Combien coûte vraiment un mauvais recrutement ?

Après avoir passé en revue un bon nombre de CV, échangé virtuellement - ou non - avec de potentiel.le.s candidat.e.s et enfin d’avoir finalement trouvé la perle rare, vous vous rendez compte qu’il y avait pire que le travail de recherche de votre nouvelle recrue : recruter le mauvais profil. Outre l’embarras de devoir offboarder le lendemain du dernier jour d’onboarding, une erreur de casting peut aussi représenter un coût certain pour l’entreprise. Mais de combien parle-t-on vraiment ? Sur quel budget faut-il tabler ? Que prévoir et à quoi s’attendre financièrement lorsqu’on fait face à un mauvais recrutement ? Nous avons pris nos calculettes.

Avant tout, qu’est-ce qu’une « erreur de casting » ?

On considère comme « raté » un recrutement dont le/la collaborateur.trice embauché.e quitte l’entreprise moins de 12 mois après son arrivée, que cela ait eu lieu pendant la période d’essai ou après. Les raisons de ce départ précipité sont multiples : une mauvaise entente avec ses équipes et/ou la hiérarchie, un éloignement trop important entre les valeurs d’entreprise et celle du/de la collaborateur.trice, une incompréhension sur les compétences techniques requises pour le poste ou encore un.e candidat.e un peu trop rêveur.se en entretien sur son propre profil. Bref, le cas peut être récurrent, en moyenne un recrutement sur deux échoue après 18 mois selon HR Voice, et a surtout son lot de conséquences.

Parlons peu, parlons chiffres

En moyenne, selon ManPower, HR Voice et Opensourcing, le coût d’un recrutement raté oscille entre 30 000€ et 150 000€. Si la fourchette semble bien large, c’est que le coût dépend pour beaucoup de critères plus ou moins quantifiables. On divise ces coûts en deux catégories : les coûts directs, quantifiables, et les coûts indirects, difficilement quantifiables.
Enfin, il est intéressant d’éplucher ces chiffres en détail pour comprendre ce qu’il en ressort et surtout, être capable de le calculer selon le poste et l’entreprise.

Les coûts directs

Les coûts directs sont les premiers éléments à prendre en compte dans le calcul d’un mauvais recrutement, puisqu’ils sont les plus visibles et facilement quantifiables. Il s’agit des coûts liés au recrutement du/de la collaborateur.rice, à sa rémunération ainsi qu’à son remplacement. Évidemment, ces coûts varient selon le type de poste, de profil et surtout la durée de l’embauche du/de la salarié.e.

On décrypte :

• Le coût du recrutement du salarié.e comprend le salaire horaire des recruteurs.es en interne, ainsi que les coûts de structure liés et la recherche du profil en elle-même, selon les moyens engagés. Une enveloppe globale est donc à calculer selon. Concernant la recherche du profil, si diffuser une annonce sur un site d’emploi coûte entre 500 et 800 euros, faire appel à un cabinet de recrutement peut, quant à lui, revenir beaucoup plus cher selon le profil recruté, puisqu’il s’agit d’environ 15 à 25% du salaire annuel brut de ce dernier.

• La rémunération du/de la salarié.e (comprenant salaire, primes, avantages en nature, etc.) variant évidemment selon le poste, en comprenant les charges patronales d’environ 24% à 42% du salaire brut. Prenons l’exemple d’un.e chargé.e de communication recruté.e à 42K€ brut, soit 3 500€ par mois. Comprenant les charges patronales (ici à 37% en moyenne), l’employé.e coûtera 4 795€ à son employeur par mois. Toutefois, si on veut calculer avec plus d’exactitude, on considère le retour sur investissement fait sur le/la salarié.e selon la valeur créée par ce dernier. Ici, on parle donc de valeur maximale de perte dans ce cas précis.

• Enfin, lorsque ce.tte salarié.e s’en va, restent les coûts de remplacement à considérer qui, eux aussi, sont élevés. Niveau calcul, c’est plutôt simple pour ce dernier : multipliez le tout par deux, puisqu’il s’agit de refaire la même chose qu’avec le/la premier.e embauché.e, en espérant cette fois-ci ne pas faire une nouvelle erreur de casting !

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Les coûts indirects

Du côté des coûts indirects, on compte tous ceux moins facilement quantifiables et prévisibles en amont. On compte l’intégration, la formation, les frais de départ du/de la salarié.e et surtout la perte business, ainsi que la surcharge des autres salarié.e.s engendrée.

• L’intégration du/de la salarié.e dépend des processus internes : entre onboarding, formation et autres éléments compris dans le parcours d’entrée. Entre évidemment en jeu le type de poste, la formation nécessaire pouvant être plus ou moins conséquente et entraîner des coûts plus ou moins importants. Frais pédagogique ainsi que rémunération du/de la salarié pendant la durée de la formation sont à envisager. Et bien que la plupart de ces intégrations soient aujourd’hui réalisées à distance, il faut aussi prévoir les éventuels déplacements et hébergements.
• Selon l’entreprise ou le moment où l’employé.e décide de partir, en dehors de sa période d’essai par exemple, d’autres frais (indemnités) liés au licenciement, à une rupture conventionnelle ou démission peuvent aussi être engendrés.
• Dernier coût, et non des moindres, les conséquences sur l’entreprise et les autres équipes sont à chiffrer : baisse du chiffre d’affaires, désorganisation d’équipe ou de service, surcharge d’autres collaborateurs.rices, baisse de productivité, de moral, impact sur l’image de la marque employeur…

Bref, on l’aura compris, une erreur de casting peut revenir cher à bien des niveaux.

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Faisons le calcul

Pour rendre toute cette théorie plus claire, passons aux maths. Reprenons l’exemple d’un.e salarié.e embauché.e à 42 k€ bruts annuels, quittant l’entreprise après 6 mois.

Commençons par lister les coûts directs :

• L’étude du cabinet Robert Half nous apprend que près de 59% des recrutements durent entre 3 et 5 mois. Elle comprend un.e recruteur.euse à un taux horaire de 18,46€, dont 80% de son temps est alloué à la recherche de profils. Ainsi, 28h passées multiplié par 18,46€ sur 5 semaines donnent 2 584,4€. Un outil revient à 1 200€ par an. Les coûts de structures reliés à ce dernier s’élèvent à 6 000€ par an. Enfin, estimons que l’annonce a été passée sur trois sites de recrutement, 800€ chacun.

• Aussi, pour chaque recrutement, il est important de considérer à quel moment la rupture de collaboration intervient : avant ou après la période d’essai, les coûts diffèrent, notamment ceux de rupture de contrat, mais aussi de temps engagé pour la formation et la recherche d’un nouveau profil.

• Niveau rémunération, le salaire du talent est de 3 500€ brut et revient à environ 4 795€, comme calculé ci-dessus, à l’employeur.e. Multiplié par six mois, le total des salaires est de 28 770€. Sans compter ensuite les primes et avantages en nature que l’entreprise offre. Considérant ici le calcul comme maximum : la valeur créée par le salarié dans l’entreprise étant à déduire du salaire.
  Après son départ, l’embauche du nouveau salarié.e coûtera à nouveau, il faut donc reprendre le montant de l’enveloppe ci-dessus, en enlevant de nouveau le “retour sur investissement” comptabilisé par le salarié.

Pour les coûts directs, il faut donc compter (2584,4 + 1200 + 6000 + (8003) 2) + 28770 = 40 954,4€.

Ensuite, estimons les coûts indirects :

• Durant l’onboarding, d’autres collaborateurs.rices sont mobilisé.e.s une partie de leur temps, des supports particuliers sont nécessaires et un temps informel est compris. Pour être précis, il faut calculer en fonction de la rémunération des salariés.es bien entendu. Côté formation, il faut considérer si elle a été réalisée à distance ou non, les coûts de déplacement et d’hébergement le cas échéant, les coûts du logiciel, du formateur et de l’organisme en ligne. Selon Gereso, la moyenne de ces coûts représentent entre 15 et 25% du salaire annuel du salarié.e. Estimons donc 8 200€.

• Le/la salarié.e est parti.e au bout de six mois, par rupture conventionnelle, après la fin de la période d’essai, etc. Selon les dispositions légales minimum, l’indemnité ne peut être inférieure à ¼ de mois de salaires des 12 derniers mois. Lorsqu’il/elle a moins d’un an d’ancienneté, cela est calculé au prorata sur le salaire mensuel de référence. L’indemnité minimale sera donc de : 3 500€ 1/4 6/12 = 437.5 €. Selon votre politique, et les dire du contrat ou des négociations, le/la salarié.e touche 3 fois l’indemnité minimale, cela revient à 1 312.5€ pour l’entreprise.

• Enfin, le départ du/de la salarié.e a entraîné une surcharge de l’équipe - donc des heures supplémentaires, ainsi qu’une perte de chiffre d’affaires. Toujours selon l’étude de Gereso, la perte de productivité se chiffre à 1,5 fois le salaire chargé du salarié. L’estimation est de 7 192.5€ de pertes.

Pour les coûts indirects, le total est 8200 + 1312.5 + 7192.5 = 16 705 €.

L’enveloppe globale de cet exemple revient donc à 55 675€, une somme conséquente qui peut être bien plus élevée lorsqu’il s’agit de recruter un poste plus important, nécessitant davantage de formation ou bien dont le départ est réalisé après plus de temps et dans un autre cadre, comme celui d’un licenciement.

En plus de ces coûts factuels, l’enveloppe des coûts dits cachés est à considérer. Un recrutement raté n’est pas sans conséquence sur le moral des troupes, l’image de la marque employeur et le développement de l’entreprise. Selon la taille et les méthodes de communication notamment, les autres salarié.e.s peuvent être impacté.e.s par cet événement : baisse de moral, désengagement de certain.e.s, impact sur la confiance envers l’entreprise… Cela peut se remarquer sur l’équipe concernée par le/la salarié.e ou plus largement la structure au global.

Faire une erreur de casting peut arriver, 71% des DRH indiquent en avoir déjà fait une selon une étude de HR Voice, et bien que cela puisse coûter une enveloppe conséquente, l’important est d’avoir un calcul pré-établi pour savoir à quoi s’attendre et prévoir comment réagir si le cas se présente. Il est parfois nécessaire de passer par ce cap pour construire des équipes solides et efficaces pour le bon développement de l’entreprise !