L'approche agile réservée aux métiers de la tech, vraiment ?

Conçues pour permettre un meilleur développement des projets informatiques, les méthodes agiles s’invitent désormais partout dans l’entreprise. Dans les fonctions RH, communication ou marketing, on s’en empare pour fluidifier les échanges, apporter plus de transparence, progresser ensemble et gagner en efficacité.

Rencontre avec Vanessa Walkowiak, chargée de recrutement, et Charlotte Abdelnour, responsable communication chez OCTO Technology, cabinet de conseil et de réalisation IT, pour savoir comment utiliser l’agile au quotidien et dans toutes les équipes de l’entreprise.

Qu’est-ce que l’approche agile ?

L’approche agile est plus une philosophie qu’une méthode de travail à proprement parler. Elle redéfinit totalement la manière de concevoir la réalisation d’un projet informatique par rapport aux approches dites traditionnelles.

Dans l’approche traditionnelle, pour développer un projet, on définit en amont toutes les actions à mener, on établit un planning puis on mène à bien ce plan d’action en interne. Le client n’est pas impliqué dans la phase de développement et il n’y a aucune possibilité de modifier le cahier des charges en cours de route. Ce n’est qu’une fois le projet terminé qu’il est présenté au client pour validation.

Problème : cette longue période de travail durant laquelle les équipes n’échangent plus avec le client peut entraîner bien des désagréments. Les besoins du client ont évolué, certaines fonctionnalités développées s’avèrent finalement inutiles quand d’autres font cruellement défaut, le budget est souvent largement dépassé, etc. Le Chaos Report publié en 2015 par le Standish Group indiquait ainsi que seuls 29% des projets informatiques sont réellement des succès !

Au contraire, avec l’approche agile, les équipes tech’ fonctionnent de manière itérative et coopérative, en impliquant le commanditaire à chaque étape. Tout peut évoluer puisqu’une attention particulière est portée à la priorisation. Dans les faits, cela change totalement la manière de travailler : plus de souplesse, d’écoute, de collaboration, on n’hésite pas à revenir en arrière pour solutionner tous les problèmes que l’on rencontre et ainsi gagner en efficacité.

Charlotte, responsable communication, témoigne : « Avec la méthode agile, au delà de la colocalisation des équipes (elles travaillent directement chez le client, ndlr), on est sur des cycles courts avec des points réguliers et des validations intermédiaires, ce qui permet de comprendre qu’on fait fausse route bien avant d’être arrivés au bout de la mission. Cela permet aussi d’entretenir la communication dans une équipe de fait plus engagée, de créer un circuit d’information entre les collaborateurs pour s’assurer qu’on va dans la bonne direction. La communication est facilitée par des rituels d’équipe, des démos, des Kanban, et bien d’autres outils… »

Pourquoi et comment adopter l’approche agile dans toute l’entreprise

Si l’approche agile peut être utile partout, c’est parce qu’elle est en réalité bien plus un état d’esprit qu’une méthode à appliquer. D’ailleurs, s’il existe de nombreux outils permettant d’adopter une approche agile, cela ne signifie pas qu’on doive tous les utiliser. Chacun a sa manière d’être agile.

Charlotte explique : « L’agilité, je le vois plus comme une valise avec plein d’outils dans laquelle tu vas piocher pour construire un environnement de travail qui te correspond. On adapte ces outils à notre contexte, à notre problématique. En fait, l’agilité, c’est du bon sens et c’est surtout intimement lié à la culture de l’organisation ».

En revanche, quels que soient les outils utilisés, l’agilité nécessite d’adopter des méthodes de travail bien spécifiques. On fait le point sur quelques-unes des bonnes pratiques de la méthode agile, à mettre en place dans toutes les équipes…

1. Favoriser les échanges, sortir d’une organisation pyramidale

L’agilité encourage les échanges entre les membres d’une équipe : faciliter la prise de parole, inviter des membres d’autres équipes à certains brainstormings, inciter les collaborateurs à s’emparer de tous les sujets… Elle permet de trouver des solutions créatives et efficaces en faisant participer tout le monde. C’est bénéfique à tous les niveaux de l’entreprise, que ce soit dans les ressources humaines, les services administratifs, la communication ou les environnements de production.

Selon Charlotte : « Avec l’agilité, il n’y a pas de silo. Personne n’a pas le monopole des bonnes idées. Chez OCTO, si un consultant junior a une super idée, il peut en faire part au community manager qui va venir en parler à l’équipe pour qu’on réfléchisse ensemble à la meilleure manière de la mettre en place. Il y a plein d’expertises partout, il faut s’en servir pour résoudre les problèmes et améliorer les méthodes de travail. Par exemple, on a un projet de réorganisation en ce moment en interne et tout le monde y participe, même des personnes qui n’ont a priori aucune expertise organisationnelle. »

« Avec l’agilité, il n’y a pas de silo. Personne n’a pas le monopole des bonnes idées. »

2. Mettre en place des rituels favorisant la coopération

L’agilité favorise la coopération par la mise en place de rituels au cours desquels les membres des équipes prennent la parole tour à tour. C’est le cas par exemple du stand-up meeting, une réunion assez courte où les membres de l’équipe sont debout et s’expriment tour à tour. Finies les réunions qui s’éternisent, où chacun est assis autour de la table à écouter le chef parler, attribuer les tâches et poser des questions. Chacun peut s’exprimer librement, expliquer ce qui va et ce qui ne va pas, de quelle aide il a besoin, etc. Les membres de l’équipe s’écoutent et réajustent au besoin l’organisation pour que tout le monde puisse travailler correctement et efficacement.

Vanessa, chargée de recrutement, explique : « Dans l’équipe RH, on organise un stand-up meeting tous les 15 jours. Durant ce stand-up, chaque personne parle de son activité des 2 dernières semaines et de la semaine à venir. Chacun arrive avec ses post-its avec les différentes tâches faites et à faire et les colle sur un mur. Il y a une colonne concernant les semaines passées, une autre pour les semaines à venir. On a également une colonne fierté et une colonne douleur, dans laquelle on note les choses qui nous ont apporté satisfaction ou plus ou moins irritantes, ce qui nous a embêté pour pouvoir en parler. Ça nous permet de faire le point sur ce qu’il s’est passé et ce qu’il va se passer. »

3. Se doter d’outils collaboratifs

En matière de suivi de projet, l’agilité favorise également les outils collaboratifs comme les kanban, les trello ou encore des outils natifs que les entreprises développement elles-mêmes pour répondre à des besoins spécifiques. Ces outils de gestion permettent d’avoir une vision d’ensemble du projet. Ainsi, chacun voit ce qu’il a à faire mais également ce que les autres ont à faire et la manière dont le tout s’articule. C’est essentiel pour avancer dans la même direction.

Vanessa précise : « On a un outil très efficace en interne qui permet à chaque membre de l’équipe RH de suivre ses candidats mais aussi ceux des autres. Avant, on était sur des dossiers papiers avec des CV triés à la main, à l’ancienne. Avec notre outil, on a gagné en réactivité, en professionnalisme, il y a un meilleur suivi des candidats, on sait toujours où on est, c’est totalement transparent. Si un collègue est malade, cela reste fluide car on peut prendre la suite de ses projets ».

« Avec notre outil, on a gagné en réactivité, en professionnalisme, […] on sait toujours où on est, c’est totalement transparent »

Ce type d’outils permet à chacun de renseigner ce sur quoi il travaille, où il en est et se tenir informé de l’état d’avancement de ses collègues. On peut ainsi avoir une vision d’ensemble et on évite les déperditions d’information. Mais là encore, il ne s’agit pas d’adapter une méthode à la lettre, d’imposer des outils ou une façon de travailler. Pour que cela fonctionne, l’approche agile doit toujours être personnalisée.

Pour Charlotte : « Il faut trouver le type de rituels et la fréquence qui convient à l’équipe. Par exemple, en communication, on fait des kick-offs tous les lundis. Mais d’autres équipes n’ont pas besoin de faire des réunions toutes les semaines. De même, pour ce qui est de l’organisation du travail, on n’impose pas une liste de tâches avec des deadlines qui ne tiennent pas compte des contraintes et des besoins de chacun. Les personnes doivent pouvoir parler de leurs problématiques librement ou proposer leur aide à un autre membre en difficulté s’ils le souhaitent. Enfin, on accorde toujours une grande importance au fait de célébrer nos réussites ! »

4. Célébrer l’échec, privilégier l’itération

L’itération et l’adaptation sont au coeur de l’approche agile. Cela implique d’appréhender l’échec comme un outil d’apprentissage, non comme quelque chose à éviter à tout prix. Les méthodes agiles incitent donc à tester ses idées le plus rapidement possible pour éviter de s’engager trop loin sur une mauvaise piste. En somme, c’est en se trompant qu’on apprend et qu’on s’adapte. On peut ainsi modifier sa trajectoire pour être sûr d’arriver à bon port.

« À partir du moment où tu penses que tu as une bonne idée, teste-la ! On dit souvent des choses comme “Si t’as pas testé, tu peux pas savoir si ça marche” ou encore “il vaut mieux demander pardon que la permission”. Il faut avoir la fierté de l’échec. Si tu te plantes, tu auras appris des choses et c’est déjà un succès en soi. Par exemple, avant de sortir un énorme plan de communication sur un thème donné, je vais d’abord en mesurer l’impact en faisant une petite opération. Je teste mon idée. L’état d’esprit agile, c’est de l’adaptabilité, de la curiosité et le droit à l’erreur » explique Charlotte.

« Si tu te plantes, tu auras appris des choses et c’est déjà un succès en soi. »

Plus qu’une méthode, l’approche agile est donc un état d’esprit reposant sur des principes de collaboration et d’itération adaptables à tous les domaines de l’entreprise. Dès lors qu’un groupe doit travailler ensemble pour résoudre un problème, atteindre un objectif ou accomplir une mission, il peut se servir des méthodes agiles pour gagner en efficacité et en bien-être des équipes.

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Photo d’illustration by WTTJ