Comment gérer une période de rush au travail ?

« Je suis charrette », « je suis sous l’eau »… Quand la charge de travail augmente et que le rythme de travail s’accélère, on peut vite se sentir débordé. Que ce soit à la rentrée de septembre ou encore pendant les fêtes, ces périodes de rush peuvent être difficiles à gérer et avoir un impact, tant sur notre vie professionnelle (stress, épuisement et même burn-out) que personnelle (irritabilité, perte de confiance en soi, isolement social). Comment anticiper, gérer et tirer des leçons de ces périodes de rush ? Voici nos six conseils pour sortir la tête de l’eau !

1. Ne pas plonger tout de suite dans le grand bain !

Votre manager vous annonce une période chargée, des échéances rapprochées, des livrables à produire en peu de temps ? Ne foncez pas tête baissée car vous pourriez partir dans la mauvaise direction ou vous éparpiller en vous attardant sur des sujets sans importance. Même si le temps presse, accordez-vous un peu de temps pour réfléchir et vous poser quelques questions primordiales :

• Quels sont les objectifs de ce nouveau projet (pour l’entreprise, le client, les collaborateurs…) ? Cela vous aidera à garder le cap et à ne pas vous disperser.
• Détenez-vous bien toutes les informations nécessaires ? Si ce n’est pas le cas, allez à la pêche pour combler les manques. Cela vous évitera de perdre du temps par la suite et d’éventuels allers-retours inutiles avec vos collègues.
• Qu’attend-on exactement de vous ?
• Quel doit être votre niveau d’implication ? Cela vous évitera de bâcler ou à l’inverse d’en faire plus que ce que l’on vous demande (ce qui n’est pas une mauvaise chose, mais en période de rush, il faut savoir prioriser !).
• Pouvez-vous collaborer avec une personne de votre équipe ? Comment allez-vous vous répartir ces nouvelles tâches ?
• Quel est votre intérêt ? Plus de responsabilités, la possibilité de manager une équipe, l’acquisition d’une expertise, plus de visibilité au sein de l’entreprise ?

2. S’organiser et planifier

Dès lors que vous avez les objectifs en tête, il est temps de s’attaquer à la bête.

• Commencez une to-do list : listez chaque tâche le plus précisément possible. N’hésitez pas à les décomposer ! Cela vous donnera un sentiment de maîtrise et vous permettra de ne rien oublier.
• Priorisez chaque action. Pour cela, vous pouvez vous inspirer de la matrice d’Eisenhower : sur un axe, placez les actions les plus importantes, sur un autre les plus urgentes ; cela vous indiquera les tâches qu’il vous faudra traiter en premier et vous permettra de ne pas perdre de vue la finalité du projet.
• À chaque action, une deadline. Quantifiez le nombre d’heures que chaque tâche vous prendra. N’hésitez pas à adopter un découpage précis : à la demi-journée, voire au quart de journée, mais surtout soyez réaliste ! Ne prévoyez pas deux heures pour une tâche lorsque vous savez pertinemment qu’elle vous demandera plus de temps.
• Représentez le tout dans un rétroplanning : en un coup d’œil, vous pourrez visualiser l’avancée du projet jour après jour et identifier les éventuels retards. Le rétroplanning est également un bon outil pour communiquer avec votre équipe ou votre manager. Si vous gérez une équipe, accordez-vous sur la date de fin de rush afin d’éviter toute démotivation. Pour partager ce planning avec votre équipe et mieux vous organiser, vous pouvez vous aider des outils Trello, Monday, ou encore Asana, qui sont des plateformes de gestion de tâches.

3. Accepter l’imperfection

Une fois votre plan de travail établi, vous vous rendrez compte que certaines actions ne sont peut-être pas faisables à la perfection dans les temps. Or tenter de tout accomplir parfaitement peut être un générateur de stress additionnel. Parlez-en à votre manager et votre équipe pour déterminer quelles sont les tâches qui peuvent être remises à plus tard ou quel niveau de qualité est attendu pour chacune d’entre elles.

On vous ajoute sans cesse du boulot ? Si cela n’est pas prioritaire, affirmez-vous et refusez-le. Apprenez à dire « non » ! Ce mot peut sembler difficile à prononcer mais il vous permettra de mettre des limites et vous protégera d’une surcharge de travail. Pour cela, imaginez dans un premier temps les conséquences qu’un « oui » déclencherait sur votre charge de travail. Puis, listez très factuellement les raisons de refuser. Vous verrez que dire « non » vous permettra également de vous imposer et de montrer aux autres que vous êtes en pleine maîtrise de votre projet.

4. Déléguer

Au travail

Quand on est dans une période de rush, on a tendance à se mettre des œillères et à se donner à fond dans son travail. Mais n’oubliez pas que vous faites partie d’une organisation et donc d’une équipe ! Discuter avec votre manager et vos collègues vous aidera à définir les priorités et à avoir de nouvelles idées.

Vous êtes manager ? C’est l’occasion de donner plus de responsabilités à vos collègues et de les faire participer à l’« effort de guerre ». Déléguez les actions en fonction des compétences de chacun. Identifiez les tâches primordiales, gardez-les pour vous et déléguez les tâches secondaires à votre équipe en essayant d’impliquer ses membres dans le projet.

Vous avez un patron ? Tant mieux ! Une période de rush permet également de tester votre communication avec lui. Tenez-le au courant des avancées, des problèmes éventuels et alertez-le quand la situation vous échappe ! Il est également là pour vous aider et vous orienter.

À la maison

Une surcharge au travail a également des impacts sur votre vie personnelle et émotionnelle (stress, fatigue, irritabilité, etc). Or, après une longue journée de travail, il arrive que l’on enchaîne avec un autre travail : celui de chef de projet… à la maison. Il faut penser aux courses, au ménage ou encore à la lessive, et cela entraîne une dose de stress supplémentaire. Mener de front vie professionnelle, vie familiale et vie sociale, devoir penser à tout pour que tout se passe au mieux, en bref avoir le cerveau encombré de tâches à accomplir, c’est ce qu’on appelle la « charge mentale ». Essayez donc de déléguer un maximum de ces tâches aux personnes avec lesquelles vous vivez. Expliquez-leur également la situation dans laquelle vous vous trouvez en ce moment au travail, cela vous permettra de décompresser et de rationaliser votre stress.

5. Trouver son équilibre

Votre vie personnelle peut vite se trouver impactée par cette période de rush. Voici quelques conseils pour tenir le coup :

• Restez physiquement actif. Les bienfaits du sport en période de stress sont multiples. Tout d’abord sur votre psychisme : cela vous permet de penser à autre chose et de maîtriser votre corps (et donc de vous redonner confiance). Ensuite, physiquement, grâce aux fameuses endorphines qui sont libérées au bout de 30 minutes d’activité. Ces « hormones du bonheur » réduisent les émotions négatives et le stress et ont un effet antifatigue. Impossible de caler une heure dans votre agenda ? Rentrez chez vous à pied, montez les escaliers au lieu de prendre l’ascenseur, levez-vous fréquemment pour faire quelques pas.
• Prévoyez des moments de détente dans votre quotidien. Avez-vous déjà essayé la méditation ? Cette pratique de plus en plus à la mode limite le stress, l’anxiété et le risque de dépression. En effet, une étude réalisée par des chercheurs de Harvard a montré que la pratique de la méditation 30 minutes par jour pendant huit semaines permettait de reconstruire entièrement la matière grise, une région du cerveau en charge de la mémoire, de la confiance en soi, de l’empathie et de la gestion du stress. 30 minutes dans une journée, cela se trouve !
• Essayez de maintenir une alimentation saine. Le café et les boissons énergisantes peuvent paraître tentants dans ces périodes de rush mais ils pourraient également amplifier votre stress. Essayez également de limiter les aliments gras ou sucrés qui demandent plus d’effort pour être digérés et peuvent entraîner une somnolence, notamment après le déjeuner.
• Continuez à faire des pauses et à respecter celle du déjeuner ; elles permettent de diminuer le stress, de se détendre et donc d’être plus productif. De plus, c’est un moment convivial qui joue un rôle non négligeable dans l’intégration et le team building. Enfin, cela vous fait prendre l’air et marcher !
• Dormez ! Selon une étude OpinionWay, 80 % des actifs ressentent de la fatigue lors de leur journée de travail. Mais ils sont seulement 26 % à pratiquer une sieste dans leur entreprise ! Or la sieste au bureau a de nombreux avantages : elle permet d’éviter la somnolence ou le travail peu efficace. Même la NASA la recommande ! D’après elle, une micro sieste (26 minutes très exactement) permettrait d’augmenter la productivité de 34 % et la vigilance de 54 %. Il y a donc autant d’avantages pour l’employeur que pour l’employé. Vive le « nappiness » !

6. Tirer des leçons de cette période

Ça y est ? Vous sortez la tête de l’eau ? Prenez encore quelques instants pour tirer les leçons de cette période en vous posant les questions suivantes :

• Quelles en étaient les causes ? Une prise de retard ? Une mauvaise organisation de l’équipe ?
• Que pouvez-vous faire pour éviter que cela se reproduise ? Ou au moins l’anticiper ?
• Qu’avez-vous appris sur vous ? Vos capacités ? Vos limites ? Où avez-vous été le plus efficace ? Où avez-vous perdu du temps ?
• Qu’avez-vous appris sur l’entreprise ? Sur le fonctionnement de votre équipe ?
• Quelqu’un s’est-il particulièrement démarqué ?

Enfin, n’hésitez pas à célébrer la fin de cette période challengeante, aux côtés de votre équipe ou de vos proches. Remerciez-les de leur soutien !

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Photo by WTTJ