La signature électronique : avantages et limites

Pratique pour valider à distance, et de manière authentifiée, tout type de documents ou de process commerciaux ou administratifs, à l’image d’une promesse d’embauche, d’un contrat de travail ou encore de notes de frais, la signature électronique a le vent en poupe dans les entreprises. En cette période de confinement où les contacts physiques doivent être réduits au maximum, le recours à cette solution numérique explose. De quoi s’agit-il concrètement ? Quels sont ses avantages ? Est-elle fiable et valable juridiquement ? Quels sont les droits et garanties qui l’entoure ? On fait le point sur ce procédé qui se développe à grand pas.

La signature électronique, késako ?

Concrètement, la signature électronique est un procédé qui s’appuie sur une technologie pour à la fois :

• identifier le signataire d’un document
• garantir que le document n’a pas été modifié après la signature

Légalisée en mars 2000 en France et dans toute l’Europe, la signature électronique se développe depuis plus d’une vingtaine d’années. « Au départ, les systèmes étaient très complexes et essentiellement destinés à un public d’initiés. Aujourd’hui, des solutions sûres et sécurisées très simples existent », souligne Luc Pallavidino, CEO chez YouSign, l’un des acteurs français du marché de la signature électronique.

Quels sont les différents types de signature électronique ?

La réglementation européenne sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques définit trois niveaux de signature électronique, plus ou moins complexes et sécurisés :

• La signature électronique simple ou basique : c’est la plus répandue car très rapide et facile à utiliser. C’est, par exemple, la signature tactile que l’on effectue lors de la livraison d’un colis, une signature manuscrite scannée, une case à cocher sur un site Internet, ou encore un code de carte au distributeur de billets… Mais cette signature offre cependant un faible niveau de sécurité car elle ne permet pas d’identifier son auteur de manière sûre. Elle est ainsi essentiellement utilisée pour les actes courants ou comportant de faibles conséquences juridiques ou financières pour le signataire. « Le processus de signature simple peut cependant être renforcé et acquérir une valeur légale plus importante si on ajoute une étape d’authentification, au moyen par exemple d’un code SMS reçu par les signataires et nécessaire à la signature du document », explique Luc Pallavidino. L’ajout d’une case à cocher attestant de la bonne compréhension du document ou encore un texte à recopier, démontreront encore davantage, en cas de contestation, la volonté du signataire de signer ce document. L’ensemble de ces systèmes de vérification d’identité et preuves de consentement peuvent se cumuler pour renforcer la validité de la signature.

• La signature électronique avancée : plus sécurisée que la signature électronique simple, elle permet une identification formelle du signataire et garantit l’impossibilité de modifier le document après signature. « Ces éléments peuvent se traduire par des systèmes comme le téléchargement puis la vérification de la pièce d’identité du signataire et son ajout au dossier de preuves », renchérit Luc Pallavidino. Son utilisation est conseillée pour la signature de documents juridiques ou pour des transactions financières conséquentes (ex : contrats de travail, contrats de crédits ou compromis de ventes immobilières).

• La signature électronique qualifiée : c’est celle qui assure le plus haut niveau de sécurité. Elle exige une rencontre physique avec un représentant de l’autorité de certification (fournisseur de la solution de signature électronique), afin d’identifier le signataire puis la remise d’un “token” (clé usb, carte à puce, badge) qui permettra de réaliser la signature électronique. « Cette clé cryptographique doit être extrêmement fiable et protégée et donc logiquement stockée en lieu sûr. Elle aura été étudiée et validée en amont par l’ANSSI via l’octroi de la qualification du dispositif. Une alternative à la remise d’une clé cryptographique est l’utilisation d’un HSM dans le Cloud, permettant ainsi de réaliser cette opération à distance avec au préalable un face à face physique pour vérification d’identité, puis une authentification à 2 facteurs du signataire lors du déclenchement de la signature », détaille Luc Pallavidino.
  La signature électronique qualifiée est le plus souvent utilisée par les notaires, les greffes de tribunaux, les huissiers de justices, l’État ou les collectivités dans le cadre des marchés publics.

La signature électronique, en pratique

Sur quels documents peut-on utiliser la signature électronique ?

Sur tous types de document, dès lors qu’ils existent en format numérique. Dans les entreprises, la signature électronique est très utilisée pour les devis et bons de commande, les contrats de travail et leurs avenants, les documents, la souscription d’adhésion à un contrat d’assurance ou d’abonnement, les mandats et compromis de vente…

Qui peut demander une signature électronique ?

• Toute entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d’activité
• Tout service RH, commercial, comptable, achat juridique…
• Tout professionnel indépendant dans l’exercice de ses fonctions
• Tout particulier dans la réalisation de démarches administratives

Quels sont les avantages de la signature électronique sur la signature manuscrite ?

• Le gain de temps : avant la signature électronique, il fallait imprimer le document, apposer sa signature manuscrite, adresser le tout par La Poste ou le scanner pour le renvoyer par e-mail. La signature électronique, quel que soit son niveau de sécurité, accélère les process.
• La dématérialisation des archives pour les entreprises : fini la consommation et le stockage de documents, parfois imprimés en double ou triple exemplaires. La signature électronique participe à l’archivage numérique des entreprises.
• La réduction de la consommation de papier par conséquence : qui s’inscrit dans l’engagement des entreprises envers l’environnement.

Dans le cas d’une signature électronique dite avancée ou qualifiée :

• La garantie d’authentification de l’identité du signataire : grâce aux certificats d’authenticité délivrés au moment de la signature électronique, et l’impossibilité de modifier le document après signature.

La signature électronique, droits et risques

Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?

« La signature électronique qualifiée a désormais autant de force probante qu’un acte manuscrit, au sens de l’article 25 du règlement eIDAS (Electronic Identification and Trust Services). Dès lors que la signature électronique est assurée par un partenaire figurant sur la ‘Trust list’ européenne, l’effet juridique et la recevabilité de la signature électronique ne peuvent être contestés par aucun État membre, ce qui peut être utile pour les opérations transfrontalières », explique Alexis Egron-Reverseau, directeur adjoint de LegalVisionPro, plateforme de services juridiques en ligne.

Suis-je en droit de refuser de signer électroniquement ?

La signature électronique n’est pas obligatoire. Toutefois, « si un employeur décide d’intégrer cet outil à son process interne, le salarié doit suivre ses instructions », souligne Alexis Egron-Reverseau. De fait, cela concerne aussi bien le futur collaborateur pour la signature d’une promesse d’embauche ou l’actuel dans sa vie professionnelle de tous les jours : contrat de travail, notes de frais, entretiens professionnels, avenants, etc.

La signature électronique est-elle vraiment si sécurisée ou présente-t-elle encore des failles ?

« Le certificat d’authenticité, délivré au moment de la signature, fait foi. Il est entièrement valable sans exception », affirme le juriste.

Et en cas de piratage, quels sont les recours ?

« Les risques de piratage sont extrêmement faibles, constate Alexis Égron-Reverseau. Toutefois, il n’est pas impossible qu’une personne signe électroniquement à la place d’une autre. Il est important de préciser que, devant le tribunal, une signature électronique bénéficie d’une présomption de fiabilité. Dès lors, la personne lésée bénéficie des recours de droit commun et devra prouver qu’il n’a pas signé l’acte où que l’on a usurpé son identité numérique. Les prestataires assurent la traçabilité des opérations (géolocalisation, historiques, adresse Ip, certificat électronique) et permettent de prouver le bien-fondé de la personne piratée. »
Vous n’êtes pas l’auteur de la signature d’un avenant, d’une note de frais ou encore d’un entretien professionnel ? Rapprochez-vous de votre équipe technique pour recouper votre agenda et cette traçabilité des opérations et ainsi démêler le vrai du faux !

Bientôt la fin de la signature manuscrite ?

Si la signature électronique se démocratise, on estime, en 2020, à 1% seulement le volume de documents signés par voie électronique. La signature manuscrite n’est donc pas (encore) morte. Mais d’ici quelques années, son usage pourrait devenir purement symbolique.