Do's & Don'ts de la candidature par mail

Des mails, vous en écrivez à longueur de journée. Pourtant il en est bien un qu’on ne sait jamais comment écrire : le mail de candidature. Que ce soit pour envoyer CV et lettre de motivation, ou tout simplement pour répondre à une annonce avec un “mail de motivation” : certaines règles sont incontournables. Quelle adresse mail utiliser, que mettre dans l’objet, comment structurer son texte, signer ?

Pour que cet exercice n’ait plus aucun secret pour vous, Welcome to the Jungle vous propose les do’s & don’ts de la candidature par mail. Des conseils autant sur le fond que sur la forme pour attirer l’attention d’un recruteur, valoriser votre professionnalisme et lui donner l’envie de vous rencontrer.

L’adresse d’expédition

DO

Utiliser une adresse mail au format classique : prénom-nom / nom-prénom. S’il s’agit de la forme la plus répandue, c’est bien évidemment car c’est le modèle le plus efficace pour qu’on vous identifie au premier coup d’œil.

DON’T

• Eviter les adresses mail fantaisistes. Ou d’utiliser la messagerie au pseudo étrange que vous aviez créé du temps de l’adolescence. Le sérieux de votre candidature serait automatiquement mis en doute ! Pire, votre e-mail pourrait être pris pour un spam.
• Utiliser sa messagerie professionnelle, si l’on est encore en poste. Non seulement cette manipulation est légalement très encadrée. Mais surtout, le jour où vous quitterez l’entreprise, tous les mails reçus sur cette boîte ne vous seront plus accessibles.

L’adresse de destination

DO

• Remplir le champ destinataire en tout dernier. Cliquer accidentellement sur le bouton “envoyé” alors que le mail n’est pas terminé ou non relu est si vite arrivé…
• Ajouter son adresse mail en copie. Cela vous permettra de vous assurer que celui-ci a bien été envoyé.

DON’T

Mettre l’adresse du destinataire dans la case copie cachée. Cela sous-entendrait que cet e-mail a pu être envoyé à d’autres recruteurs.

L’objet

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Envisager l’objet de son mail comme le titre de sa candidature. Il doit donc contenir suffisamment d’information pour retenir l’attention de votre destinataire et que celui-ci comprenne immédiatement de quoi il s’agit. Partez sur une formulation explicite du type “Candidature de - prénom - nom - pour le poste de …”. Cela lui permettra également de pouvoir facilement retrouver votre message par simple recherche s’il souhaite y revenir. Dans le cas d’une candidature spontanée, vous pouvez préciser “Candidature spontanée pour le poste de…”. Si une référence est indiquée avec le poste, n’hésitez pas à la mentionner.

DON’T

Chercher à se démarquer en tentant un objet à l’intitulé décalé, formulé dans l’espoir de faire rire ou de retenir l’attention du recruteur. On évite également l’objet pas assez précis du type “candidature”.

Le corps du mail

Deux possibilités :

1. Vous joignez à votre e-mail votre CVet lettre de motivation. Le message que vous écrivez est une introduction à ces deux documents.
2. Vous répondez à une annonce dans laquelle il n’était pas spécifiquement indiqué d’envoyer une lettre de motivation, le corps de votre mail peut donc tout à fait remplir cette objectif. C’est ce qu’on appelle un “mail de motivation”.

DO

• Être concis. Pour un mail d’introduction à unelettre de motivation, 5 ou 6 lignes seront suffisantes. S’il s’agit d’un mail de motivation, ne dépassez pas une vingtaine de lignes. L’idée étant d’être efficace et pertinent tout en faisant gagner du temps au recruteur qui reçoit des centaines de mails par jour. Il est bien plus probable qu’un recruteur débordé accorde quelques secondes à un mail qui s’annonce bref, qu’il fasse de même s’il s’agit d’un long pavé. Sans oubliez que vous avez une chance sur deux pour que votre interlocuteur consulte ses mails depuis son smartphone, ce qui les fera paraître d’autant plus long.
• Illustrer le fait que son profil est en adéquation avec le poste avec des exemples concrets. Restez synthétique tout en mettant en avant votre valeur ajoutée. Vous pouvez faire référence à une ou deux expériences réussies qui collent avec le poste pour lequel vous candidatez, en vous appuyant sur quelques chiffres significatifs, sans pour autant entrer dans les détails. Parlez de ce qui vous motive et des atouts que vous avez pour cette mission. Vous pouvez aussi utiliser des bullet points après une ou deux phrase de présentation si cette mise en forme vous paraît plus efficace.
• Glisser quelques mots-clés. Ce peut être des termes forts correspondants aux attentes du recruteur et présents dans l’offre d’emploi, ou des mots-clés orientés compétence en lien avec le secteur d’activité visé.
• Utiliser des liens cliquables pouvant renvoyer vers des pages illustrant ou approfondissement votre propos.

DON’T

• Se contenter d’un “Mr/Mme” en début de mail. Précisez le nom de famille de votre interlocuteur pour montrer que vous vous adressez bien à lui en particulier et pas à quelqu’un d’autre. Il faut que le recruteur sente que le mail est personnalisé.
• Copier sa lettre de motivation, même si votre mail remplace celle-ci, la forme ne peut être similaire. N’essayez pas de recaser tout ce qui figure déjà dans votre CV ou lettre de motivation. Il vous faudra par mail être plus efficace et percutant.
• Utiliser des émoticônes, abréviations et couleurs. Cela risquerait de passer pour un manque de professionnalisme de votre part.

La formule de politesse

DO

Terminer sur un “call for action”. Cette dernière phrase doit être une ouverture : une invitation à rencontrer votre interlocuteur. N’hésitez pas à solliciter une rencontre avec une formulation du type “je serais ravi(e) de pouvoir échanger avec vous”. Et n’oubliez pas les formules de politesse d’usage : “je vous remercie par avance”, “cordialement”.

DON’T

Zapper cette étape. Ce n’est pas parce que vous postulez dans une boîte à l’image “cool” qu’il faut penser que cela vous dispense d’une sortie élégante.

La signature

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Remettez vos coordonnées dans la signature même si celles-ci figurent déjà sur votre CV. Vos prénom, nom et téléphone sont essentiels. Vous pouvez également mettre l’adresse de votre site web si vous avez un et lier votre profil LinkedIn, ainsi que votre compte Twitter.

Les pièces-jointes

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• Mentionner le détail des pièce-jointes attachées au mail en fin de message. Par exemple, “Vous trouverez en pièce-jointe mon CV et ma lettre de motivation”.
• Utiliser le format PDF pour être sûr que le fichier envoyé soit lisible pour le recruteur quel que soit le logiciel utilisé. Ainsi, la mise en page de vos documents n’est pas susceptible de bouger et ils ne pourront être modifiés.
• Choisir un titre de fichier explicite. Primordial pour que votre interlocuteur comprenne au premier coup d’œil ce qu’il contient. Une formulation sur le modèle “CV de prénom/nom + titre du poste” ou “Nom prénom CV” est recommandée. D’autre part, vos documents seront plus facilement identifiables une fois enregistrés sur l’ordinateur de votre interlocuteur.
• Joindre des fichiers séparés s’il y a deux documents (ou plus), comme votre CV et lettre de motivation notamment. Certains recruteurs peuvent souhaiter dans un premier temps se baser uniquement sur le CV par exemple, pour faire une première sélection.

DON’T

Se tromper de pièce-jointe. Faites en sorte de ne pas envoyer un CV ou une lettre de motivation adressée à une autre entreprise. Au-delà de l’erreur, qui peut être pardonnable dans d’autres circonstances, elle illustrera ici un manque de professionnalisme, qui fera douter le recruteur de votre capacité et votre rigueur à occuper le poste en question.

Le petit truc en plus

La recommandation. Un atout si vous contactez cette personne sur les conseils de quelqu’un de votre entourage. Ainsi vous pouvez commencer votre mail avec “Je me permets de vous contacter sur les conseils de…”. Un moyen de donner plus de poids à votre candidature, sous réserve bien entendu que votre contact soit au courant.

Le petit truc en moins

Les fautes d’orthographe. Utilisez non seulement le correcteur automatique, mais relisez également plusieurs fois votre message. Faites aussi bien attention aux fautes dans le nom et prénom du destinataire. Si la situation le permet, attendez une heure avant de relire votre mail pour avoir les idées fraîches. Vous pouvez également l’envoyer à une personne de votre entourage pour relecture. Enfin, n’hésitez pas à l’imprimer. Le papier est souvent un outil efficace pour identifier les dernières petites erreurs qui vous auraient échappées.

C’est bon, votre mail est prêt ? Toutes les cases sont cochées ? Alors c’est le moment de cliquer sur “envoyer” !

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Photo by WTTJ @Selency