Recrutement : 10 conseils pour créer votre grille d'entretien (et en tirer parti)

Recruter un nouveau membre pour une équipe est une tâche cruciale… et délicate, surtout pour les recruteurs juniors et les managers qui doivent assumer ce rôle sans être des pros du recrutement. Pour éviter les erreurs de jugement et mener un entretien efficace, il est essentiel de bien se préparer. La clé réside dans l’élaboration minutieuse d’une grille d’entretien, c’est-à-dire de la liste de questions que vous souhaitez poser aux candidats, ordonnées autour de grands thèmes. En prenant le temps de bien définir vos attentes et de structurer votre approche, vous serez mieux armé pour évaluer objectivement chaque personne et faire des choix éclairés pour votre équipe et votre organisation.

Cernez vos besoins pour adapter votre grille d’entretien

Analysez les besoins du poste

Avant de commencer à élaborer votre grille d’entretien, il s’agit de bien comprendre les besoins spécifiques du poste. Quelles compétences techniques et quelles aptitudes personnelles sont nécessaires ? « Le problème qu’on rencontre souvent lors des entretiens, ce sont des recruteurs qui sont tentés de laisser libre court à la discussion, à l’échange informel… Le risque, c’est de se fier à sa première impression, au courant qui passe ou non, et de faire des erreurs de casting », explique Gwladys Ramette. Prendre le temps de réfléchir à sa grille d’entretien est donc primordial. Discutez avec les membres de l’équipe qui vont collaborer avec la nouvelle recrue et assurez-vous que tout le monde est d’accord sur les critères incontournables.

Personnalisez votre grille

Une grille d’entretien standard peut servir de point de départ, mais pour être réellement efficace, elle doit être personnalisée. Adaptez-la aux spécificités de chaque poste et aux particularités de l’entreprise. Par exemple, si cette dernière valorise l’innovation, incluez des questions pour évaluer la créativité des candidats. « Une grille d’entretien idéale permet de combiner des critères subjectifs et objectifs, c’est-à-dire les hard et les soft skills. C’est la raison pour laquelle il faut bien s’assurer que le brief du poste est précis, parce que souvent, le recruteur n’est pas un expert du métier pour lequel il cherche des candidats », détaille la coach.

Structurez bien votre grille et restez concentrés

Organisez les sections de votre grille d’entretien

Une bonne grille d’entretien doit être hiérarchisée. Divisez-la en sections claires : compétences techniques, expérience professionnelle, soft skills, etc. Cela vous aidera à rester concentré et à ne rien oublier pendant l’entretien. « Il faut vraiment garder en tête que le nerf de la guerre, c’est de standardiser les questions », ajoute Gwladys Ramette.

Soyez discipliné dans l’utilisation de votre grille

Utiliser une grille d’entretien ne signifie pas que l’entretien doit être rigide, mais il est important de rester discipliné pour que chaque profil soit évalué sur les mêmes critères. « Il faut toujours poser les mêmes questions à tous les candidats… Même si la tentation de déborder existe, n’oubliez pas de rester concentrés. » Suivre la grille tout au long de l’entretien permet vraiment de s’assurer qu’on a couvert tous les points essentiels et d’éviter les biais !

Soyez rigoureux et précis dans vos critères

Prenez des notes détaillées

Pendant l’entretien, prenez des notes détaillées sur chaque réponse. Cela vous aidera à vous rappeler de chaque candidat et à justifier vos choix lors de la sélection finale. Pour les managers, cela permet d’avoir une image précise de la personne qui s’apprête à rejoindre leur équipe. Et puis les notes sont également utiles pour donner un retour constructif aux candidats non retenus. « D’autant plus qu’aujourd’hui, l’intelligence artificielle permet de faire ces retranscriptions très facilement ! », sourit Gwladys Ramette.

Expliquez vos critères de notation

Il est nécessaire d’avoir des critères de notation clairs et objectifs dans votre grille d’entretien, pour s’y retrouver plus facilement. « Définissez précisément ce que vous attendez des candidats pour chaque question. Par exemple, une réponse pourrait être notée de 1 à 5 en fonction de sa pertinence et de sa clarté. Sans ça, on risque de dévier… » Autre point de vigilance : ne pas sur-noter ou sous-noter les candidats. « Si on ne sait pas exactement à quoi correspondent les notes, on peut être tenté d’y aller au feeling. Or, il faut vraiment réfléchir à ce qu’on attend très concrètement de la personne et faire ce travail avec minutie, pour rester juste. »

N’oubliez pas les soft skills !

Évaluez les compétences interpersonnelles

Les soft skills, ou compétences interpersonnelles, sont tout aussi importantes que les compétences techniques. Incluez des questions dans votre grille d’entretien pour évaluer des qualités telles que la communication, la gestion du stress, et la capacité à travailler en équipe. « C’est vrai que juger des compétences comportementales n’est pas évident… L’idéal, c’est de se former là-dessus, de se faire accompagner, soit par un coach, soit par un RH plus expérimenté », conseille Gwladys Ramette.

Utilisez des mises en situation

Pour évaluer les soft skills, les mises en situation peuvent être pertinentes. Demandez aux candidats de décrire comment ils ont géré des situations spécifiques dans le passé ou comment ils réagiraient face à certains défis au sein de l’entreprise. « Par exemple, pour la capacité à travailler en équipe, vous pouvez interroger le candidat sur comment il collabore avec les équipes techniques, avec les managers… Pour le sujet de l’adaptabilité, une question telle que “Parlez-moi d’une situation dans laquelle vous avez dû vous adapter très rapidement” fonctionne très bien… En règle générale, les questions ouvertes laissent la possibilité de s’exprimer sans rentrer dans une case », ajoute la coach.

Soyez spontané et restez à jour

Adoptez une attitude naturelle

Même si vous suivez une grille d’entretien, il est important de rester naturel et ouvert. L’entretien doit ressembler à une conversation plutôt qu’à un interrogatoire. Cela mettra le candidat à l’aise et vous permettra de mieux évaluer ses compétences et sa personnalité. « Le but n’est surtout pas de stresser les gens. En collant trop à sa grille, on risque de perdre son écoute active et de ne pas vivre l’expérience de manière spontanée. » Donnez plutôt au candidat l’espace nécessaire pour s’exprimer pleinement. Écoutez attentivement ses réponses et n’hésitez pas à poser des questions de suivi pour approfondir certains points.

Mettez à jour votre grille d’entretien aussi souvent que besoin

Parfois, le temps manque pour préparer une grille précise et les contours du poste sont un peu flous… C’est la raison pour laquelle il est essentiel d’aller chercher un brief très précis de la part de l’entreprise, pour savoir exactement quelles sont les attentes du poste. « Beaucoup de candidats sont frustrés parce qu’ils voient une fiche de poste qui leur correspond totalement, et ils ne reçoivent parfois même pas de réponse à leur candidature. La raison, c’est que le profil recherché a évolué entre temps. En réalité, tout le monde gagnerait à structurer les entretiens en amont : le candidat, qui peut se préparer au mieux, et le recruteur, qui tranche in fine avec tous les éléments en main », précise Gwladys Ramette.

Une grille d’entretien bien conçue est un outil précieux pour tous les recruteurs, débutants ou aguerris. En prenant le temps de la préparer et de la personnaliser, vous pouvez tirer le meilleur parti de chaque entretien. Idéalement, vous pouvez aussi vous assurer que tout le monde se rende compte de l’importance de cet outil, car les opérationnels en interne n’ont généralement pas cette formation. Et n’oubliez pas : la grille est un guide, pas une contrainte. Son véritable objectif, c’est de vous aider à mener des entretiens équilibrés et productifs.

Article écrit par Daphnée Breytenbach, édité par Ariane Picoche, photo : Thomas Decamps pour WTTJ