Kolegové ve zkušební době – zlomový bod pro (společnou) budoucnost

Konečně jste přijali tolik očekávaného nového kolegu. Strávili jste celé dny procházením přijatých žádostí… bez úspěchu. V zoufalství jste procházeli pracovní portály, pak následovaly schůzky. Viděli jste se poprvé, podruhé, potřetí. Navzájem jste si sedli, a tak jste si řekli ANO a slavnostně podepsali smlouvu. Takže, jde se na to! Zjistěte, jak optimalizovat a přizpůsobit zkušební dobu na míru novému zaměstnanci tím, že zefektivníte onboarding, tak aby zkušební doba šla ruku v ruce s procesem začlenění.

V souvislosti se silným hospodářským oživením a nedostatkem pracovníků na trhu se společnosti snaží přilákat a hlavně udržet talenty, zvláště ty úzce vyprofilované.

Firmy mohou jejich odchodu zabránit tak, že jim budou věnovat větší pozornost a začlení je do procesů již od prvních chvil.

Pro období začleňování nového zaměstnance do společnosti se používá z angličtiny vzešlý termín onboarding. Co je jeho cílem? Efektivně zaškolit nováčka a získat si jeho loajalitu.

Časopis Forbes v článku věnujícím se onboardingu uvádí: „4 % nováčků odcházejí z nové práce hned po prvním nepovedeném dni a 22 % z celkové fluktuace se odehrává během prvních 45 dní.“ Pro firmy to znamená obrovské výdaje navíc, protože náklady na najmutí nového zaměstnance se rovnají trojnásobku mzdy toho odcházejícího.

4 % nováčků odcházejí z nové práce hned po prvním nepovedeném dni a 22 % z celkové fluktuace se odehrává během prvních 45 dní.

Přinášíme vám několik tipů, jak se této nemilé situaci vyhnout.

1. Připravte se na příchod

Je to tady. Smlouva podepsána a nováček nastupuje už za týden!

Týden je dlouhá doba na to, aby změnil názor, a zároveň krátká doba na přípravu všeho potřebného. Úzkost střídá vzrušení. Tolik emocí, které vás mohou zpomalit a rozptýlit! Zhluboka se nadechněte a pokračujte krok za krokem. Jako první nachystejte vše, co bude první den nový kolega potřebovat. Jsou to sice základní nezbytnosti, které každý zná, pojďme si je ale raději zopakovat.

• Ujistěte se, že nový zaměstnanec si bude mít v den D kam sednout (a že bude místo uzpůsobeno jeho potřebám). Teď si pravděpodobně ťukáte na čelo a myslíte si své o radě nad zlato.

• Poskytněte mu veškeré vybavení (počítač, telefon, atd.), i kdyby neměl zůstat kámen na kameni. Vždycky je lepší mít v zásobě čtyřbarevné propisky a zápisníky než na poslední chvíli láteřit, že se výbava nestihla doručit včas, a nechat nového zaměstnance v rozpacích z toho, že nebude schopen plnit své úkoly. Ušetříte si tak pár vrásek.

• Informujte ostatní o jeho příchodu, jasně a nahlas, tak aby se novinka dostala ke všem a nováček byl v den D očekáván. Zkuste v nich vzbudit zvědavost.

• Naplánujte program na první dny, aby nově příchozí měl možnost potkat všechny důležité osoby ve firmě. Ujistěte se, že jsou všichni k dispozici a nic vám nenaruší dynamiku dne.

• A nakonec, příchod je třeba oslavit! V závislosti na firemní kultuře zorganizujte při této příležitosti snídani, oběd nebo nějaké setkání po práci. Neformální setkání pomáhají vytvářet přátelskou atmosféru a vztahy.

Buďte novému zaměstnanci k dispozici a žádejte to i od ostatních. Přišel k vám, aby zapadl do kolektivu, ne aby fungoval jako stroj!

2. Uvítací delegace

Velký den nadešel, dorazila tolik očekávaná posila týmu. Jen taktak jste dokončili uvítací brožuru a stále máte na paměti již zmíněné informace z článku ve Forbesu. Abyste tomu předešli, dáte nováčkovi veškeré vybavení, na jaké si jen dokážete vzpomenout.

Jste usměvaví, přívětiví a přítomní fyzicky i psychicky. Aktivně nasloucháte, na nového zaměstnance se 100% soustředíte, jste pozorní vůči jeho emocím, pocitům a potřebám. Tímto přístupem mu ukazujete, že se o něj zajímáte, a začnete tak budovat vztah založený na důvěře. To ale není všechno! Správné uvítání je umění, neusínejte na vavřínech. V rámci uvítacího procesu nového kolegu představte všem stávajícím zaměstnancům. Tím, že ho představíte, zároveň určíte jeho místo ve společnosti a usnadníte mu začlenění.

Malá rada: může se stát, že první dny budete stejně vyčerpaní jako nově příchozí. Předzásobte se vitamínem C, uvidíte, že vám dodá energii.

3. Komunikujte a předávejte informace

Dny plynou a nový kolega se začíná zabíhat. Neusínejte na vavřínech, jeho zaškolení zdaleka není u konce. Nadále se mu věnujte, komunikujte s ním. Jen tak mu budete moci předat veškeré informace nezbytné k výkonu práce, ale také to, co se od něj očekává jako od člena týmu. Komunikace je základním kamenem úspěšné integrace. Sdělte mu odborné informace, které potřebuje, nebojte se je zopakovat a odkazujte ho na správné lidi…

„Zásadním problémem komunikace je iluze, že k ní skutečně dochází.“ George Bernard Shaw.

Buďte obezřetní, nejdůležitější je většinou nevyřčené. Věnujte pozornost neverbálnímu chování, abyste zjistili, jestli vám kolega porozuměl nebo jestli s vámi souhlasí. Požádejte ho, aby vám přeformuloval to, co jste mu právě sdělili. Malá rada: používejte tuto metodu, jak často bude potřeba. Skutečně funguje.

A nepropadejte panice, až si z vás budou ostatní utahovat a přezdívat vám Tryfon Hluchavka z Tintinových dobrodružství.

4. Buďte při zaškolování shovívaví

Myslete na to, že začleňování se do nového prostředí není vždy jednoduché. Aby byl onboarding co nejefektivnější, určete mentora, který bude mít na starosti hladký průběh zaškolování. Můžete to být vy nebo někdo z týmu, ale nepodceňujte důležitost této role.

I když je váš nový kolega schopen pracovat nezávisle, mentor se vždycky hodí alespoň k tomu, že ohodnotí, jaké je jeho tempo zaučování, jaké udělal pokroky a v případě potíží se na něj bude moci obrátit. Funguje to vážně jako kouzlo, tohle jednoduché opatření zvyšuje produktivitu.

Nezapomínejte novému kolegovi připomínat interní pravidla, která je třeba respektovat. Bez nich to nejde. Chráníte tak jeho i firmu. V průběhu zkušební doby se formují návyky. Mějte oči na stopkách, zkoumejte, analyzujte a reagujte.

Buďte opatrní, pokud dojde k nějakým nedorozuměním, sporům nebo dokonce hádkám.

5. Chvalte a přiřazujte odpovědnost

Dny plynou, nový kolega dělá pokroky a zaznamenává první úspěchy.

Nezapomínejte ho chválit a přidělovat mu odpovědnost už ve zkušební době. Je to nejlepší způsob, jak v něm probudit nadšení a zapojit ho do chodu podniku.
Tak jako se děti učí říkat „děkuji“, manažeři by se měli učit říkat „výborně“.

Slovo, které k ničemu nezavazuje, nic nestojí, ale vyjadřuje uznání k práci druhého.

Svěřte mu úkoly, srozumitelně a jasně mu vysvětlete, co se od něj očekává, a nechte mu volné pole působnosti, aby si práci přizpůsobil podle svých představ.

„A co považuje český zaměstnanec ve své práci za nejdůležitější? Jasné cíle a záměr společnosti a týmu, celkově jasnou komunikaci – informace o cílech a úspěších společnosti, schopnost definovat priority a v neposlední řadě obecně dostatek zpětné vazby – uznání a ocenění. Jestliže chcete dosáhnout výrazně lepších výsledků při práci s lidmi, zaměřte se na tyto parametry a budete překvapeni, jak rychle se dostaví výsledky!“ dozvídáme se z článku Jací jsou čeští manažeři

Pokud chcete, aby vám zaměstnanci neodcházeli, důvěřujte jim.

Dáte-li nováčkovi odpovědnost za nějaký úkol, dodáte mu pocit, že jeho práce má pro firmu skutečný dopad.

Pierre Maurin z personální agentury Alhambra International Executive Search trvá na tom, že: „Nejkvalitnější onboarding by měl trvat tři až šest měsíců, někdy dokonce celý rok.“

Diagramy na blogu toto prohlášení potvrzují a uvádějí, že: „36,1 % pracovních smluv na dobu neurčitou se rozváže během prvních 12 měsíců.“

„36,1 % pracovních smluv na dobu neurčitou se rozváže během prvních 12 měsíců.“

Nevzdávejte to, zaškolování nových talentů je dlouhodobý proces. Jestli nevíte, jak na to, inspirujte se mistry v oboru, jako je Twitter, Buffer, LinkedIn, Zappos, Facebook, Google a Pinterest!

6. Potvrzení, prodloužení, ukončení

Zkušební doba, jak její název napovídá, je testovací fáze, pokus.

Během tohoto období hodnotíte chování a schopnosti nového kolegy, který testuje, jak mu sedne nové místo a pracovní prostředí.

Využijme zkušební dobu k zamyšlení. Stejně jako zásnuby nemusejí nutně skončit svatbou, někdy může dojít k prodloužení a někdy dokonce k přerušení.

Ať se rozhodnete jakkoliv, nezapomínejte přitom na empatii a komunikaci.

Úspěšné završení zkušební doby – nenechte to bez povšimnutí

Váš zaměstnanec úspěšně završil zkušební dobu. To není samo sebou.

• Vyhraďte si na něj čas, tvařte se slavnostně, mluvte o tom, co se mu povedlo. Zeptejte se ho, jestli má nějaké pochybnosti a hlavně mu naslouchejte.
• Ujistěte se, že jste si vzájemně porozuměli v otázkách pracovních povinností.
• Požádejte ho o zpětnou vazbu.
• A především mu vřele pogratulujte.

Prodloužení pracovní doby – povzbuďte ho, projevte mu důvěru

Máte pochybnosti o schopnostech nebo chování nového zaměstnance? Prodlužte mu zkušební dobu, ale ne ledajak.

• Buďte empatičtí a povzbuzujte ho.

• Ukažte mu, že mu důvěřujete.

• Zeptejte se, co by mu pomohlo k lepším pracovním výkonům.

Ukončení pracovního poměru ve zkušební době

Nový zaměstnanec nesplňuje očekávání. Nedělejte z toho drama ani to neberte jako selhání.

Vezměte si k srdci slova Nelsona Mandely: „Nikdy neprohrávám. Buď vyhrávám, nebo se učím.“ Poučte se z této zkušenosti, abyste příště dosáhli toho, čeho chcete.

„Nikdy neprohrávám. Buď vyhrávám, nebo se učím.“ Nelson Mandela

Nezapomínejte, že mluvíte s lidskou bytostí, a že i když odvedená práce neodpovídá vašim očekáváním a požadavkům, zaslouží si pozornost a úctu.

• Buďte empatičtí.

• Vysvětlete mu, proč jste se rozhodli pro ukončení pracovního poměru.

• Poraďte mu, jak dál.

• Udělejte si čas a vyslechněte si jeho názory a připomínky. Určitě v nich naleznete tipy na zlepšení.

• Informujte o odchodu kolegy ve firmě. Buďte transparentní a nebojte se o tom mluvit.

Neztrácejte naději, příště to určitě vyjde!