Comment trier ses mails : 7 conseils pour une organisation optimale

Des centaines de mails s’accumulent et certains finissent par se noyer dans le flux ? Il serait peut-être temps de faire un ménage et de mettre en place une organisation en béton. À la clé ? Moins de stress, moins d’erreurs et plus d’efficacité pour vous, mais aussi moins de pollution pour la planète. Parce que oui, un mail équivaut environ à 10g de CO2 !

Pour arrêter de se polluer l’esprit et de polluer tout court, voici comment trier ses mails intelligemment en sept étapes.

Faites le tri des newsletters

Vous croulez déjà sous les spams et les newsletters que vous n’avez pas le temps de lire ? Tout trier prend du temps, mais vous vous sentirez tellement plus léger après. Et puis vous retomberez à coup sûr sur un message tombé aux oubliettes, une idée (de génie) mise de côté ou une newsletter inspirante gardée bien au chaud…… Une bonne raison d’apprendre comment trier ses mails !

Pour vous faire gagner de précieuses heures, et réduire votre impact environnemental vous pouvez essayer Cleanfox. Cet outil scanne votre boîte mail et vous soumet une sélection de ce qui pourrait être supprimé. Pour chaque catégorie de mail (newsletter, information etc.), elle vous montre le taux d’ouverture (la proportion de mails que vous avez ouverts par rapport au nombre de mails reçus, ndlr) et quel volume de CO2 vous pourriez épargner à la planète. Elle se charge ensuite de supprimer et/ou de vous désinscrire de toutes les newsletters les moins consultées. Un geste simple, que chacun peut faire à son échelle, pour réduire la pollution numérique. Bonus : pour chaque personne que vous invitez à utiliser l’application, un arbre est planté en Zambie. Un joli geste pour la planète !

Créez-vous une boîte dédiée aux newsletters et aux notifications

Une fois votre liste de newsletters et d’abonnements finalisée, créez-vous :

• une boîte dédiée à recevoir ces mails en particulier
• un dossier spécifique par émetteur

Sur Gmail, par exemple, vous pouvez créer une règle (filtre) qui redirigera automatiquement les mails de votre choix dans un dossier séparé de votre boîte de réception principale. Ce filtre peut se définir en fonction de mots clefs, de noms de domaine ou d’adresses emails. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur vos mails professionnels au bureau sans être parasité par les notifications.

→ Guide pour créer des filtres sur Gmail

Comment trier ses mails grâce à l’objet

Qui n’a pas déjà perdu un temps fou à rechercher un mail important ? Lorsque vous ne vous souvenez plus avec précision de l’objet ou du contenu, la recherche peut rapidement devenir un véritable casse-tête. Une astuce simple consiste à créer votre propre “charte”. L’objet du mail doit résumer le corps du message en quelques mots pertinents.

Exemple : Si vous rédigez le suivi d’un rendez-vous client, vous pouvez rédiger un objet comme suit : nom de votre entreprise / nom entreprise client / Suivi RDV

Triez vos emails par statut

Une option pour savoir comment trier ses mails consiste à ranger ces derniers par thème (“client”, “prestataire”, “tech”, “mails internes”). Mais on peut rapidement être confronté à une difficulté. Un mail traite souvent de plusieurs sujets et n’a pas sa place dans un seul dossier. Il est donc difficile de trier ses mails par sujet alors qu’il est beaucoup plus simple de le faire par statut.

Voici quelques catégories de statuts de mails que vous pourriez créer :

• Boîte de réception : ici, les e-mails ne doivent pas rester plus longtemps que le temps nécessaire pour les déposer dans un autre dossier
• Aujourd’hui : tout ce qui nécessite une réponse aujourd’hui (à mettre donc à jour quotidiennement)
• Cette semaine : tout ce qui nécessite une réponse avant la fin de la semaine
• Mois/Trimestre : tout ce qui nécessite une réponse à plus long terme

Ou sur le même raisonnement vous pouvez tout simplement trier vos courriels ainsi :

• Non lus
• À traiter urgent
• À traiter
• Autres messages

Minimaliste et très efficace, vous pouvez organiser vos mails en fonction de qui doit effectuer une action suite au mail :

• Attente de retour
• Faire un retour

À vous de trouver la classification qui vous correspond le mieux. Pour cela, rien de plus efficace que de tester et de tirer des conclusions à l’usage. Par contre, quelle que soit la classification, il est indispensable de consulter chaque jour chacun des dossiers, pour garder les sujets & deadlines en tête, et ne rien oublier. C’est une habitude à prendre !

Personnalisez les onglets de votre boîte de réception

Certains créent des catégories généralistes (cf. rubrique précédente) alors que d’autres préfèrent des libellés à la précision chirurgicale. L’important, quand on veut savoir comment trier ses mails, c’est d’adopter SON organisation et de s’y tenir. Voici une méthode qui fonctionne très bien sur Gmail et permet d’organiser votre espace de stockage efficacement.

• Allez dans “Paramètres” → “Libellés” → “Nouveau libellé” → “Entrez un nouveau nom de libellé” → créez tous les libellés dont vous aurez besoin : À traiter urgent, À traiter…
• Puis “Paramètres” → “Boîte de réception” → “Type de boîte de réception” → “Prioritaire”
• Cela fait apparaître des onglets directement dans la boîte de réception (et non pas sur le côté, comme pour les dossiers). Chacun de ces onglets est personnalisable
• Il suffit de cliquer à droite sur “Option” ou “Ajouter un onglet” → “Autres options” → votre liste de libellés créés apparaît et vous pouvez tout personnaliser.

Instaurez un temps “e-mail” dans votre agenda

Ça y est votre boîte mail est prête à repartir sur des bases saines ! Il ne vous reste plus qu’à fixer des créneaux journaliers pour traiter vos mails : des plages horaires durant lesquelles vous les traitez d’un coup (il n’y a rien de plus contre-productif que de répondre aux mails dès leur réception). Le matin, par exemple, est un bon moment pour affecter une priorité de traitement à chaque email reçu. Oubliez par contre le vendredi à 18h30, car c’est le meilleur moyen de s’angoisser inutilement avant le week-end !

Utilisez de nouvelles fonctionnalités et personnalisez !

Snoozer ses mails

Marre d’être dérangé toutes les cinq minutes par des notifications mail ? Ça tombe bien, sur Gmail on a la possibilité de “snoozer” les mails comme on le ferait pour un réveil. Il suffit de choisir la période de temps durant laquelle on ne souhaite pas être dérangé par des notifications. Et ces derniers sont stockés jusqu’à ce que vous ayez (enfin) le temps de les traiter. Une bonne astuce quand on se demande comment trier ses mails !

Des réponses adaptées

Vous répondez généralement toujours la même chose ? Utilisez l’extension Chrome Briskine, qui vous propose de créer une série de templates de réponses et de raccourcis configurables. Idéal pour tous ceux qui doivent écrire des formules et des mails répétitifs : services clients, RH, commerciaux…

Sur gmail, c’est même automatique : l’intelligence artificielle analyse le contenu de vos messages reçus pour vous suggérer des réponses.

Sur Outlook, vous pouvez également utiliser des modèles d’email. Pour ça, il vous suffit de cliquer sur “Fichier” puis “Enregistrer sous” et choisir le type “Modèle Outlook”. Puis, ouvrir un fichier *.oft enregistré sur votre ordinateur et cliquer sur “Nouveaux éléments”, “Autres éléments”, “Choisir un formulaire” puis “Modèles dans le fichier système”.

Des rappels pour ne rien oublier

Mieux gérer ses mails, c’est aussi ne plus les ouvrir dès leur réception, pour les oublier et les laisser sans réponse jusqu’à recevoir un ultime message de relance… Pour remédier à cela, une des fonctionnalités de Gmail permet de détecter les mails les plus importants et de vous les mettre en évidence (en jaune et en gras), afin de vous rappeler que vous n’y avez pas répondu depuis un petit moment déjà…

Transformer des mails en événements ou en tâches

Vous faites sans arrêt des allers-retours entre vos mails et votre agenda ? Un mail = une tâche ou un mail = un événement. C’est aussi simple que ça ! De nombreuses extensions permettent de transformer votre boîte mail Gmail en véritable to-do list comme Sortd ou ActiveInbox.

Mais vous pouvez aussi connecter votre messagerie (Outlook, Gmail) à un service de gestion de tâches tel que Wunderlist, Todoist ou Remember The Milk. Une fois activé, ce type d’app’ pourra transformer automatiquement n’importe quel message en action(s) à réaliser et même vous envoyer des rappels réguliers.

Dernière option : utiliser les gestionnaires de tâches inclus dans votre messagerie. Pour Gmail, cliquez sur la liste déroulante Gmail en haut à gauche puis sur “Tasks”/“Tâches” ou appuyez sur Maj+T.

Un tri automatique et des notifications plus intelligentes

Toujours grâce à l’intelligence artificielle, l’application Gmail pour smartphone est capable de gérer les notifications de manière plus intelligente : seuls les messages les plus importants feront l’objet d’une notification, les autres, comme les newsletters, s’afficheront normalement dans la boîte de réception.

Sur l’appli Mail d’Apple, vous pouvez également créer des règles qui vous permettent à la fois de gérer les messages entrants et d’automatiser des tâches (y répondre, les supprimer, surligner ou ajouter un code couleur aux messages d’un destinataire précis, les déplacer d’une boîte de réception à une autre) Pour cela, rendez-vous dans “Préférences”, puis “Règles”. Cliquez sur “Ajouter une règle”, attribuez-lui un nom et spécifiez les conditions (et si toutes celles-ci devront être remplies pour que la règle s’applique ou non) ou créer vos propres conditions. Pour appliquer les règles aux messages antérieurs, cliquez sur “Message” puis “Appliquer les règles”. Vous pouvez aussi créer une boîte aux lettres intelligente pour référencer automatiquement (selon des critères à définir) tous les messages (quelque soit la boîte aux lettres dans laquelle ils se trouvent) d’un même projet par exemple.

Nouvelles pistes et alternatives aux mails

Malgré tous vos efforts d’organisation, le volume des mails échangés reste parfois trop important ? Libre à vous de proposer à vos interlocuteurs d’utiliser des outils collaboratifs ou des plateformes communautaires.

Slack, Trello pour Slack, Google doc ou encore Flow, une plateforme de chat sont de bonnes alternatives à une boucle de mails sans fin. Elles permettent de partager des informations sur une plateforme de référence et accessible à tous.

Voilà, vous avez toutes les cartes en main pour savoir comment trier ses mails et pour gérer au mieux ce flux sans fin qui reprendra de plus belle à la rentrée !

Photo by WTTJ