Offboarding : le départ d’un collaborateur ne s’improvise pas

Le parcours d’un collaborateur au sein d’une entreprise est jalonné de trois grandes étapes dont vous êtes les garants. D’abord, il y a l’intégration, également appelée « onboarding », où il s’agit d’accueillir les nouvelles recrues dans les meilleures conditions. Le salarié connaît ensuite une évolution en interne et vous l’accompagnez tout du long : c’est la deuxième étape. Enfin, la phase d’« offboarding » correspond au départ d’un collaborateur. Et elle est aussi importante que les précédentes. On vous dit pourquoi.

Pourquoi mettre en place une stratégie d’offboarding ?

Penser le parcours d’un collaborateur à 100 %, de son arrivée jusqu’à son départ, est un avantage concurrentiel pour une entreprise. Dans un monde du travail en perpétuel mouvement, une organisation peut avoir à ajuster ses effectifs tout comme un collaborateur peut décider de voguer vers de nouveaux horizons. Dans les deux cas, faire en sorte que cette séparation se passe de manière sereine et constructive est clé. Définir un processus d’offboarding évitera bien des désagréments aux deux parties et assurera la continuité de leur relation après le départ du collaborateur.

Pour investir dans l’avenir

Aujourd’hui, les carrières ne sont plus linéaires. Il est entendu que les travailleurs changent plusieurs fois d’entreprise, parfois même d’emploi, au cours de leur vie. Néanmoins, certains employeurs et managers restent déstabilisés par le fait qu’un salarié veuille les quitter. Or, à moins que celui-ci ne prenne un tournant drastique dans son parcours, il évoluera sans doute dans un secteur ou un job similaire. La manière dont il parlera de son ancienne entreprise à son entourage professionnel et personnel aura donc un impact direct sur la marque employeur de cette dernière. Surtout, avec les réseaux sociaux, les avis et les critiques circulent plus vite et atteignent une audience plus large. Il est préférable que le collaborateur devienne un ambassadeur de sa précédente entreprise auprès des potentiels clients et salariés à venir… plutôt qu’un détracteur ! Organiser un offboarding comme il se doit devient ainsi un enjeu stratégique.

« La manière dont le collaborateur parlera de son ancienne entreprise à son entourage professionnel et personnel aura un impact direct sur la marque employeur de l’entreprise. »

Il s’agit par ailleurs de laisser une porte ouverte au salarié, qui pourrait envisager de revenir au sein de la structure plus tard. En n’essayant pas de le retenir à tout prix et en l’encourageant quand il décide de relever de nouveaux challenges ailleurs, vous lui montrez le professionnalisme et la bienveillance de l’entreprise… Ce dont il se souviendra ! Ce phénomène de « boomerang rehire », c’est-à-dire le fait de réintégrer une entreprise pour laquelle on a travaillé dans le passé, arrive dans 15 % des cas, selon une étude menée par Kronos et Workplace Trends en 2018. Rappelons que cela représente un recrutement à faible coût pour l’entreprise, qui a déjà formé et fidélisé le collaborateur. Aussi, 40 % des personnes interrogées seraient ouvertes à l’idée de retourner travailler pour un ancien employeur. On peut en déduire qu’un offboarding bien pensé serait susceptible d’améliorer ce pourcentage.

Pour envoyer un message positif

Reconnaître le travail accompli par un collaborateur et l’impact positif qu’il a eu sur l’entreprise lorsqu’il était en poste est un moyen d’augmenter la satisfaction des salariés et reflète la culture de l’entreprise. Chez Apple par exemple, lorsqu’un salarié s’en va, il a le droit à un tonnerre d’applaudissements de ses anciens collègues et des clients présents. Cet événement permet au salarié de se sentir valorisé et reconnu pour le travail qu’il a fourni.

Pour récolter du feedback

Les entreprises avec une marque employeur forte et attractive sont souvent celles qui se remettent en question et s’adaptent. Oui, pour pouvoir s’améliorer, attirer et fidéliser les talents, il faut être ouvert à la critique et au changement. Le départ d’un salarié est justement l’occasion de récolter des feedbacks constructifs sur le fonctionnement interne. En effet, les employés sortants sont plus à même de communiquer sur ce qui les a dérangés au sein de la société que ceux en poste. Écoutez-les !

« Pour pouvoir s’améliorer, attirer et fidéliser les talents, il faut être ouvert à la critique et au changement. »

Comment réussir sa stratégie d’offboarding ?

Pour appliquer sa stratégie d’offboarding, une feuille de route doit être établie en amont. Chaque étape est à personnaliser et à adapter en fonction de votre structure et de vos objectifs. Cela dit, vous pouvez adopter certaines bonnes pratiques et éviter d’autres faux pas… Tour d’horizon des do’s et don’ts de l’offboarding.

Les do’s de l’offboarding

• Communiquer sur le départ : prévenez les autres salariés du départ de leur collègue avant que l’information ne circule de manière informelle. Ils apprécieront cette transparence et cette franchise. Afin de marquer positivement le moment du départ, vous pouvez d’ailleurs organiser un événement (goûter, apéro, repas, etc.) où tout le monde sera convié.
• Anticiper la passation : mettre en place une période de passation entre la personne sortante et son successeur est le meilleur moyen d’assurer une continuité. L’idéal est un chevauchement entre les contrats des deux concernés. Si ce n’est pas possible, demandez au collaborateur partant de préparer un manuel sur ses missions, ses bonnes pratiques, et toutes les informations nécessaires à une prise de poste facilitée.
• Clôturer l’administratif : pensez au solde de tout compte, au remboursement des notes de frais, au certificat de travail et autres documents administratifs afin que le collaborateur puisse partir en toute sérénité.
• Effectuer une « exit interview » : l’entretien final est l’occasion de recueillir des informations pertinentes de la part du salarié sur le départ. Montrez-vous à l’écoute et adoptez une démarche constructive afin qu’il se sente à l’aise pour évoquer tous les points voulus. Il sera ensuite important d’analyser ses retours pour mettre à jour la stratégie de l’entreprise. De manière générale, pendant l’intégralité de l’offboarding, notre experte du Lab Laetitia Vitaud conseille de « parler humain à un moment où beaucoup utilise des termes légalistes, et d’être dans une logique de collaboration ».
• S’appuyer sur la technologie : pour traiter au mieux le sujet de l’offboarding, il est plus facile de l’automatiser. Des solutions proposent de gérer sur une seule plateforme toutes les tâches liées à l’offboarding mentionnées précédemment.
• Remercier l’équipe : un départ est une période mouvementée pour l’équipe qui reste. En plus de perdre un collègue, la charge de travail de la personne partante pèse sur ses ex collaborateurs. Profitez de ce moment pour remercier vos équipes de l’investissement et du travail dont elles font preuve. Cela nourrira leur motivation et aidera à l’intégration de leur prochain collègue.
• Rester en contact : maintenir le lien en prenant et donnant des nouvelles ou en invitant les anciens collaborateurs à certains événements est une façon d’entretenir et étendre le réseau de l’entreprise. Et c’est bon pour votre marque employeur, entre autres ! Exemples pêle-mêle : chaque année, P&G invite ses alumnis au siège de Facebook, L’Oréal organise un petit-déjeuner Mindfulness et Microsoft regroupe ses anciens pour Noël.

Les don’ts de l’offboarding

• Prendre les départs comme une attaque personnelle : il faut plutôt se dire que si le collaborateur fait ce choix, il a de bonnes raisons. Ce n’est pas contre vous !
• Couper les ponts avec l’ancien salarié : cela tuerait le réseau potentiel qu’il représente. Il pourrait d’ailleurs lui-même revenir un jour dans l’entreprise, qui sait.
• Récupérer le matériel et les codes d’accès de manière brutale : il est d’usage de reprendre tout le matériel prêté à l’arrivée du collaborateur et de lui couper les accès à tel ou tel outil ou base de données quand il s’en va. Le faire d’une manière trop nette, à la seconde où il met un pied en dehors des locaux, pourrait vous desservir… Selon Laetitia Vitaud, « cette coupure du jour au lendemain vis-à-vis des collègues et de la structure peut entraîner des problèmes dans la continuité de la communication avec l’équipe, même si on en fait plus strictement partie ».
• Bâcler « l’exit interview » avec un formulaire impersonnel et rapide façon QCM.
• Oublier qu’un ancien collaborateur reste un ambassadeur de l’entreprise et que son avis positif ou négatif influe directement sur les futurs consommateurs, clients ou talents.

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Article édité par Mathias Dugas Oliver et Ariane Picoche, photo : Thomas Decamps pour WTTJ