soient à même de travailler efficacement, aient le matériel adéquat et les informations nécessaires. C’est pourquoi disposer d’une grande capacité d’adaptation et de souplesse, c’est la base : « Ma mission principale est de pouvoir répondre à toutes les questions : Je suis l’aide pour la finance, les ressources humaines, les services généraux, l’événementiel et le management. Je suis au contact de tout le monde chez Drivy. Je dois être le relais entre les salariés et les managers. »

Bien connaître et aimer sa boîte

Cela peut paraître évident, mais plus que pour n’importe quelle profession, il faut choisir une société qui correspond à son caractère, ses idéaux mais aussi à sa façon de voir la vie et ses activités culturelles pour exceller dans ce métier : « _Impossible d’être Office Manager si tu n’aimes pas ta boite. J’étais cliente Drivy depuis au moins 3 ans avant d’y travailler et l’économie collaborative me parlait beaucoup. Nous étions 35 salariés quand je suis arrivée, nous sommes 100 aujourd’hui. Il faut vraiment être impliqué dans le projet de l’entreprise pour réussir. _»

Etre débrouillard, réactif, dynamique

Il faut être prêt à délester son responsable d’un poids, celui de la bonne coordination entre les services, l’organisation générale de la boîte et la bonne diffusion des informations. Plus concrètement, il s’agit de gérer les éventuels problèmes avec le plus de réactivité et de bon sens possible : « _Une fois nous nous sommes fait cambrioler, ok, qu’est-ce qu’on fait ? Pour être un bon Office Manager, en fait, il faut avoir du bon sens et prendre des initiatives. _»

Au quotidien, il faut lire entre les lignes et anticiper les besoins : « _On me demande assez peu de choses de façon directe. Je suis dans l’entreprise depuis maintenant quelques temps, j’ai beaucoup de chance, on me fait confiance : j’organise des diners de Noël, des week-ends pour 100 personnes… C’est génial mais il faut savoir le gérer. Entre les arrivées des uns et des autres, trouver un lieu central pour toutes les équipes et des activités qui plaisent à tous, nourrir tout ce petit monde …. Un week-end de 3 jours c’est 9 repas, soit une multitude de régimes alimentaires ! Je n’avais pas fait d’événementiel avant, j’ai tout appris sur le tas. _»

Apprendre tous les jours

Être Office Manager, c’est un métier motivant : des responsabilités, des missions diverses, un environnement de travail agréable, souvent dans une entreprise dynamique et en expansion. Mais surtout, un quotidien où les jours se suivent et ne se ressemblent pas, ce qui est très formateur : « Je peux être amené à faire du recouvrement, des contrats, des avenants, des déclarations Urssaf, des élections de délégués du personnels. Je m’occupe aussi des services généraux, en France mais aussi à l’étranger. Avec la société qui grossit, forcément l’organisation se complexifie. Chez Drivy, nous sommes bien formés en interne, mais nous n’avons pas de ressources humaines. Alors quand il faut organiser la formation des salariés, par exemple, je ne peux m’appuyer sur personne puisqu’aucun d’entre nous n’a jamais fait ça. Il faut apprendre, se renseigner, trouver les réponses.

Or, par peur de déranger ou d’agacer, on peut facilement se renfermer sur soi. Pour s’enrichir et s’améliorer constamment, Gwenaëlle n’hésite pas à aller chercher les informations, même hors des bureaux : « Il existe par exemple un Slack où tous les Office Managers se réunissent pour s’entraider (ndlr : une plate-forme de communication collaborative autour d’un même projet ou même métier.) C’est très utile pour se lancer au départ. », « dès que je ne sais pas, je vais de moi-même à la pêche aux informations, à des conférences, je cherche à rencontrer des gens du milieu et de me constituer un réseau qui peut m’aider. Je lis beaucoup aussi. » ajoute-t-elle.

Les « don’t »

Se laisser déborder

« _Je fais des centaines de micro-tâches. Si on ne s’organise pas, on peut vite se laisser déborder. _» La méthode testée et approuvée de Gwenaëlle : différencier les “petites” tâches des “gros projets” et les dispatcher sur des plages horaires bien distinctes.

• Programme du matin : « _Le matin je m’occupe de tout ce qui est en lien avec les salariés, les partenaires et la vie quotidienne, car je suis constamment dérangée. Par exemple, j__e vais à la boulangerie tous les matins pour le petits dej’ de tout le monde. J’ai aussi développé des partenariats pour le repas du midi des salariés. J’accueille également les nouveaux en “happyness meeting”, je les mets en relation avec les salariés déjà en poste en organisant des déjeuners hebdomadaires, des réunions d’informations, etc. _»
• Programme de l’après-midi : « _L’après-midi, je suis plutôt sur les grosses tâches, qui nécessitent d’être plus au calme : facturation, comptabilité, aménagement des bureaux, organisations de pot de départ, de jeux ou d’évènements… C’est là que je suis la plus créative. _»

Prendre les critiques pour soi

Au centre de la vie quotidienne de l’entreprise, l’Office Manager peut facilement avoir du mal à prendre du recul et avoir tendance à prendre les choses trop à coeur. Pourtant, il doit toujours faire preuve de neutralité et d’optimisme. « Je suis tellement impliquée dans la vie des bureaux et liées directement avec chacun des collaborateurs, que c’est très difficile de prendre du recul ! Mais c’est le jeu quand on fait partie de l’équipe de direction. L’Office Manager se doit de communiquer les bons messages, positifs. Je ne prends pas personnellement les critiques, en revanche je cherche toujours des solutions. »

Afficher sa mauvaise humeur

Le poste d’Office Manager est éprouvant, occasionné par un rythme et une charge de travail souvent intenses. Or, il est le garant de la convivialité au bureau. Pour Gwenaëlle : « On est un peu le rayon de soleil du bureau, la mauvaise ambiance ça se transmet très facilement. Et quand ça se gangrène, il n’y a rien de pire dans une boîte. La solution : la communication ! »

Être bienveillant et à l’écoute mais pas maternelle pour autant

Le juste milieu est souvent difficile à trouver entre le rôle “flic” et de “confident”. Avoir une intelligence émotionnelle ou sociale et des bases de management est donc un pré-requis important pour réussir dans ce métier. « _Tu peux avoir un bac +5 et ne pas savoir faire preuve d’affect pour tes équipes. En tant qu’Office Manager, on est parfois amené à être la personne qui gronde un peu quand il y a des bêtises de faites mais il faut rester le plus neutre possible. Quand des choses ne vont pas, il faut savoir le dire en y mettant les formes. C’est un vrai travail de management. J’arrondi parfois les angles entre les salariés ou il m’arrive même de “remonter les bretelles” à un manager qui aurait commis une erreur. _»

Avancer sans consulter les équipes

Avancer tête baissée sans prendre la température des équipes est une erreur courante qui coûte cher, en temps et en argent. Il vaut mieux prendre le temps de se réunir et de solliciter un par un les collaborateurs pour avancer, ensemble, dans la même direction et éviter au maximum les marches arrières. C’est aussi un moyen d’impliquer et responsabiliser les équipes, tout en les valorisant en tant qu’individus. « _Pour travailler en bonne intelligence, les équipes ont besoin d’un cadre clair et d’une confiance partagée. Personne n’est dupe si vous vous contentez de les mettre directement aux oubliettes. _» souligne Gwenaëlle.

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