Comment devenir maître dans l’art de construire des PowerPoint ?

La suite Microsoft Office, avec au premier rang desquels Word, Excel et PowerPoint, est au cœur des outils de tout consultant généraliste. Mais on ne devient pas maître dans l’art de construire des PowerPoint sans tenir compte de quelques bonnes pratiques.

Beaucoup se souviendront de cette anecdote du PowerPoint dit « spaghetti » réalisé par des consultants et présenté au général McChrystal en Afghanistan, qui l’avait trouvé incompréhensible. Le principal reproche formulé était le suivant : on ne peut pas tout mettre en « bullet points ».

D’autres ont critiqué dans le temps le manque de dynamisme de PowerPoint et ont préféré l’outil Prezi, qui permet de naviguer dans les relations ou liens de manière intuitive et démonstrative.

Quoiqu’il en soit, PowerPoint, de par sa prégnance et son intégration dans la suite Office, restera pour le moment un outil majeur pour les consultants, comme en témoigne son utilisation régulière par les animateurs lors des conférences TED.

Voici donc une liste de 8 bonnes pratiques à considérer

1. Adapter son PowerPoint à l’objectif souhaité

Il est important de distinguer la finalité du PowerPoint :

• S’il s’agit par exemple d’un livrable, il sera alors possible d’avoir un peu plus de texte sur les slides pour expliquer/développer un argumentaire. S’il s’agit d’une présentation, alors il faut limiter le texte et se focaliser uniquement sur les messages clés.
• Si la ou les personnes auxquelles le PowerPoint est destiné sont des profils analytiques ou des décideurs, il faudra mettre l’accent sur la démonstration et l’argumentation, avec des schémas explicatifs, des explications détaillées, des arbres de décision, etc. Dans le cas contraire, si les personnes sont généralistes, il importera de rester à un niveau macroscopique, sans rentrer trop dans les détails.

2. Développer des PowerPoint auto-porteurs

Lorsqu’il s’agit d’un livrable, il convient de noter qu’il est possible que le PowerPoint soit lu par des gens non spécialistes, susceptibles de ne pas comprendre tous les liens ni toutes les abréviations. Il convient de rajouter des notes de bas de page, un glossaire et ne pas hésiter à détailler certains bullet points, pour ne pas risquer de tomber dans l’ultra simplicité.

À titre d’exemple, dans un livrable dédié à la stratégie numérique d’une organisation, il importera de développer plusieurs pages de contexte avec des notes de bas de page sur le contexte externe (politique, économique, social) et interne (gouvernance, processus, organisation interne, compétences du personnel, etc.), puis de détailler les impératifs métier et numériques, en explicitant bien de quoi il s’agit, puis de décrire la feuille de route et de développer une fiche par projet/initiative de la feuille de route en respectant un format détaillé (objectif, description, ressources financières, RH, impact, planning, étapes clés, etc.). En tout état de cause, il est très utile de partager son PowerPoint avec un collègue ou un proche qui n’a aucun lien avec le sujet, afin de comprendre s’il est suffisamment clair en soi.

3. Raconter une histoire (storytelling)

Quelle que soit la finalité du PowerPoint, tout lecteur, auditeur doit être capable de comprendre le message de la slide via son titre. Une bonne pratique consiste donc à écrire des phrases claires et pas trop longues qui passent un message. En lisant tous les titres, le lecteur doit être capable de comprendre a minima de quoi il s’agit mais aussi les principaux points clés de la présentation.

Un bon exemple de titre est : « L’investissement total sur trois ans s’élève à 40 millions. À partir de 2021, des coûts récurrents sont à prendre en compte ». Un mauvais exemple de titre est : « Des actions sont proposées afin de mitiger les risques ». Dans le premier exemple, le titre est clair, limpide, dans le deuxième, il reste trop générique et manque d’une fin (« qui peuvent compromettre le succès de la stratégie numérique »), par exemple.

4. Veiller à la cohérence entre le titre et le contenu de la slide

L’un des principaux risques encourus émerge lorsque le titre formule un message qui n’est pas en adéquation avec le contenu de la slide. Ceci provoque des incompréhensions et des incohérences inutiles. Il importe de bien vérifier que le contenu étaye bien le message souhaité, ni plus ni moins.

5. Intégrer des éléments visuels et graphiques

Un PowerPoint sans éléments visuels et graphiques et a fortiori avec uniquement du texte aura tendance à ennuyer et à manquer de “punch”. Des éléments graphiques permettent d’étayer ou de faire passer un message avec plus de force, notamment tout ce qui est histogrammes, mais aussi photos (plusieurs sites offrent des photos sans droits d’auteurs.)

6. Utiliser les animations avec parcimonie

PowerPoint regorge d’animations mais il s’agit de les utiliser avec parcimonie, idéalement pour soutenir une démonstration en plusieurs étapes. L’utilisation trop massive d’animations a tendance à noyer le message. Il convient aussi de noter que les animations n’apparaissent pas sur un document imprimé donc l’effet recherché peut être anéanti.

7. Casser la dynamique avec une vidéo

L’inclusion d’une petite vidéo intégrée dans le PowerPoint, même s’il importe de vérifier techniquement si cela est possible, permet de casser la dynamique parfois monotone des slides et permet de redonner un souffle au PowerPoint lorsque celui-ci a pour vocation d’être un livrable.

8. Capitaliser sur les add-in

De nombreux add-in ou programmes, gratuits ou non, ont foisonné sur Internet. Plusieurs permettent d’enrichir les PowerPoint. À titre illustratif, le programme Think Cell permet de créer des graphiques, des histogrammes ou des calendriers de haute qualité et très flexibles donc permettant des modifications ultra rapides et faciles.

Appliquer une ou plusieurs de ces bonnes pratiques est donc fortement conseillé et devrait permettre à chacun de construire des PowerPoint d’excellente qualité.

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Photo by WTTJ