Boost | Comment être plus productif au travail ?

Votre to-do list, c’est le capharnaüm. Votre boîte mail ressemble à un chantier. Vous avez 24 rendez-vous planifiés, 6 réunions dans la journée, 13 calls à passer. Bref, vous ne savez plus où donner de la tête, et pire, si ça continue, vous allez bientôt la perdre.

Nous sommes nombreux à rêver travailler moins et mieux. Espérant pouvoir partir plus tôt le soir ou arriver plus tard le matin au bureau, mais faisant le triste constat de ne jamais y arriver. Résultat : on papillonne, on se laisse distraire, et nos journées de travail s’étirent en longueur.

Deux intervenants devenus experts de l’organisation donnent leurs conseils pour booster votre productivité. Si vous êtes mal organisé, distrait ou que vous manquez de structure, pas de panique — eux aussi ont connu ça — jusqu’à ce jour où ils ont dit “stop”. Aujourd’hui ils racontent leurs expériences.
Prenez des notes, c’est le moment de tout changer.

Joséphine Bouchez, co-fondatrice et co-directrice de Ticket for Change, une école nouvelle génération qui forme et accompagne les acteurs du changement.
Au fil du temps, son entreprise prend de l’ampleur, et la jeune entrepreneure réalise petit à petit qu’une meilleure organisation est fondamentale pour mener à bien ses projets professionnels et faire face aux nouveaux défis à relever au sein de son entreprise, sans pour autant dire adieu à sa vie privée.

Julien Gueniat, fondateur d’Organisologie, un site proposant du contenu et des formations sur les sujets liés à la productivité. Il est également auteur du livre 2h Chrono pour mieux m’organiser.
Pour le trentenaire, devenir plus organisé s’est imposé à lui dans une période chargée de sa vie, contraint de jongler entre une formation du soir et son métier de chef de projet sur les chantiers. Un deuxième déclic se produit lorsqu’il quitte son emploi et se lance dans l’entrepreneuriat. Il met alors en place des changements dans son quotidien, au point de faire de l’organisation son métier.

Trouver son rythme

Plutôt matin ou soir ? Pas de rythme type !

“L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt”, dit le proverbe.

Mais alors pour être productif, doit-on obligatoirement s’extirper de nos draps à l’aube, cerné comme un panda ? Pas sûr d’après Julien. Pour lui, une forme de glorification du réveil matinal s’est mise en place avec Miracle Morning, ce best-seller vantant les bienfaits d’un saut du lit aux aurores. Pourtant, contrairement aux idées reçues, cela risque de nuire grandement à la productivité pour ces personnes qui ne sont pas du matin.

Pour l’expert en organisation, il est fondamental d’être à l’écoute de son corps en suivant son rythme naturel : « La difficulté, c’est que les gens “du soir” sont un peu désavantagés, car si en fin de journée on est plus créatif, on a en contrepartie moins d’énergie. L’enjeu pour ce type d’individus est donc d’être encore plus structurés. »

Joséphine est du même avis : « Je n’aime pas du tout lire des articles qui disent qu’on devrait se lever à 5h du matin, je suis pas du tout faite pour ça ! » Pour la co-directrice de Ticket for Change, l’essentiel est de tester des façons de fonctionner sur différentes périodes de la journée, afin de mieux se connaître. Ainsi, on découvre les moments les plus adaptés à nos pics d’énergie. « Quand j’ai besoin de me concentrer sur des projets de fond, je sais que ça va marcher si je le fais plutôt en début de matinée ou en fin de journée au calme. À l’approche du déjeuner, je m’attaque à des tâches que je vais expédier plus rapidement, comme répondre à des mails. » L’idéal est de cerner son rythme et de déterminer les moments de meilleure efficacité.

Choisir son espace de travail en fonction de ses tâches

Quand on constate qu’on ne parvient pas à avancer sur son travail au bureau, la solution peut être de voir si ce n’est pas mieux ailleurs. Essayer d’avancer chez soi ou dans un coworking par exemple. Il faut tenter de s’auto évaluer et de s’adapter. Si cela paraît bête, il existe des lieux plus ou moins propices à certaines tâches en fonction de la concentration que cela requiert.

S’isoler dans un endroit calme, loin des interruptions de l’open space, peut être bénéfique : « Pour des sujets stratégiques, nouveaux, compliqués, où il y a besoin de beaucoup de réflexion, j’essaie de prendre des demi-journées sans interruption, et si possible hors du bureau » explique Joséphine. Les avantages sont nombreux : sortir de la routine en changeant d’environnement, se remotiver en s’installant dans un nouvel espace, réussir à se concentrer en évitant les interactions avec ses collègues.

Planifier et découper son temps

Définir des objectifs

Comme le coureur fixant la ligne d’arrivée pour savoir jusqu’où il doit aller, il est essentiel de fixer un but à atteindre. Autrement, comment savoir à quelle intensité et dans quelle direction courir ? Pour Joséphine, l’idéal est de définir ses objectifs par trimestre et par écrit. « Cela me permet de bloquer des plages horaires à l’avance sur différents sujets. Si je ne le fais pas, l’agenda se remplit de choses annexes pas forcément prioritaires. Même si c’est rébarbatif de planifier, ça crée une structure. »

Julien définit également trois objectifs par année, par mois, par semaine et par jour. Pour lui, c’est un tort de se dire que l’organisation tue la créativité — cela permet simplement de préciser ce sur quoi il faut se concentrer. Comme dit Sénèque « Il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va. »

Se fixer des limites

Pour Julien, il y a des limites minimum et maximum à se fixer. « Les limites maximum concernent ces fous du travail, les “workaholic”. Ces gens là doivent définir une heure à laquelle quitter leur travail. Une limite minimum, ce serait par exemple celle à fixer pour ne pas manquer d’heures de sommeil. On peut faire en sorte d’arrêter Netflix à 21h et de se préparer à aller se coucher. Ces principes sont applicables partout, même dans le sport ou dans les relations sociales. »

Le risque, si l’on ne définit pas ces règles, c’est que cela finisse par absorber toute notre énergie. Bien sûr, se freiner est d’autant plus difficile quand on adore ce qu’on est en train de faire. Pourtant, si l’on souhaite tenir dans la durée, il est fondamental de se forcer à dire “stop”.

Joséphine raconte ses journées à rallonge : « À l’époque, portée par ce que je faisais, je terminais ma journée parce que je n’avais plus d’énergie et que je n’arrivais plus à me concentrer. Je voulais finir toutes les tâches que j’avais à faire… mais ça, ça n’arrive jamais ! Des mails, on en aura toujours, dans nos to-do list, on a aura éternellement à ajouter. Il y a un petit côté “bon élève”, on a envie de tout cocher, que tout soit beau, tout propre. Mais notre vision change quand on réalise que ce moment n’arrive jamais ! » Si sur le court terme on peut avoir l’impression de faire moins en se limitant, sur le long terme, on gagne en qualité de travail et en bien-être.

Rester concentré : contrer les distractions

LES RÉSEAUX SOCIAUX

Limiter les interruptions

Ah, les alertes sur les réseaux sociaux, que d’angoisse pour cette chère amie la concentration qui s’arrache les cheveux. Pour éviter une calvitie prématurée, Joséphine conseille de couper toutes ses notifications lorsqu’on a un travail de fond à réaliser. « Je ne peux pas me concentrer autrement. Donc j’oublie mon téléphone et mes applis pendant un moment et je ne suis pas distraite toutes les dix minutes. Pour moi ce qui est important c’est de se dire, “quand est-ce que j’ai besoin d’être concentrée ?” et d’adapter les moments en fonction de cela. » Pour la co-directrice de Ticket for Change, rien ne sert de se déconnecter complètement, de couper tous nos comptes. Le tout c’est que ça n’empiète pas sur le temps nécessaire à l’avancée de sujets importants.

Solution extrême : Block Site

Pour les addicts aux réseaux sociaux, il existe un système à l’efficacité redoutable. Il s’agit de Block site, un bloqueur de sites qui pourrait bien être votre nouveau garde-fou. Julien explique sa méthode : « J’active l’extension dès que je me connecte à Internet, ça m’empêche de perdre du temps sur les réseaux sociaux. C’est un peu extrême, mais ça fonctionne vraiment bien. Ce système me rappelle que je suis un accro, ça me décourage et c’est très bien ! » Cette méthode drastique agit comme un rappel à l’ordre pour les plus indisciplinés — l’utilisateur se souvenant qu’il n’est pas censé se connecter, abandonne son dessein la plupart du temps.

LES MAILS

Éviter de passer trop de temps sur sa boîte mail

Définir des moments bien précis pour consulter et répondre à ses mails est préférable, au risque de perdre un temps précieux. Joséphine se souvient « Au début, j’avais les mails et Slack toujours ouverts en onglets. Je me disais que comme j’y allais souvent, je gagnais du temps, mais c’était tout le contraire. Depuis, j’ai arrêté, et je profite par exemple d’une réunion qui se termine à 11h30 suivie d’un autre rendez-vous à 12h. Je dispose donc d’une demi-heure qui constitue du “temps mort”. J’essaie de regarder mes mails durant ces moments où je n’ai qu’un temps limité. »

Savoir traiter ses mails

On doit cesser de se connecter à sa boîte mail pour vérifier si on en a reçus, mais bien pour traiter ses mails. Pour Julien, c’est un réflexe à prendre. « Quand j’ouvre ma boite, je suis prêt mentalement et disposé à les traiter. Sinon, ça rajoute de la charge mentale. J’essaie aussi de répondre à mes mails des plus anciens au plus récents pour ne pas laisser tomber aux oubliettes certains sujets. »

Pour un meilleur rangement de sa boîte mail, Julien a créé trois dossiers. Le premier s’intitule “Dossiers à traiter” — il réunit tous les mails dont le traitement nécessite un temps important, ceux auxquels on ne peut répondre rapidement. Le deuxième répertorie les mails “En attente de réponse” — ce dossier contient les réponses que l’on attend en priorité, de la part de clients ou de collaborateurs, cela permet de ne pas oublier de relancer certaines personnes. Le troisième dossier s’appelle “Archives”, on peut y glisser tout ce qu’on pourrait vouloir retrouver un jour, c’est une sorte de fourre-tout. Enfin, pour ne pas voir rouge, il est essentiel de régulièrement supprimer le reste de la boîte de réception principale, au risque de conserver des milliers de mails inutiles et pollueurs.

Apprendre à dire non

Stop au sentiment d’urgence

Joséphine met en garde contre cette forme de devoir implicite de répondre dans l’urgence aux mails qu’on reçoit. « C’est comme si la personne attendait immédiatement un retour et bien sûr, on n’ose pas lui dire que la période est trop chargée. Il ne faut pas hésiter à être transparent avec la personne, car il n’y a pas forcément d’urgence du côté de la personne qui vous sollicite. Il faut aussi relativiser : si je ne réponds pas tout de suite, ce n’est peut-être pas “si” grave : on n’exerce pas un métier où la vie de quelqu’un est en jeu. » Pour vous faciliter la tâche et quand c’est possible : prévenez les personnes avec qui vous travaillez de comment vous contacter en cas d’urgence (exemple : préférer les messages ou les appels, les WhatsApp…).

Refuser certains sujets

Pour éviter d’être sur tous les fronts, apprendre à refuser certaines tâches peut être salvateur. S’il s’agit d’une requête d’un manager, c’est intéressant de le confronter à sa demande. « On devrait le mettre face à sa responsabilité en lui demandant ce qu’il souhaite qu’on enlève dans les tâches qu’il a déjà données pour effectuer cet autre travail » explique Julien. Cela permet de laisser le supérieur en position de force. De cette façon, il a toujours le pouvoir mais prend conscience qu’il y a un choix à faire. « C’est de la négociation, ça montre à votre boss qu’il n’a pas recruté n’importe qui ! » s’amuse Julien.

« Suis-je indispensable à cette réunion ? »

Halte au présentisme scolaire qui grignote vos journées. Dans son d’entreprise, Joséphine, incite à ce que chacun se demande si sa présence est vraiment importante : « Dans certains endroits, la durée minimale d’une réunion est de deux heures… donc dans la mesure du possible, il faut tout le temps se dire “est-ce que je dois vraiment faire partie de cette réunion ?” et ne pas hésiter à demander un rappel des objectifs du meeting pour déterminer si notre présence est requise. Le tout est d’amener les choses intelligemment. »

Vous l’aurez compris, la productivité est accessible à qui veut et nécessite quelques fondamentaux organisationnels pouvant considérablement vous délester. En définitive, il n’est jamais trop tard pour optimiser vos capacités, votre énergie et votre concentration, tout en préservant votre bien-être mental et émotionnel. Alors à vous de jouer… Pardon, de travailler.