Excel, les astuces à connaître pour gagner du temps

Excel est un outil fantastique à qui sait s’en servir ! Il permet d’optimiser de très nombreuses tâches de reporting dévolues aux CFO, CEO ou tout autre salarié de l’entreprise. En maîtrisant cet outil, vous serez en mesure de mieux suivre vos coûts, de prévoir plus facilement divers scénario financiers et ainsi d’assurer une gestion fine à l’ensemble de votre entreprise. Si les possibilités de l’outil sont nombreuses, nous vous livrons ici quelques astuces à connaître pour gagner du temps et du confort d’utilisation.

Paramétrer Excel en Anglais

Autant se le dire tout de suite, en particulier dans le monde du conseil, les formules Excel s’échangent dans la langue de Shakespeare. Vous pouvez donc d’ores et déjà paramétrer votre Excel en anglais et dire adieu aux formules de type « RECHERCHEV » ou encore « SOMMEPROD » et vous focaliser sur « VLOOKUP » et sur « SUMPRODUCT » que vous entendrez souvent dans l’open space.

Faire une recherche efficace

Quoi de pire pour les yeux que d’éplucher une formule excel à la recherche d’une cellule ? Excel a pensé à nos yeux en permettant d’effectuer une recherche au cœur même d’une barre de formule grâce à la fonction VLOOKUP.

La fonction HLOOKUP permet directement de remplacer une cellule par une autre de manière automatique. Cette fonction vous fera à coup sûr gagner beaucoup de temps.

Bien définir les variables

Pour réussir à vous retrouver dans vos fichiers, il est important d’éviter de rentrer des valeurs « en dur » dans la barre de formule. Par exemple, plutôt que d’écrire : « SUM(1 ;2), écrivez plutôt : « SUM(A2 ;B2). L’idéal sera donc de stocker des valeurs dans des cellules et éventuellement de renommer ces variables. Vous pourrez ainsi retrouver facilement vos valeurs en fonction d’un nom et d’une référence. L’utilisation de couleurs différentes pour des variables définies peut également être une bonne idée qui vous permettra de gagner du temps dans votre travail quotidien.

Le « $ » qui s’obtient en appuyant sur la touche F4 une fois dans la barre de formule permet de fixer un ou plusieurs éléments d’une formule. Cette fonction est extrêmement pratique pour dérouler toute une ligne ou toute une colonne dont les résultats dépendent d’une même variable. Grâce au dollar, il est possible de fixer une cellule entière comme dans l’exemple $A$6 ou alors uniquement la ligne comme dans l’exemple A$6 ou uniquement la colonne dans l’exemple $A6.

La forme importe autant que le fond

Dans un classeur excel, il est clair que la pertinence des formules utilisées est très importante. Néanmoins, la façon de mettre en forme les cellules et l’utilisation d’un code couleur régulier pourra vous faire gagner un temps précieux lors de l’envoi d’extraits de fichiers à vos clients.

Avez-vous réellement besoin des trois onglets par défaut affichés par le logiciel ? Commencez donc tout nouveau fichier par une petite customisation en supprimant les onglets inutiles et en renommant ceux qui restent.

De la même manière, le quadrillage peut être utile dans certains cas, mais vraiment pas esthétique dans d’autres. En effectuant un ALT+W+VG, vous supprimerez ces lignes qui peuvent compliquer la mise en forme.

Quelques raccourcis claviers permettent une mise en forme immédiate sans toucher à la souris ainsi qu’un déplacement aisé dans le fichier :

• Ctrl+B qui permet de mettre en gras le texte, Ctrl+I qui permet de mettre en italique ce texte ou encore Ctrl+u qui permet de souligner le texte d’une cellule.

• Ctrl+← vous permet de vous déplacer jusqu’à la première colonne d’un tableau tandis que Ctrl+→ vous permettra, à l’inverse, d’atteindre la dernière colonne de ce tableau. De la même manière, le Ctrl+↑ déplacera le curseur jusqu’à la première ligne du tableau et Ctrl+↓ déplacera le curseur jusqu’à la dernière ligne du tableau. Si vous souhaitez sélectionner une colonne entière à partir d’une cellule où vous vous situés, il suffira de presser les touches Ctrl+Espace tandis que le raccourci Maj+Espace sélectionnera la ligne entière de la cellule.

Parmi les innombrables autres raccourcis que proposent cet outil, certains sont particulièrement attractifs pour des consultants. Il est par exemple possible de citer les raccourcis suivants :

• F11 qui permettra d’appeler directement l’outil de création de graphique pour effectuer une représentation visuelle de votre travail,
• MAJ+F2 qui permettra de pouvoir rédiger un commentaire sur une cellule. Ce raccourci sera particulièrement utilisé pour vous aider à retrouver votre manière de penser lors de la construction du fichier. Inscrire le pourquoi de vos calculs vous fera gagner un temps précieux,
• MAJ+F9 permet de lancer les calculs de l’ensemble des formules comprises dans une feuille excel. Ce raccourci permet donc de vérifier la pertinence de nos formules en cas de modifications,
• Ctrl+MAJ+L sera le raccourci qui permettra d’insérer un filtre afin de ne présenter que certains éléments à son manager ou à son client.

Au-delà de ces raccourcis, un bon consultant devra prendre le temps de maîtriser les tableaux croisés dynamiques, les analyses de sensibilité ou quelques macros qui automatiseront la mise en forme ou les calculs. Dans un métier où l’agilité et la rapidité sont essentiels, prendre le temps de bien concevoir ses outils sera primordial.

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