Matrice Eisenhower : apprenez à gérer vos tâches plus efficacement

Mais alors, s’il est impossible d’allonger les heures, comment optimiser sa productivité pour atteindre ses objectifs (sans rester au bureau jusqu’à minuit) ? La matrice Eisenhower pourrait être la solution. Depuis plus de 50 ans, cet outil de gestion des tâches a sû faire ses preuves… jusqu’au sommet de l’État. Découvrez comment en tirer bénéfice dans votre vie professionnelle.

Matrice Eisenhower : thank You, Mr. President !

La matrice Eisenhower ne doit pas son nom au hasard. Son origine est intimement liée au 34e président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower. Avant de se lancer en politique, l’homme qu’on surnommait “Ike” avait une longue carrière militaire derrière lui. Durant la Seconde Guerre mondiale, il dirige l’Armée de terre et il est notamment commandant en chef des forces alliées en Europe. C’est à lui qu’on doit notamment la planification du débarquement de Normandie en 1944. Ce n’est qu’en 1952 qu’il devient président des États-Unis, avant d’être réélu pour un second mandat en 1956.

Comme vous pouvez l’imaginer, Eisenhower est un homme occupé, pour qui la notion de surcharge de travail est un euphémisme. L’avantage, c’est que 35 ans de carrière militaire ont fait de lui un virtuose de l’organisation. Ce qui a donné à certains l’idée de reprendre ses méthodes de travail. En 1954, lors d’un discours resté célèbre, Eisenhower cite un certain Dr J. Roscoe Miller et déclare : « J’ai deux types de problèmes : les problèmes urgents et les problèmes importants. Les urgents ne sont pas importants, et les importants ne sont jamais urgents. » Le principe d’Eisenhower était né. Il sera plus tard théorisé sous forme de matrice, et notamment popularisé par Stephen Covey dans son ouvrage Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent.

Matrice Eisenhower: principe et objectifs

Essayons de donner une définition simple de la matrice Eisenhower. C’est un outil de gestion du temps, qui consiste à prioriser ses tâches en fonction de deux paramètres : l’urgence et l’importance. Elle se présente sous forme de matrice avec 4 quadrants, dans lesquels sont catégorisées des tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance :

Quadrant 1 : tâches importantes mais non urgentes.
Quadrant 2 : tâches importantes et urgentes.
Quadrant 3 : tâches non importantes et non urgentes.
Quadrant 4 : tâches non importantes mais urgentes.

Selon une étude co-réalisée par Development Academy en 2022, la matrice Eisenhower serait la méthode de gestion du temps la plus efficace. 50% des répondants affirment qu’en utilisant cette technique, ils ont la sensation que leur travail est constamment sous contrôle. L’autre moitié a déclaré que cet outil leur permet de garder le contrôle de leur travail 4 jours par semaine.

Ainsi, la matrice d’Eisenhower est un exercice de réflexion visant à trier et prioriser ses tâches en amont de leur réalisation. De cette manière, on optimise son temps en consacrant plus d’énergie aux missions les plus urgentes, en planifiant celles qui sont importantes et en repoussant celles dont l’importance est moindre. Une bouffée d’oxygène aussi bien pour votre agenda que pour votre mental.

Quelle est la différence entre l’urgent et l’important ?

On pourrait penser que si une tâche est urgente, c’est qu’elle est importante, et vice-versa. Pourtant, il y a bien une différence entre ces deux notions :

Urgence : une tâche urgente ne peut pas être repoussée dans le temps. Elle requiert donc une attention immédiate, sans quoi sa procrastination pourrait avoir des conséquences délétères. Par exemple, si vous êtes Webmaster et que le site de e-commerce de votre client n’est plus accessible à la suite d’une panne, vous devez vous consacrer de manière urgente à la réparation du problème, car l’entreprise risque de rater de nombreuses ventes.

Importance : les tâches importantes sont essentielles à l’atteinte de vos objectifs globaux, mais leur mise en place ne nécessite pas une réaction immédiate. Attention, cela ne signifie pas qu’il faille les laisser prendre la poussière au fond d’un placard, au contraire ! Plus une tâche est importante, plus elle doit être traitée comme telle, et nécessite donc une planification rigoureuse. Par exemple, développer une nouvelle gamme de produits sur un marché niche peut être considéré comme très important pour accroître le chiffre d’affaires d’une entreprise, sans pour autant être considéré comme urgent.

L’efficacité de la matrice Eisenhower réside donc dans votre capacité à correctement catégoriser votre liste de tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. Pour cela, posez-vous au calme et réfléchissez-y avec sérieux, quitte à perdre un peu plus de temps sur cet exercice (pour en gagner ensuite !).

Comment utiliser la matrice Eisenhower au travail ?

Il est temps de passer aux choses sérieuses et de mettre en pratique ce que vous venez d’apprendre, en créant votre propre matrice Eisenhower. Pour cela, encore faut-il savoir par où commencer. Prenons un exemple concret et imaginons que vous êtes Responsable des Ressources Humaines dans une startup et que vous souhaitiez améliorer votre productivité grâce à cet outil. Voici comment procéder :

LISTEZ

Difficile d’organiser votre travail si vous n’avez pas au préalable couché sur papier la liste des tâches qui occupent votre esprit. Ecrivez-les toutes, même celles qui vous semblent évidentes ou dérisoires. Une fois que vous avez terminé cette étape préliminaire, repassez toutes les tâches une par une et déterminez si elles répondent aux deux critères suivants : sont-elles urgentes ? Sont-elles importantes ? Chaque tâche peut être soit l’un (urgente mais non importante), soit l’un autre (importante mais non-urgente), soit les deux (urgente et importante), soit rien de tout cela (non-urgente et non-importante).

Reprenons l’exemple de notre Responsable RH et listons les tâches qu’il doit réaliser :

• Rédiger et publier une annonce de recrutement pour un poste de commercial.
• Éditer les fiches de paie et verser les salaires aux collaborateurs.
• Organiser une formation de sensibilisation au RGPD et à la protection des données pour les collaborateurs.
• Créer des publications “marque employeur” à poster sur les réseaux sociaux.
• Organiser un entretien avec un salarié qui montre des signes d’épuisement professionnel.
• Se renseigner sur les prix des logiciels de gestion RH pour automatiser certaines tâches (demandes de devis).
• Préparer l’onboarding d’une recrue qui arrive la semaine prochaine.

Maintenant que votre liste de tâches est prête, il est maintenant temps de remplir votre matrice !

FAITES (important et urgent)

Ici, vous allez regrouper toutes les tâches qui sont essentielles à votre travail (ou au fonctionnement de l’entreprise) et qui ne peuvent pas attendre. Ces tâches doivent être traitées en priorité. Ce sont généralement les plus faciles à catégoriser puisqu’elles ont tendance à vous stresser (et ce dès le dimanche soir).

En reprenant notre exemple, on pourrait mettre dans ce quadrant :

• Éditer les fiches de paie et verser les salaires aux collaborateurs : inutile de préciser que payer les salariés d’une entreprise avec du retard n’est pas du meilleur effet.
• Organiser un entretien avec un salarié qui montre des signes d’épuisement professionnel : le burn-out est un sujet grave, qui doit être pris très au sérieux et de manière urgente.
• Préparer l’onboarding d’une recrue qui arrive la semaine prochaine : l’accueil d’un nouveau salarié ne s’improvise pas, et l’onboarding est une étape primordiale dans le cycle de vie d’un collaborateur. D’ailleurs, 65 % des cadres démissionnent dans les 6 premiers mois à cause d’un mauvais parcours d’intégration.

DÉLÉGUEZ (urgent mais non-important)

Bien que certaines tâches soient de moindre importance pour la vie de l’entreprise, une partie d’entre elles nécessitent d’être traitées immédiatement. La meilleure solution reste alors de déléguer ces tâches, surtout si elles ne font pas appel à des compétences que vous êtes seul à posséder. À ce titre, savoir déléguer est vital pour parvenir à se soulager d’une partie de sa charge de travail au quotidien.

Dans notre exemple, Rédiger et publier une annonce de recrutement pour un poste de commercial n’est pas une tâche aussi importante que la gestion des paies mais nécessite néanmoins d’être réalisée de manière urgente, puisque l’équipe commerciale veut augmenter sa force de vente à court-terme (et en sachant qu’un processus de recrutement prend du temps). Cette mission peut aisément être déléguée à un stagiaire, voire à un membre de l’équipe commerciale.

PLANIFIEZ (important mais non-urgent)

Certaines tâches ont une importance majeure pour l’entreprise mais comme nous l’avons vu plus haut, cela ne signifie pas forcément qu’elles soient urgentes pour autant. Puisqu’elles ne nécessitent pas de traitement à court-terme, vous pouvez vous contenter de les planifier en vous fixant des deadlines. Surtout, ne faites pas l’erreur de les condamner à l’oubli pour la simple raison qu’elles ne sont pas urgentes. Ici, l’anticipation reste la clé pour arriver à atteindre vos objectifs.

Dans notre exemple, voici les tâches considérées comme importantes mais non-urgentes :

Organiser une formation de sensibilisation au RGPD et à la protection des données pour les collaborateurs : face au développement de la Big Data et à la complexification des données en entreprise, chaque collaborateur doit recevoir une formation exhaustive à ce sujet.
Se renseigner sur les prix des logiciels de gestion RH pour automatiser certaines tâches (demandes de devis) : l’amélioration de la productivité est un objectif commun à tous les départements d’une entreprise qui se veut compétitive.

ÉLIMINEZ (non-urgent et non-important)

Parfois, on donne trop d’importance aux choses qui n’en ont pas. La réalisation d’une matrice Eisenhower est donc l’occasion de mettre en lumière les tâches qui peuvent être abandonnées (au moins pour un moment), puisqu’elles ne sont ni importantes ni urgentes.

Dans notre exemple, Créer des publications “marque employeur” à poster sur les réseaux sociaux peut être placé dans cette catégorie. En effet, si l’image de marque d’une entreprise passe également par les Ressources Humaines, c’est avant tout l’expérience concrète et vécue des candidats ou des salariés qui ont un réel un impact sur la marque employeur.

Matrice Eisenhower : quelles limites ? Quelles alternatives ?

Personne n’est parfait, ni même le président Eisenhower ou sa matrice. De ce fait, cet outil de gestion du temps n’est pas le Graal suprême de la productivité sur lequel vous devez vous reposer aveuglément.

Le principal défaut qu’on peut reprocher à la matrice Eisenhower est sa subjectivité. Tout l’intérêt de cet outil repose sur la hiérarchisation des tâches selon leur niveau d’importance et d’urgence. Or, le cerveau humain n’est pas toujours capable de faire preuve de détachement pour juger adéquatement de ses priorités au travail. Ainsi, nombreux sont ceux qui ont tendance à sous-estimer l’importance d’une tâche qu’ils rechignent à faire, bien que ce processus soit généralement inconscient.

Par ailleurs, le quadrant “déléguer”, qui est censé optimiser votre productivité, peut parfois avoir l’effet contraire. Là encore, une erreur de jugement peut vous pousser à déléguer une tâche à quelqu’un qui n’a pas forcément les compétences pour la réaliser. Résultat : vous devez rectifier les erreurs et vous prenez du retard dans l’ensemble de vos projets.

Si vous craignez de ne pas parvenir à utiliser la matrice Eisenhower à bon escient, voici deux outils alternatifs pour vous aider à mieux gérer votre temps :

La méthode NERAC

Non, Nérac n’est pas seulement une petite commune du Lot-et-Garonne. C’est également une méthode d’organisation du travail très efficace. La méthode NERAC, acronyme de Noter-Estimer-Réserver-Arbitrer-Contrôler, est très simple à mettre en place :

Noter les tâches qui doivent être accomplies.
Estimer le temps nécessaire pour réaliser chaque tâche.
Réserver du temps pour les imprévus, car il y en a toujours (par exemple, réservez 1 heure de plus pour une tâche que vous aviez estimé pouvoir réaliser en 3 heures).
Arbitrer vos tâches en les hiérarchisant en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. Pour cela, se référer à la méthode Eisenhower, maintenant que vous êtes un pro en la matière (priorité aux tâches urgentes, planification des tâches importantes, etc.).
Contrôler l’avancement des tâches au fur et à mesure de leur réalisation. Faites des ajustements et décalez les deadlines si nécessaire.

Diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt a eu le temps de faire ses preuves, puisqu’il a été créé en 1896. Mais ce n’est qu’en 1910 que Henry Gantt, ingénieur en mécanique et consultant en management, popularise cet outil de gestion de projet.

Le diagramme de Gantt propose une représentation graphique des tâches intégrées à un projet. Sur la colonne verticale à gauche, on liste les tâches les unes en dessous des autres. La partie horizontale correspond à l’avancement du projet (en semaines, en mois…) et on assigne à chaque tâche une barre horizontale d’une longueur équivalente à la durée estimée de sa réalisation. Voici un exemple de diagramme de Gantt réalisé avec Excel :

Le diagramme de Gantt est donc un excellent moyen de visualiser en un coup d’œil l’avancement d’un projet et la durée estimée de chaque tâche. Cet outil est donc particulièrement adapté aux projets de grande envergure, qui nécessitent de mettre en place plusieurs objectifs simultanés sans prendre de retard.

En conclusion, la matrice Eisenhower est un outil de gestion des tâches parmi tant d’autres, bien qu’elle soit sans doute l’une des plus efficaces. Facile à mettre en place, elle vous aidera à garder la maîtrise de votre temps pour ne pas vous sentir submergé par vos objectifs à court et à long termes. À condition de déterminer correctement l’urgence et l’importance de chaque tâche, sans vous laisser tromper par votre cerveau parfois un brin procrastinateur !

Article édité par Aurélie Cerffond ; Photo de Thomas Decamps