Ne nous laissons plus déborder ! Les précieux conseils d’un organisologue

Vous avez beau faire des listes pour ne rien oublier, vous passez toujours à côté d’une deadline ? Rajoutez à cela une crise sanitaire qui remet en question le monde du travail depuis mars 2020. Et vous obtenez : des appels en visio oubliés, des e-mails en retard, des dates de rendu toujours dépassées… Et on en passe ! Auteur du livre « 2h chrono pour mieux s’organiser » (Éditions Dunod) , Julien Gueniat est « organisologue » c’est-à-dire qu’il étudie la discipline et fait du conseil auprès des particuliers. Pour faire face à l’incertitude ambiante, il nous partage ses meilleures astuces pour être bien organisé.

Qu’est-ce que l’organisation ?

Julien Gueniat : Au sens littéral, cela signifie structurer les éléments entre eux en vue d’atteindre un objectif précis. Cette intention peut être d’organiser son tiroir à chaussettes, trouver un nouveau job, partir en randonnée ou créer un événement. Idéalement, je préconise qu’une organisation soit créative, délibérée et fun.

Délibérée parce que tous les objectifs ne sont pas atteints du premier coup, il faudra alors rester déterminé et s’adapter pour y arriver dans un second temps. Mais surtout, chaque organisation est propre à chacun. Fun parce que c’est toujours intéressant de sortir de sa zone de confort pour apprendre à mieux se connaître.

Comment une bonne organisation peut-elle varier d’une personne à une autre ?

Le but d’une personne organisée est que chacun crée son propre système. Il faut piocher des techniques ici et là, les tester et s’adapter à chaque contexte. J’aime penser que c’est un équilibre dynamique parce que tout bouge et c’est tant mieux. Il y a forcément des points d’instabilité, plus ou moins présents selon les périodes. Aujourd’hui, la crise sanitaire en est un parfait exemple. Les dirigeants politiques veulent garder le contrôle sur ce qui ne peut pas être contrôlable. Elle remet en cause le monde du travail et l’organisation de chaque famille avec les écoles fermées temporairement, le télétravail imposé…

Mieux m’organiser me permet de gagner en espace mental

Dans votre livre, vous évoquez différents profils de personnes face à l’organisation ?

En effet, quand on parle d’organisation, plusieurs profils ressortent. D’abord, ceux que j’appelle les « cata », qui ne font qu’agir, sans structurer leurs pensées ou leurs actions. Mais, ils peuvent avoir des trous de mémoire ou manquer des rendez-vous. Ensuite, les « organiquoi » qui se demandent ce que le mot organisation veut dire. Ils ont quelques outils en place comme un agenda mais il leur manque une vue d’ensemble, une prise de recul. En général, ça fonctionne. Quant au profil de l’organisologue, il met en place cette organisation délibérée, presque idéale. Il continue de tester, d’apprendre selon ses erreurs. Enfin, le « maniaque » qui est dans le contrôle. Il est presque trop organisé mais doit tout le temps avoir quelque chose à faire et résiste très mal aux imprévus. Si tout est organisé au millimètre près, le moindre imprévu peut tout faire dérailler. Eisenhower disait bien : « Dans la préparation à la bataille, j’ai toujours constaté que les plans sont inutiles mais la planification est indispensable. »

Quels sont les bénéfices d’une meilleure organisation ?

Ceux et celles qui sont orientés “business” y trouveront un bénéfice financier. Par exemple, on peut faire des économies sur des trajets en se penchant sur l’organisation de rendez-vous physiques. De mon côté, je privilégie le bien-être pour gagner du temps et de l’énergie. Mieux m’organiser me permet de gagner en espace mental. J’utilise un genre de “cerveau numérique” (Workflowy, ndlr) qui gère mes projets, mon agenda, la liste des restaurants que je veux tester si un jour on peut y retourner ou mon CRM. Quand j’ai une idée, je l’inscris là-dedans. Tout est organisé au même endroit. Cela me permet d’avoir plus de temps pour créer et ne pas tout garder en mémoire. L’organisation est un outil qui permet de soulever des montagnes mais il faut appuyer sur le bon bouton.

Quels sont vos tips les plus pertinents pour qu’on s’y mette tous ?

D’abord, jetez votre to-do list et écrivez tout dans votre agenda. Car malheureusement, si une liste de choses à faire n’est pas associée à un certain timing, elle a tendance à s’allonger au fur et à mesure. Et puis, les tâches des différents projets sont mélangées au même endroit, en plus de celles liées à la vie privée… On peut avoir la sensation de perdre une vue d’ensemble. Si on se force à transférer toutes nos besognes dans notre agenda, on se pose systématiquement la question du temps que cela va prendre. En s’exerçant, on s’améliore. Pour moi, l’agenda est la pièce maîtresse parce que tout se fait dans le temps, c’est la base ! Quelqu’un qui n’en a pas n’est pas sur la bonne voie…

C’est justement parce qu’une personne est organisée qu’elle peut improviser sans que ses projets ne déraillent.

Ce n’est pas vendeur donc les entreprises n’ont pas trop intérêt à avoir ce discours mais il y a aussi le fait de soustraire au lieu d’ajouter. Par exemple, pour améliorer sa santé, on nous vend des cours de cuisine, des produits bio, etc. Alors que si je considère le problème à l’envers, je peux penser à supprimer un élément néfaste pour ma santé comme arrêter de manger de la nourriture transformée par exemple. Pour l’organisation du temps, c’est pareil. Au lieu de me rajouter des applications pour mieux m’organiser, est-ce qu’il ne serait pas plus intéressant d’en supprimer ? Comme celles qui concernent les réseaux sociaux… Ou en tout cas de les mettre sur pause, juste pour tester.

Il ne faut pas non plus hésiter à mesurer avant d’agir et par la même occasion faire un point chaque semaine sur ce qui a été accompli, ou pas, et pourquoi. On voit rapidement ce qui ne va pas et si c’est vraiment important. Et surtout, on voit les bénéfices à court et long terme. Cela permet d’avoir une visibilité globale. C’est ce feedback qui va aider à voir les effets des changements dans l’organisation pour garder cet enthousiasme. Par exemple, vous pouvez choisir de mesurer votre temps de connexion avec le logiciel Rescue Time. Semaine après semaine, vous pouvez analyser les résultats et prendre certaines mesures.

Enfin, pensez à votre environnement de travail pour qu’il y ait le moins possible de distraction. Aujourd’hui, cela passe par les outils numériques qui sont configurés pour qu’on y passe du temps. Idéalement, il faudrait être capable de contrôler ces outils. Par exemple, le logiciel Cold Turkey peut bloquer l’accès aux e-mails dans un temps défini. C’est bien sûr à adapter selon vos besoins, si vous êtes manager, freelance ou en télétravail.

Mais est-ce que tout ça n’est pas un peu militaire ? Est-ce que cela laisse de la place à l’improvisation ?

Cela peut paraître militaire mais il y a, avant tout, un équilibre à trouver. Aujourd’hui, je suis content des changements que j’ai opérés parce que j’en vois les bénéfices : dans la journée, j’ai le temps de jouer aux échecs, parler avec des amis ou parfois flâner parce que j’ai été efficace durant mon temps de travail. Nous sommes des êtres d’habitudes. Au bout d’un moment, cela devient naturel, on n’y réfléchit plus. Cela demande un travail sur soi au début mais par la suite, quel espace mental libéré et quel gain de créativité ! C’est justement parce qu’une personne est organisée qu’elle peut improviser sans que ses projets ne déraillent.

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Photo by WTTJ
Édité par Manuel Avenel