« Ça va le faire » : pourquoi sous-estime-t-on toujours notre temps de travail ?

« Tu as trois mois, jour pour jour, pour rendre ce rapport. », ordonne votre boss. « Trois mois.… Mais trois mois à partir… euh… Avec combien de temps de retard ? », aurait répondu le Numérobis en vous, avec franchise. Mais vous n’êtes pas Numérobis. Non, dans votre monde à vous, la réponse est tout autre. « Bien sûr, ça va le faire ! », dites-vous avec un joyeux mélange d’enthousiasme et de déni. Trois mois plus tard, le constat est sans appel : non, cela ne l’a pas fait. Et ce n’est ni la première, ni la dernière fois. Alors, une question se pose : pourquoi n’évalue-t-on jamais correctement le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche ?

Dans la grande famille des biais cognitifs, je demande… le biais de planification

Bonne pioche ! Mais qu’est-ce que ce nouveau biais cognitif (schéma de pensée trompeur et faussement logique, ndlr) exactement ? Le biais de planification est notre tendance naturelle à sous-estimer le temps nécessaire à l’accomplissement d’une tâche. Ainsi (tant qu’à faire) que les coûts et les risques associés… et même si cela contredit nos expériences passées.

Ce biais est donc l’illustration parfaite de notre grand optimisme, mais aussi (et surtout) de notre difficulté à remettre en question nos propres capacités et notre faculté à reproduire sans cesse les mêmes erreurs. « Cela fait 5 ans que je suis journaliste. On pourrait penser qu’avec le temps, je suis capable d’estimer assez finement le temps nécessaire à la rédaction d’un article… mais non. Je mets presque systématiquement 10 à 20 % de temps supplémentaire à ce que j’avais estimé au départ », partage Alicia.

Et Alicia n’est pas une exception. Car même le fait d’être conscient de ce biais ne permet pas de l’éviter. En effet, la recherche montre que nous n’apprenons pas de nos erreurs passées. Nous préférons souvent suivre notre instinct, même si nos prévisions précédentes se sont révélées erronées. Un phénomène qui commence généralement à l’école (« C’est sûr, cette fois, je terminerai ma dissertation en trois heures max ». Raté) et se poursuit à l’âge adulte (« C’est sûr, cette fois, nous terminerons le reporting en trois semaines max ». Encore raté). Car nous avons tous tendance à croire que, cette fois, ce qui a ralenti le projet précédent ne s’appliquera pas. L’être humain, une tête de mule ? On dirait bien.

D’où vient ce décalage entre nos estimations et la réalité ?

Nos biais nous amènent à mal planifier l’avenir, nous obligeant à prendre des décisions qui ignorent les estimations réalistes des exigences d’une tâche. Ils touchent autant les PDG de grandes entreprises que les jeunes diplômés, autant les artistes que les auditeurs financiers. Que se passe-t-il dans nos cerveaux pour en arriver là ?

Phénomène #01 - Une évaluation trop optimiste de nos propres capacités… et une mauvaise estimation de celles des autres

Vous avez (sans doute) déjà entendu parler de l’effet Dunning-Kruger, qui démontre que moins une personne est compétente, moins elle est à même de s’en rendre compte. Cette mauvaise évaluation de nos capacités, souvent teintée d’ego, nous conduit à surestimer notre capacité à accomplir une tâche. Et ce que beaucoup ignorent, c’est que cet effet Dunning-Kruger conduit également les personnes réellement compétentes à penser qu’une tâche est simple pour tout le monde, et à sous-estimer leurs capacités relatives. « Ah bon, tu ne sais pas calculer un intervalle de confiance à l’aide d’une distribution normale avec Excel ? Au temps pour moi. ».

Phénomène #02 - Un naturel trop positif (oui oui)

S’il est vrai que cet optimisme exacerbé n’est pas flagrant si vous prenez le métro tous les jours, il est pourtant bien réel ! Les recherches de la neuroscientifique Tali Sharot montrent que 80 % de la population présente un biais d’optimisme. Si c’est plutôt une bonne nouvelle - car ne l’oublions pas, l’optimisme nous encourage à persévérer dans la difficulté et à croire en nos propres capacités - il est important d’être conscient de la façon dont il peut nous aveugler dans la planification de notre travail. La scientifique ajoute notamment que le biais d’optimisme est « l’une des principales causes de la chute financière de 2008 ». Alors si vous ne voulez pas être vous-même « la principale cause de l’échec de votre projet », pensez-y !

Phénomène #03 - Une réticence à nous écarter du plan initial

Nous avons tous un petit côté psychorigide qui sommeille en nous. Et un peu d’ego qui nous conduit à croire que nous n’avons pas pu « nous tromper à ce point ». Ainsi, ce biais d’ancrage combiné au biais de planification, nous conduit à nous attacher - coûte que coûte - à nos premières estimations en termes de délais, de budget, de ressources… Alors, quand il devient indispensable de revoir nos plans, nous avons tendance à minimiser les ajustements nécessaires plutôt qu’apporter des changements majeurs, pourtant essentiels. « Je pense qu’il faut savoir déculpabiliser quand on a du retard, et surtout ne pas se voiler la face. C’est seulement comme ça que l’on peut reprogrammer correctement certaines tâches, et tenir les délais », souligne Gatien, fondateur de Tool Advisor.

Phénomène #04 - Une forme de pression sociale

Personne n’aime être le vilain petit canard qui soulève les erreurs de prévision (« Non boss, votre planning est complètement irréalisable », n’a-t-on JAMAIS entendu en réunion), et fissure l’enthousiasme de l’équipe. Certaines cultures d’entreprise poussent aussi à la compétition et créent une pression organisationnelle qui décourage les personnes prévoyantes ou moins optimistes à faire part de leurs inquiétudes quant à des plans irréalistes. « J’ai longtemps été l’emmerdeuse, qui casse le moral de tout le monde en pointant du doigt les erreurs, parfois évidentes, dans un planning de projet, explique Charlène, consultante IT. Avec les années, j’ai compris que c’était contre-productif pour ma carrière, car personne ne récompense ou ne remercie les personnes qui ont permis d’éviter ce type d’erreur ».

Pour résumer, le décalage entre nos estimations et la réalité viendrait donc de notre nature optimiste (… et un poil présomptueuse, psychorigide et perméable à la pression sociale). Maintenant, peut-on contourner ce biais ? Peut-on apprendre à mieux évaluer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche ?

Biais de planification : peut-on l’éviter ?

La réponse ? Plus ou moins. Car si l’optimisme est inévitable, il peut (et doit) être tempéré.

Conseil #01 - Demandez un regard extérieur

Toutes les personnes qui ont une connaissance minimale de votre secteur ou de votre métier peuvent vous apporter un point de vue plus objectif sur vos projets. Cette recommandation, aux allures d’évidence, est pourtant rarement appliquée. Nous prenons rarement le temps de nous intéresser à des projets similaires à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise, d’interroger des experts, d’apprendre de ceux qui ont déjà abordé le problème et de leur demander ce qui n’a pas fonctionné et ce qu’ils auraient aimé savoir à l’époque. « La façon naturelle de penser à un projet complexe est de se concentrer sur le projet lui-même, de mettre à profit tout ce que l’on sait à son sujet, en accordant une attention particulière à ses caractéristiques uniques ou inhabituelles. L’idée de sortir et de recueillir des statistiques sur des cas connexes vient rarement à l’esprit d’un planificateur », constatent Dan Lovallo, ancien spécialiste de la stratégie chez McKinsey & Company, et Daniel Kahnema, prix Nobel de sciences économiques en 2002. Ce point de vue extérieur - forcément biaisé, mais d’une autre manière - permet d’obtenir une « vérification de la réalité » sur le point de vue intérieur et intuitif de l’individu chargé d’un projet.

Conseil #02 - Segmentez votre projet en plusieurs tâches

C’est la méthode choisie par Gatien Guemas, fondateur de Tool Advisor, au lancement de sa société de comparaison de logiciels d’entreprise. « Je travaillais déjà dans le secteur, donc j’avais une idée de la montagne qui m’attendait. Pour me fixer des objectifs cohérents et avoir une estimation relativement précise des investissements à faire, j’ai découpé mon projet en grandes étapes, puis en tâches et sous-tâches. Deux ans plus tard, je réalise que je n’avais pas anticipé certains obstacles sur mon chemin - et c’est normal - mais j’ai relativement bien tenu les délais des tâches que j’avais réussi à identifier en amont », explique-t-il. Et la recherche confirme la pertinence de cette méthode. En effet, nous sommes plus précis quand il s’agit d’estimer des petites tâches, qu’un projet dans son ensemble. Nous avons même tendance, malgré nous, à surestimer le temps nécessaire à ces tâches mineures, nous offrant involontairement une certaine marge de sécurité dans l’exécution du projet global.

Conseil #03 - Anticipez le scénario le plus défavorable

La loi de Murphy, ça vous parle ? Développée par un ingénieur aérospatial américain, elle affirme que « Tout ce qui est susceptible d’aller mal ira mal ». Au-delà de son aspect sarcastique, elle engage à concevoir des projets en anticipant les éventuels problèmes, et en prenant des « marges de sécurité ». Suivre cette loi, c’est arriver à 8H le matin pour imprimer votre rapport à rendre à midi, car personne n’est à l’abri d’une imprimante en panne (très probable) ou d’un collègue affamé qui dévore la couverture (moins probable, mais on ne sait jamais). Pour l’éviter, vous pouvez réaliser un pré-mortem, un exercice qui consiste à imaginer tout ce qui pourrait faire échouer un projet… et à travailler à rebours, pour déterminer ce qui aurait pu conduire à un retard.

Vous l’avez compris, contrecarrer le biais de planification n’est pas aisé puisqu’en être conscient ne permet pas de s’en extraire complètement. Pourtant, ouvrir les yeux sur ses limites cognitives est un premier pas vers des prévisions plus justes. Alors courage… au fond, c’est à vous de trouver l’équilibre entre le collègue enthousiaste que tout le monde aime avoir… et le collaborateur modèle qui tient tous ses délais.

Article édité par Aurélie Cerffond
Photo de Thomas Decmaps