Consulting : quels outils de collaboration pour être efficace ?

Dans le monde du conseil, et a fortiori dans le monde du digital, le consultant doit s’approprier de nouvelles façons de travailler et de collaborer (souvent connu sous leur terme anglais « new ways of working »). « Sous le capot » de son smartphone et un ordinateur portable se cachent potentiellement pléthore d’outils de collaboration qui vont lui permettre d’être plus efficace dans son travail et de travailler en équipe.

Chaque cabinet offre ses propres outils, aussi cet article n’a-t-il pas vocation à tous les parcourir mais à parcourir les plus fréquemment employés, du moins par les grands cabinets. Les outils de collaboration relèvent de plusieurs catégories :

1. Outils de co-drafting et partage de documents

Le co-drafting se traduit par la possibilité de rédaction en parallèle de plusieurs personnes. Le grand avantage du co-drafting est la capacité à éviter de multiples itérations (par envoi d’email) et à travailler simultanément sur des documents, ce qui permet un alignement rapide, transparent et efficace.

Google Drive

Google Drive permet de créer des « team drives » ou espaces partagés où le consultant peut déposer et partager des documents et livrables. Il est possible de faire du co-drafting sur Google Drive.

• Le consultant peut dès lors rédiger dans un document Word des paragraphes d’une réponse à appel d’offres en parallèle de son collègue. Tel un dessin animé, chacun voit les parties qui progressivement sont rédigées, au moyen d’un champ coloré.
• De la même manière, les consultants peuvent mettre à jour un fichier Excel simultanément, ce qui permet d’être aligné dès la déconnection. De manière lisible, le consultant qui accès au drive voit immédiatement les dernières mises à jour, ce qui facilite la tâche d’accéder aux dernières versions des documents.

En fonction des cabinets, Google Drive peut également être ouvert à des clients externes, ce qui permet également de collaborer efficacement.

Microsoft SharePoint

Share Point offre aussi les mêmes possibilités que Google Drive, sur Word notamment, où chacun peut rédiger des comptes rendus en temps réel par exemple. La partie en cours de rédaction par l’un est aussi visible par l’autre. De la même manière que Google Drive, le consultant peut déposer des documents dans l’espace partagé et les ranger selon une arborescence qu’il peut créer.

2. Messagerie instantanée

La messagerie instantanée fait partie du quotidien des consultants. Cet outil leur permet, entre autres, de s’affranchir des coups de fil, de connaitre le statut en temps réel d’un collègue et de collaborer de manière efficace si le consultant a besoin d’une réponse rapide, sans attendre un email en retour ou un appel.

Skype for Business (anciennement Lync)

Skype for Business demeure la référence en matière de messagerie instantanée dans le domaine professionnel. Il est simple d’usage, pratique pour constituer des groupes et animer des conversations à plusieurs. Il permet également de lancer des appels directement (veiller à mettre ses écouteurs !) et surtout, dans un esprit de collaboration, de partager son écran. Le consultant peut alors présenter son livrable ou montrer un site web en temps réel, ce qui aide à le visualiser et à le modifier en temps réel. Il est aussi possible de faire des appels vidéos, ce qui permet de personnaliser l’expérience.

3. Applications de collaboration

Plusieurs applications de collaboration, disponibles soit sur mobile (smartphone, tablette…), sur le web, soit les deux, permettent de collaborer efficacement. Même si certains des outils sont souvent utilisés dans le domaine personnel, ils peuvent être utilisés dans le domaine professionnel.

CISCO Webex

Cette application permet d’organiser des conférences vidéos ou de partage d’un écran pour monter une présentation Powerpoint ou un document de travail de manière efficace. Autre facteur/ fonctionnalité de collaboration, il est possible de se mettre sur un « tableau blanc » et d’écrire des mots clés / faire des dessins.

Google Hangouts

Cette application permet de collaborer en mode messagerie instantanée mais offre aussi des possibilités de vidéo-conférence à plusieurs avec une bonne résolution vidéo. L’entreprise Google utilise par ailleurs souvent cet outil pour interviewer des candidats. Cette application est disponible à la fois sur le web ou sur mobile.

Whatsapp

Cette application disponible sur mobile a conquis le cœur de millions de particuliers mais il peut être également utilisé dans un contexte professionnel. A l’instar de Google Hangouts, il est capable de créer des groupes et ainsi de pouvoir échanger de manière efficace. Le système de notifications qu’il est possible d’activer permet d’avoir une collaboration en temps réel.

Slack

Nouvelle application à la mode, Slack est un réseau social d’entreprise très prisé qui permet d’échanger au niveau d’une entreprise, d’un département ou d’un sous-groupe. Disponible sur le web ou en mobilité, il permet également de collaborer, de partager des liens, etc. Il présente aussi et surtout l’avantage d’être particulièrement ergonomique et user-friendly, facilitant par là même la collaboration.

4. Agendas partagés

Microsoft Outlook

Outlook étant fortement répandu dans le monde du conseil, celui-ci permet de partager avec les collègues de son choix son agenda afin de pouvoir collaborer de manière efficace en sélectionnant et visualisant les plages horaires où le consultant est disponible pour collaborer, travailler sur une mission en commun, y compris le lieu de travail, etc. Il est possible de bloquer des créneaux récurrents (par exemple hebdomadaires) pour s’assurer d’une disponibilité régulière sur un projet, ou pour collaborer lors d’une mission, etc.

Google Calendar

La suite Google offre aussi un calendrier qui peut se synchroniser avec plusieurs personnes, ce qui facilite la collaboration et l’identification de plages horaires / jours appropriés pour travailler ensemble.

Le mot de la fin

Les outils ne sont que l’émanation d’une attitude de collaboration. Il faut d’abord instaurer une envie de travailler ensemble avant d’envisager l’une ou l’autre solution de collaboration. C’est en réalité dans la combinaison de plusieurs solutions, en fonction des préférences individuelles de chacun, que la collaboration peut fonctionner de manière efficace entre plusieurs consultants.

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Photo by WTTJ @Kerala Ventures