Offboarding : comment rendre les départs plus humains en entreprise ?

L’onboarding est très en vogue. 89 % des candidats décident de rester dans une entreprise au cours de leurs 6 premiers mois. Pour les fidéliser, il faut donc optimiser leur prise de poste. L’outboarding (ou offboarding), son alter-ego, se fait plus discret. Les entreprises capitalisent moins sur ceux qui partent, parfois dans des circonstances tendues, laissant peu de place aux aurevoirs émus et authentiques. Et pourtant, entreprises et talents gagneraient à ne pas bâcler ces adieux. Pour faire le point sur les enjeux de l’outboarding et les formes qu’il peut prendre, nous avons interrogé deux professionnels aux expertises complémentaires :

• Violette le Buhan, Head of Sales chez Ignition Program, dénicheur de talents entrepreneuriaux
• Mathieu Cochet, co-fondateur de Workelo, la start-up spécialisée en onboarding et offboarding à destination principalement des PME et grands groupes

Que vous soyez côté employeur, dans l’équipe qui dit au revoir à l’un des leurs ou celui qui quitte l’entreprise, vous avez tous un rôle important à jouer. Voici les conseils de Violette et Mathieu pour rendre les départs plus carrés, sereins et humains.

1. Bétonner l’administratif

Au moment de l’offboarding, un cahier des charges administratif est utile.

Du côté de celui qui part : réaliser l’état des lieux

• Rendez le matériel et accordez-vous sur son état. Cette étape est utile pour l’entreprise évidemment, mais aussi pour vous. Dans l’idéal, vous devez récupérer la quittance de dépôt vous permettant de prouver que vous avez rendu votre matériel en bon état.
• Réglez le solde de tout comptes. Légalement, c’est un passage obligé pour les deux parties, qui solde la collaboration.

Et pour l’équipe qui reste : sécuriser les informations sensibles

À l’heure des RGPD et des fuites d’informations confidentielles, l’offboarding doit servir à s’assurer que personne d’extérieur à l’entreprise n’ait accès à ses data. « Tout comme quand l’employé arrive, on lui crée l’accès à des données confidentielles, quand il part, il faut penser à couper son badge d’accès. C’est légalement obligatoire », assure Mathieu. Les bonnes pratiques :

• Supprimez les comptes de l’employé qui lui donnent accès aux informations sensibles
• Supprimez ses comptes sur le site, les outils collaboratifs (Slack, Trello, etc.)
• Rédigez un message d’absence sur son adresse e-mail et renvoyer sur celle du successeur
• Supprimez ses accès aux réseaux de l’entreprise (internes ou externes)
• Prévenez les prestataires du départ et laisser les contacts au successeur

2. Mettre en valeur l’expertise

Tout départ s’accompagne d’une déperdition de savoir-faire. Un offboarding réussi comprend donc une transmission d’expertise, au sein de l’équipe ou directement à un successeur.

Prendre le temps d’une vraie passation

Selon Mathieu, l’enjeu est double. « L’équipe doit capitaliser sur les connaissances que la personne a acquises dans l’entreprise. Cette connaissance doit être capturée, transmise. Cela nourrit aussi la personne qui arrive. »

Pour celui qui part, ce processus est d’autant plus important si vous avez aimé travailler là et que vous respectez vos collègues, car dans ce cas vous souhaitez sûrement transmettre votre expertise. C’est une manière de savoir que vos compétences perdureront après votre départ, et de rester loyal envers votre équipe et votre ancienne entreprise. Selon Violette, « on est responsable d’aider proactivement ses collègues, pour quitter l’entreprise en ayant donné toutes les informations utiles. Ainsi, l’équipe et le CEO se sentent respectés”.

Pour l’équipe en poste, c’est aussi une marque de respect et de loyauté. Mais c’est aussi à vous d’accompagner l’employé dans cette démarche, organiser ce temps nécessaire, etc.

Échanger des recommandations

L’offboarding est aussi le moment adéquat pour accompagner la personne qui part dans la suite de sa carrière. Son équipe ou le CEO peuvent attester de sa valeur tant professionnelle qu’interpersonnelle. Ce processus permet à l’employé qui part de valoriser son expérience sur un CV, mais également à l’équipe entière de rester soudée et de conserver un lien privilégié.

Les bonnes pratiques de celui qui part :

• Demandez à vos collègues les plus proches et votre CEO de vous recommander sur LinkedIn.
• Demandez à une ou deux personnes si elles souhaitent vous recommander de manière orale si un futur employeur demandait à s’entretenir avec un ancien collaborateur.

Les bonnes pratiques de l’équipe en poste :

• Faites jouer votre réseau pour l’aider à retrouver un poste, lorsqu’il s’agit d’un licenciement économique, par exemple, mais que votre collaborateur est tout à fait compétent.

3. Rendre les départs plus humains

Ce n’est pas parce qu’une personne part que cela doit forcément mal se passer. Au contraire, si elle a été performante et appréciée, ses collaborateurs ont envie de la remercier.

Miser sur la communication et la transparence

Worst case scenario : faire du départ un tabou qui mine l’ambiance de l’équipe des semaines avant qu’il soit effectif et altère la confiance en eux des collaborateurs. Au contraire, Violette préconise absolument de « prévenir les personnes qui bossent en direct pour assurer la transparence avec l’équipe. »

Les bonnes pratiques de celui qui part :

• Sollicitez un rendez-vous avec votre patron et l’équipe en amont de l’annonce de votre décision
• Soyez transparent sur les raisons de votre départ et vos projets futurs

Les bonnes pratiques de l’équipe en poste :

• Laissez la personne l’annoncer et expliquer son départ, pour réussir à faire le deuil de son poste (car non, il n’est pas toujours facile de se séparer d’une équipe ou d’un emploi qu’on a aimé)
• Parlez-en de manière décomplexée avec votre équipe
• Respectez le choix de la personne qui part

« On a le droit de partir d’une boîte, assure Violette. Il faut éviter de juger, rester bienveillant, respecter cette décision mûrie. » Et quand on en parle sans tabou, c’est plus facile.

Opter pour un offboarding progressif

Chez Ignition Program comme dans nombre d’autres entreprises, on prend soin des talents. Violette explique que l’équipe a expérimenté la technique inédite de l’offboarding progressif. Une manière de se séparer progressivement d’une personne, en ayant tout essayé pour la garder.

Les bonnes pratiques de celui qui part :

Si vous n’êtes plus heureux dans votre poste/l’entreprise :

• N’hésitez pas faire des feedbacks et à expliquer les points bloquants
• Soyez ouvert au changement et aux potentielles améliorations
• Et transparent sur vos nouveaux objectifs

Les bonnes pratiques de l’équipe en poste :

• Recueillez les témoignages des collaborateurs pour être objectifs (ce qui coince mais aussi les points très positifs)
• Proposez un premier entretien de recadrage pour fixer des échéances en matière de réalisations et d’objectifs
• Donnez-vous six mois pour voir si la personne arrive à redresser le cap
• Dans le cas contraire, soyez les plus flexibles possible sur la date et les conditions de sortie

4. Protéger la convivialité

Pour Violette, « Quoiqu’il se passe, c’est sain d’organiser un pot de départ. »

Les bonnes pratiques de celui qui part :

• Faites un petit discours lors d’un pot de départ
• Laissez vos informations de contact
• Donnez des nouvelles lors de votre prise de poste ou de votre installation dans une autre ville

Les bonnes pratiques de l’équipe en poste :

• Organisez un pot de départ avant la date butoir
• Faites un cadeau commun pour dire merci (et ne pas oublier le petit mot !)
• Donnez des informations sur la nouvelle ville si la personne déménage

5. Ne pas bâcler les adieux précipités

Vous savez, ces moments dans lesquels un collègue se fait virer à la vitesse de l’éclair et où il n’y a de temps pour rien de tout cela ? C’est là que la bienveillance d’une équipe prend tout son sens.

Les bonnes pratiques de celui qui doit partir :

• Demandez clairement les raisons de cette séparation
• Demandez la date souhaitée de départ
• Demandez s’il y a des objectifs en termes de mission avant votre départ
• Demander si une personne est choisie pour vous remplacer et si vous devez effectuer une passation

Les bonnes pratiques des managers :

• Envoyez un mail d’explication en restant neutre et objectif, et en remerciant la personne pour ce qu’elle aura bien fait - tout le monde contribue en bien même quand il se fait virer. L’exercice est difficile mais il soulage chacun, on vous l’assure
• Parlez-en avec vos collaborateurs pendant une réunion ou autour d’un café

Les bonnes pratiques des managers RH vis-à-vis de la personne :

• Donnez lui rendez-vous à un pot de départ informel en petit comité (si possible)
• Recommandez-la (si possible)
• Proposez-lui un dernier entretien/bilan où chacune des deux parties peut s’exprimer.
• Remerciez-la dans tous les cas pour ses réussites lors de son passage dans l’entreprise et souhaitez-lui sincèrement bonne chance pour la suite

Une communauté Alumni : un manque à gagner pour les entreprises

Le worst case scenario selon Mathieu : « Quand on part après plusieurs années dans une entreprise, qu’on ferme la porte derrière soi et qu’aucun signe n’est manifesté, on a le sentiment tenace d’avoir été une simple ressource interchangeable et on ne voudra pas recommander l’entreprise à son entourage. »

Pourtant, pour l’entreprise, rester en bons termes permet de capitaliser sur la loyauté de l’employé bien après son départ. « Les entreprises ne sont pas très mûres quant aux départs, commente Mathieu. Elles laissent partir leurs talents sans se rendre compte du potentiel qu’un réseau alumni représente. Car les employés ont un rôle à jouer en terme de relais de communication et de recrutement. »

Les bonnes pratiques pour les employeurs issus du cas d’école Bain & Company, une référence pour l’offboarding depuis plusieurs années :

• Administrer un réseau interne d’Alumni
• Envoyer une newsletter trimestrielle avec les nouvelles du réseau
• Organiser un événement annuel pour pérenniser le réseau

Mathieu estime qu’au moins 80% des entreprises françaises n’ont pas pensé leur processus d’offboarding, il y a donc de l’espace pour être créatif dans ce domaine.

Et quand l’offboarding se propulsera depuis les États-Unis où il est à présent un must-have en ressources humaines, il permettra de déminer les tabous quant aux départs, de dédramatiser ces derniers dans un monde où l’on n’exerce plus le même métier toute sa vie ni dans le même secteur.

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Photo : WTTJ