La période d’essai : un moment crucial pour un avenir commun ou non

Enfin, vous l’avez recruté : le collaborateur idéal, la pépite tant recherchée. Vous avez passé vos jours à éplucher chacune des candidatures reçues en réponse à votre annonce… sans succès. Au désespoir vous l’avez cherché sur les jobboards, puis vous l’avez rencontré, une fois, deux fois, trois fois, vous vous êtes séduits mutuellement et vous vous êtes dit OUI en apposant vos signatures sur un solennel contrat. La belle affaire, c’est là que tout commence ! En quelques lignes, découvrez comment optimiser et personnaliser la période d’essai de votre collaborateur grâce à la mise en place d’un processus d’onboarding performant pour que période d’essai rime avec période d’intégration.

Onboarding ?

Dans un contexte de reprise économique forte et donc de pénurie de talents, les entreprises peinent à recruter mais encore plus à fidéliser leurs collaborateurs, notamment lorsque les compétences de ces derniers sont rares.

Pour minimiser la fuite de ces talents, il est donc primordial pour les entreprises de les associer et les impliquer dès leur intégration.

Onboarding, ce mot so british désigne la période d’intégration de chaque nouveau collaborateur. L’objectif ? Rendre ce dernier rapidement opérationnel et fidèle à l’entreprise.

Le magazine Forbes, dans son article Pourquoi l’onboarding représente un enjeu majeur ? indique que « 4% des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse et que 22% des rotations de personnel ont lieu pendant les premiers 45 jours. » Ce qui représente un coût exorbitant pour les entreprises puisque le coût de remplacement est de 3 fois le salaire de l’employé parti !

4% des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse et que 22% des rotations de personnel ont lieu pendant les premiers 45 jours.

Pour éviter cette tragique situation, nous avons quelques idées à vous communiquer:

Numéro 1 : Préparer l’arrivée

Ça y est ! Le contrat est signé et le petit nouveau commence dans une semaine.

Une semaine, c’est trop long (pourvu qu’il ne change pas d’avis), trop court (tout ne sera jamais prêt le jour J).

Vous oscillez entre angoisse et excitation. Autant d’émotions qui ont pour effet de vous parasiter et risquent de vous amener à vous disperser !

Respirez et procédez par étape.

La toute première étant de préparer chaque détail de l’arrivée du petit nouveau.
C’est le B.A BA mais sait-on jamais ? Passons ensemble en revue les éléments à ne pas oublier.

• Assurez-vous que votre nouveau collaborateur ait bien, le jour J une place (si possible accueillante) attribuée dans les locaux. Vous faîtes les gros yeux en lisant ce conseil pourtant au royaume des champions de l’intégration cela s’est vu !
• Remuez ciel et terre pour que son matériel de travail (ordinateur, téléphone etc.) soit arrivé et installé. C’est toujours mieux que de fournir un stylo 4 couleurs et le carnet commercial de l’année puis de pester pendant une semaine parce que le matériel aura du retard, que le nouveau sera désemparé et ne pourra pas s’approprier ses missions correctement. Je vous assure, épargnez-vous, des cheveux blancs en anticipant !
• Communiquez autour de son arrivée. Un nouveau talent débarque, il faut le proclamer haut et fort, le faire savoir afin qu’il soit attendu. Suscitez la curiosité des équipes en place.
• Organisez à l’avance ses premières journées afin qu’elles soient remplies de belles rencontres dynamiques qui confirmeront son envie d’évoluer dans la société. Pour cela, veillez à ce que chacune des personnes concernées soit disponible à l’horaire que vous aurez prévu (organisation quand tu nous tiens !)
• Enfin, une arrivée cela se fête ! En fonction de la culture de votre entreprise, organisez un petit déjeuner / déjeuner / afterwork afin de « marquer le coup ». Une réunion conviviale permet de créer des liens, de l’affect.

De façon générale, soyez disponible pour votre nouvelle recrue, dégagez-vous du temps avec elle et demandez aux collaborateurs en place d’en faire autant. Le nouveau salarié rejoint une aventure humaine, il n’intègre pas une machine !

Numéro 2 : Accueillir et positionner

Puis c’est le grand jour : l’arrivée du fameux nouveau. Vous venez à peine de finir le livret d’accueil à son attention et vous avez toujours en tête le constat funeste énoncé par le magazine Forbes. Pour éviter cela, vous mettez le paquet sur l’accueil de ce jeune talent. Ainsi, vous êtes souriant, bienveillant, disponible physiquement et psychologiquement. Vous pratiquez l’écoute active c’est-à-dire 100% focus sur le nouveau collaborateur, ses émotions, ses ressentis, ses besoins. Par cette attitude, vous lui prouvez que l’on se préoccupe de lui et commencez à tissez un lien de confiance.

Mais ce n’est pas fini ! L’accueil est tout un art et ce n’est pas de tout repos. Accueillir c’est également présenter la nouvelle recrue à l’ensemble des salariés de l’entreprise. Présenter le nouveau vous permet ainsi de le positionner au sein du groupe et de responsabiliser et souder les autres membres de l’équipe autour de son intégration.

Nota Bene : il se peut qu’après cette première journée, vous soyez autant épuisé que lui ! La vitamine C sera votre amie pour tenir les jours suivants.

Numéro 3 : Communiquer et transmettre

Les jours passent, et le nouveau collaborateur commence à prendre doucement ses marques. Ne relâchez pas votre effort, son intégration est loin d’être terminée. Continuez de prendre le temps de communiquer avec lui. C’est en communiquant que vous pourrez lui transmettre le savoir-faire essentiel à son nouveau poste mais également le savoir-être attendu au sein de votre tribu. La communication est la clé de voûte d’une intégration réussie. Transmettez-lui les informations professionnelles dont il a besoin, répétez les choses plusieurs fois, orientez le vers les bonnes personnes…

« Le seul problème majeur dans la communication est l’illusion qu’elle a eu lieu »

George Bernard Shaw.

Méfiez-vous, les choses les plus importantes sont souvent celles qui n’ont pas été dites. Soyez attentif au comportement non verbal de votre collaborateur afin de savoir s’il vous a compris, s’il est d’accord avec vous. Une des techniques pour s’en assurer est de demander au destinataire de reformuler le message et de verbaliser son accord. Un conseil : usez et abusez de cette méthode, elle est efficace. Et pas de panique si ensuite on vous surnomme « Professeur Tournesol ».

Numéro 4 : Accompagner et encadrer avec bienveillance

Souvenez-vous ! Débarquer dans un nouvel environnement est loin d’être évident… Afin de sécuriser votre onboardé, indiquez-lui un référent qui aura pour rôle de l’accompagner et de l’encadrer dans la bienveillance. Ce référent, cela peut être vous ou une autre personne de votre équipe mais ne doutez pas de sa nécessité. Même si votre nouvelle recrue est autonome, désigner une personne référente lui permet d’apprécier son rythme d’apprentissage, sa progression ou encore dese confier en cas de difficulté. Et oh magie, ce simple fait augmente la productivité de votre collaborateur et le rend plus opérationnel. What else ? Enfin, toujours dans l’optique de guider votre collaborateur sur la voie de la réussite, n’hésitez pas à lui rappeler les règles de l’entreprise et à les faire respecter. En agissant ainsi, vous instaurez un cadre protecteur autant pour votre entreprise que pour ce jeune salarié.

C’est pendant la période d’essai que les habitudes s’installent. Œil de Lynx, scrutez, analysez et réagissez. Et rappelez-vous, il n’y a pas de petite querelle, pas de petite incompréhension, surtout en période d’essai, soyez vigilant!

Si vous ne me croyez pas, lisez Amadou Hampâté Bâ et on en rediscute !

Numéro 5 : Féliciter et responsabiliser

Les jours s’écoulent. Le nouveau talent progresse et rencontre ses premiers succès. N’hésitez pas à le féliciter et le responsabiliser dès la période d’essai. C’est le meilleur moyen de développer son enthousiasme et son engagement. Tout comme on apprend à un enfant à dire merci, il serait bon d’apprendre aux managers à dire « bravo ».

Les travailleurs français se distinguent par leurs attentes extrêmement fortes en matière de réalisation et d’expression de soi dans le travail.

Bravo, un mot qui ne vous engage en rien, qui ne vous coûte rien mais qui valorise et reconnait le travail de l’autre. Confiez des tâches claires à votre onboardé puis laissez-le s’organiser comme il le souhaite.
Dominique Meda, sociologue soutient que « les travailleurs français se distinguent par leurs attentes extrêmement fortes en matière de réalisation et d’expression de soi dans le travail. » Ce constat est d’autant plus vrai pour les digital natives qui ont besoin de se sentir autonomes.

Si vous souhaitez garder vos talents, faîtes leur confiance.

En responsabilisant votre nouvelle recrue, vous lui prouvez qu’elle peut avoir un impact sur l’entreprise et renforcez son implication. Pour finir, Pierre Maurin, Senior Partner au sein du cabinet de chasse Alhambra International Executive Search insiste sur le fait que « les meilleures méthodes d’Onboarding ont un processus qui dure de trois à six mois, voire même jusqu’à 12 mois. » L’infographie publiée par le blog id-carrieres vient corroborer ce message mettant en lumière que « durant les 12 premiers mois, le risque de rupture d’un CDI est de 36,1 % ».

Durant les 12 premiers mois, le risque de rupture d’un CDI est de 36,1 %.

Ne relâchez pas vos efforts, l’onboarding de vos talents est un processus sur le long terme.

Si vous manquez d’inspiration, allez prendre exemple sur les stars de l’onboarding que sont Twitter, Buffer, Linkedin, Zappos, Facebook, Google et Pinterest !

Numéro 6 : validation, prolongation, rupture de la période d’essai

Une période d’essai, comme son nom l’indique, est une phase d’expérimentation, une tentative.
Pendant cette période, vous évaluez le comportement et les aptitudes de votre collaborateur qui, de son côté, expérimente un nouveau poste et/ou un nouvel environnement de travail. La période d’essai est donc un temps de réflexion. Tout comme les fiançailles ne supposent pas forcément un mariage, une période d’essai peut être validée, prolongée ou rompue.
Quelle que soit votre décision, vos meilleurs alliés seront l’empathie et la communication.

Période d’essai validée – marquer le coup

Votre collaborateur a réussi sa période d’essai. Il faut marquer le coup !

• Soyez solennel, accordez-lui un temps privilégié, revenez sur ses réussites, ses doutes et écoutez-le.
• Assurez-vous que l’engagement soit réciproque.
• Demandez-lui un rapport d’étonnement.
• Et surtout, surtout félicitez-le chaleureusement.

Période d’essai renouvelée – encourager – montrer que l’on a confiance

Vous avez des doutes sur les aptitudes ou le comportement de votre collaborateur : prolonger sa période d’essai, mais pas n’importe comment !

• Soyez empathique et encourageant.
• Montrez à votre collaborateur que vous avez confiance en lui.
• Demandez-lui ce qui pourrait être mis en place pour l’aider.

Rupture de la période d’essai : préparation et communication

Votre collaborateur ne correspond pas à vos attentes. Ce n’est pas un drame, ni un échec. Philosophez sur les paroles de Nelson Mandela : « Je ne perds jamais. Soit je gagne, soit j’apprends » et dites-vous que cette expérience vous permet de mieux déterminer votre cible.

« Je ne perds jamais. Soit je gagne, soit j’apprends. »

Nelson Mandela

En revanche, n’oubliez pas que vous avez affaire à un être humain et que même si les résultats ou l’attitude de ce dernier ne sont pas à la hauteur de vos espérances, il mérite votre considération et votre respect.

• Soyez empathique.
• Expliquez-lui les raisons de la rupture de sa période d’essai.
• Orientez-le et conseillez-le.
• Prenez le temps d’écouter son ressenti et ses explications, elles vous apporteront certainement des axes d’amélioration.
• Prenez également le temps de communiquer au sein de l’entreprise autour du départ de ce collaborateur. Soyez transparent et disponible.

Hauts les cœurs, vous allez vous en sortir !

Photos by WTTJ