Comment écrire une lettre de démission ?

Écrire une lettre de démission est souvent considéré comme une simple formalité. Pourtant, la démarche est loin d’être anodine et doit suivre certaines règles bien précises sur le fond comme sur la forme. Voici tout ce que vous devez savoir pour réussir cette ultime étape avant de claquer la porte du bureau.

Vous vous apprêtez à quitter votre entreprise et pour officialiser votre décision, vous êtes sur le point de dégainer votre plus belle plume pour rédiger votre lettre de démission. Un document qui a son importance tant il peut avoir des répercussions sur la suite de votre carrière. Pourtant, sa rédaction, et surtout la procédure qui l’entoure sont encore trop souvent négligées selon Gregory Makiela, directeur du cabinet de recrutement NextGen RH : «Certains salariés ont tendance à bâcler la forme, constate t-il . Ils veulent que ça aille vite et ils oublient qu’il peut y avoir des prises de référence. Même si on a déjà obtenu un autre poste ailleurs, la nouvelle boîte peut très bien appeler l’ancienne pour faire des vérifications. » Pour se prémunir de ce genre d’écueils, il suffit de suivre quelques règles, on fait le point.

Sommaire

1. Une lettre de démission, c’est vraiment obligatoire ?
2. À qui et comment j’envoie ma lettre de démission, par courrier, en main propre ou par email ?
3. Comment rédiger ma lettre de démission ?
4. Quelle est la longueur idéale d’une lettre de démission?
5. Les informations indispensables à intégrer dans une lettre de démission
6. Modèle type de lettre de démission pour un CDI
7. Ça y est, j’ai envoyé ma lettre de démission… je peux m’en aller ?
8. Est-ce que j’écris la même lettre pour démissionner d’un CDI que pour un CDD ?

Une lettre de démission, c’est vraiment obligatoire ?

Légalement parlant non, il n’est pas obligatoire de rédiger une lettre de démission. Le Code du travail ne prévoit aucune forme particulière pour présenter sa démission. Une annonce orale peut donc suffire, à partir du moment où la volonté de démissionner est claire et non équivoque. Dans la pratique, c’est un peu plus compliqué… Un document écrit vous aide, d’abord, à garder une trace et permet, surtout, de prendre date. « C’est le jour de réception de la lettre de démission qui compte pour débuter le préavis, cette période obligatoire qu’il vous reste à effectuer dans votre entreprise après avoir annoncé votre décision de démissionner », confirme Hugo Jalain, avocat en droits du travail.

Dans tous les cas, ce document doit respecter certains codes professionnels, notamment sur le formalisme et la forme qu’il prend. Des codes d’ailleurs mis à mal avec le télétravail selon l’expert en RH Gregory Makiela. « Certains salariés envoient un email de démission de chez eux et on ne les revoit plus jamais au bureau puisqu’ils peuvent travailler de la maison pendant la période de préavis, regrette t-il. C’est dommage car cette façon de procéder ne renvoie pas une image très professionnelle selon moi. »

Surtout, le salarié a beaucoup à perdre à envoyer sa lettre ou son email de démission sans en discuter en amont : « La démission est la pire des solutions pour quitter son emploi, confirme l’avocat Hugo Jalain. Elle vous oblige à respecter un préavis et elle ne vous donne aucun droit au chômage. » Au contraire, ouvrir la discussion avec votre employeur peut vous amener à ne jamais envoyer cette fameuse lettre et éventuellement négocier d’autres conditions pour votre départ, comme une rupture conventionnelle par exemple. Dans tous les cas, échanger avec la direction permet au moins de négocier la durée du préavis qui vous reste à accomplir et qui doit, dans tous les cas, être stipulée dans votre lettre.

À qui et comment j’envoie ma lettre de démission, par courrier, en main propre ou par email ?

Si vous sentez qu’il vaut mieux bétonner la procédure, optez pour une lettre envoyée par recommandé avec accusé de réception. Deux précautions valent mieux qu’une. Mais la plupart du temps, un email suffit largement. La date, le destinataire et toutes les infos essentielles figurent dans les archives en cas de problème. Devant le conseil des Prud’hommes, l’employeur peut, à la limite, prétendre qu’il n’a jamais reçu d’email. Pour assurer le coup, envoyez votre courrier électronique avec accusé de réception. Ce format a la même valeur qu’une lettre recommandée avec accusé de réception selon l’article R53 du code du travail.

Si votre entreprise dispose d’un service ressources humaines, renseignez-vous auprès de lui pour s’assurer que vous envoyez votre message à la bonne personne. L’important est que votre employeur soit au courant de votre volonté de démissionner. Vous pouvez également donner votre lettre en main propre. Pour cela, prévoyez deux exemplaires et faites dater et signer le document par votre employeur.

Comment rédiger ma lettre de démission ?

Quelle est la longueur idéale d’une lettre de démission?

Le mieux est de rester clair, concis, concret. Une bonne lettre de démission tient en quelques lignes. Voici un modèle de lettre dans le cas d’une rupture de CDI. Vous pouvez bien évidemment adapter le ton et les formules de politesse de celui-ci en fonction de la culture de votre entreprise, mais veillez à maintenir un certain niveau de formalité ! Enfin, ce mail doit faire suite à une discussion que vous aurez préalablement eu avec votre manager et/ou les RH de votre entreprise (imaginez la tête de votre manager s’il reçoit un mail de ce type sans crier gare !)

Les informations indispensables à intégrer dans une lettre de démission :

Nom et prénom ;
Date d’envoi de la lettre ;
Nom de l’entreprise ;
Intitulé du poste que vous quittez ;
Date d’entrée dans l’entreprise ;
Durée du préavis ;
Date de départ effective.

Modèle type de lettre de démission pour un CDI

« Prénom Nom du salarié »
« Adresse »
« Code postal + Ville »

« Société »
« Prénom Nom du représentant »
« Fonction (DRH, etc.) »
« Adresse »
« Code postal + Ville »

A « lieu », le « date »

Objet : Notification de démission.
« Madame / Monsieur »,
Je souhaite par la présente vous signifier ma démission.

—
Option 1 : si vous souhaitez exécuter votre préavis
Mon départ sera effectif à l’expiration de mon préavis d’une durée de « durée du préavis », soit le « date de départ ».

Option 2 : si vous souhaitez négocier votre préavis
Bien que mon préavis normalement dû me conduise à quitter l’entreprise le « date de départ » , je souhaiterais négocier une date de départ anticipée et ainsi être libéré de l’exécution de « la totalité / d’une partie » de celui-ci.

—

À l’expiration de mon contrat de travail, je vous demanderai de bien vouloir rendre accessibles les documents suivants : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle Emploi.

Je me tiens à votre disposition pour déterminer une date de départ effective au regard de ma situation.

Veuillez agréer, « Madame / Monsieur » l’expression de ma considération distinguée.

« Prénom Nom du salarié »
« Signature »

Ça y est, j’ai envoyé ma lettre de démission… je peux m’en aller ?

Non, pas encore ! À la différence d’un abandon de poste, l’envoi de la lettre de démission vous oblige légalement, à respecter ce fameux préavis déjà évoqué dont la durée est précisée dans votre lettre de démission. Le délai de préavis légal étant de 3 mois pour les cadres, pour les autres salariés les conditions varient en fonction de la convention collective et/ou du contrat de travail. Un accord peut aussi être conclu par écrit avec l’employeur pour réduire cette durée. Vous pouvez même obtenir une dispense. D’où, encore une fois, l’intérêt d’en discuter avec votre manager avant d’envoyer votre message. « Même si vous quittez l’entreprise parce que ça s’est mal passé, c’est l’occasion de remettre un peu d’humain dans votre relation », conseille Gregory Makiela. Dans tous les cas, retenez bien que la date de réception de la lettre démission lance le compte à rebours de votre préavis.

Au fait, je dois parler de mes congés dans ma lettre de démission ?

Oui ! Si les congés ont été validés par l’employeur avant l’envoi de votre lettre, vous les prenez aux dates prévues et le préavis est suspendu durant vos vacances. Bien entendu, il est possible d’annuler ses congés en discutant (encore une fois !) avec votre employeur avant de lui notifier votre démission. Les jours non utilisés sont alors payés en indemnités compensatrices.

Est-ce que j’écris la même lettre pour démissionner d’un CDI que pour un CDD ?

Des petites subtilités existent selon le contrat ! En CDD, on ne démissionne que d’un commun accord avec son employeur, en cas de force majeure ou si on a trouvé un CDI dans une autre entreprise. Dans ce cas précis, la raison de la démission doit être expliquée dans votre courrier. Vous pouvez, par exemple, ajouter le paragraphe suivant au coeur de votre mail ou de votre lettre de démission : « Ayant conclu un contrat à durée indéterminée, je mets fin aujourd’hui au contrat de travail à durée déterminée qui nous lie. Vous trouverez en pièce jointe le contrat de travail justifiant de cette embauche. »

Attention, même lors d’une démission d’un CDD, vous devez respecter un préavis qui débute, encore une fois, à la date d’envoi de votre lettre de démission. La durée du préavis est équivalente à 1 jour par semaine compte tenu de la durée totale du CDD. Si vous démissionnez d’un CDD de 6 mois, soit 26 semaines, la durée du préavis est donc de 26 jours. L’employeur peut vous en exempter, mais là encore, cela mérite une discussion avec lui en amont !

Est-ce que je peux écrire à mon employeur tout le bien (ou le mal) que je pense de lui dans ma lettre de démission ?

Il existe mille et une (bonnes ou mauvaises) raisons de poser sa démission, et parmi elles figurent le cas d’une mauvaise entente avec votre boss. Vous pourriez, dans ce cas, être tenté de considérer votre lettre de démission comme l’occasion rêvée de régler vos comptes. Mais même si vous mourez d’envie de sortir vos griffes et d’exprimer enfin le fond de votre pensée sur la gestion du personnel dans cette entreprise, ne passez surtout pas à l’acte ! La règle d’or pour ce courrier des plus officiels est de ne jamais laisser transparaître ni ressentiment ni reproche.

En fait, lorsque le départ n’est pas conflictuel, un peu de positivité peut même être bienvenue, si cela ne ne vous pousse pas à l’hypocrisie… Voici un exemple de paragraphe que vous pouvez intégrer lors de la rédaction de votre lettre de démission : « Merci pour toute cette expérience acquise à vos côtés et pour la confiance que vous m’avez accordé. En attendant mon départ, je ferai mon possible pour assurer la meilleure transition possible au sein de l’équipe. »

« Ne vous limitez pas à une vision court terme, confirme Grégory Makiela. On n’est pas à l’abri de recroiser un jour le chemin de ses anciens employeurs, le réseau est primordial dans une carrière. » Sans compter que la lettre de démission laisse, par définition, une trace écrite que votre employeur peut utiliser pour se retourner contre vous et vous poursuivre pour injures ! Bref, restez professionnel jusqu’au bout en restant factuel dans votre rédaction. D’ailleurs, il n’est même pas obligatoire de motiver votre décision de quitter l’entreprise dans votre lettre de démission. Raison de plus, pour ne mentionner que le strict nécessaire.

Vous voilà prêt à rédiger votre lettre ou votre mail de démission en toute connaissance de cause pour mettre fin à votre contrat. Evidemment, il s’agit toujours d’un moment délicat dans une carrière. Mais c’est aussi l’occasion de montrer votre professionnalisme. Respecter les formalités et bien communiquer sur le contexte de votre départ vous permettra ainsi de partir en bons termes avec votre ancienne équipe pour mieux aller de l’avant.

Article édité par Aurélie Cerffond
Photo Thomas Decamps