10 conseils pour des réunions plus courtes et efficaces

Trop longues, trop récurrentes, inefficaces et donc coûteuses… Les réunions ont bel et bien mauvaise réputation en France. Qu’on les aime ou qu’on les déteste, elles font pourtant partie du quotidien de l’entreprise, et ce y compris à distance. Car depuis deux mois maintenant, les télétravailleurs ont troqué leurs habituelles salles de réunion pour des applications de visioconférence comme Zoom, Teams, Skype… Bref, les outils ne manquent pas pour continuer à créer du lien entre les collaborateurs, transmettre des informations et avancer sur des sujets communs. Mais, à distance ou en présentiel dans l’entreprise, comment limiter le temps que l’on y passe ? Réussir ses réunions, ça s’apprend. Voici donc 10 conseils pour les transformer de manière productive et pourquoi pas même agréables ?

1. Préparer votre réunion
2. Calibrer le temps de la réunion
3. Ne convier que les personnes nécessaires
4. Please turn off your phone
5. Donner une mission à chacun des participants
6. Utiliser des méthodes d’intelligence collective pour impliquer les participants
7. Ne pas oublier le corps !
8. Respecter les autres
9. Résumer chaque point avant de passer au suivant
10. Ne pas bâcler la conclusion

La réunionite en France : on en est où ?

Selon un sondage Ifop publié fin 2018, 92% des cadres participent régulièrement à des réunions, avec une moyenne de 4 heures par semaine, ce qui équivaut à 27 jours de travail par an (soit autant que les vacances !) Et même aujourd’hui, avec le télétravail massif actuel lié à la crise sanitaire, les réunions sont toujours nombreuses. Fin mars, l’application de visioconférence Zoom avait ainsi annoncé avoir multiplié par 20 le nombre d’utilisateurs quotidiens en trois mois, avec près de 200 millions de personnes connectées dans le monde chaque jour. Preuve que les réunions sont toujours d’actualité, et peut-être même d’autant plus lorsqu’un contexte de crise s’y prête.

Mais paradoxalement à tout ce temps passé en réunion, seulement une sur quatre aboutirait à une décision, selon OpinionWay. Certaines entreprises, comme Alan ou 360 Learning, ont donc récemment fait le choix de complètement les supprimer de leurs quotidiens. Plusieurs pistes peuvent néanmoins être envisagées dans un premier temps afin de remédier à ce véritable fléau du XXIème siècle. Alors c’est parti pour un tour d’horizon des possibilités qui s’offrent à vous.

10 Conseils

1. Préparer votre réunion

Jusque-là on ne vous apprend rien : pour qu’une réunion soit efficace, pas des secret, elle doit être préparée. Mais pas seulement par celui qui décide de l’organiser, les participants ont eux aussi un rôle à jouer !

Afin de cadrer au maximum la réunion en amont, l’organisateur peut s’appuyer sur la méthode TOPP pour créer l’ordre du jour. Celle-ci consiste à définir le thème (T) de la réunion, les objectifs (O) à atteindre, les participants (P) utiles à inviter ainsi que le plan (P), composé de tous les points à aborder pour répondre aux objectifs de ladite réunion.

Pour que les participants se préparent également de leur côté, l’organisateur leur envoie l’ordre du jour, ainsi que les documents nécessaires à lire en amont, s’il y en a. Ces derniers ont alors le temps d’en prendre connaissance, et de faire avancer leur réflexion sur le sujet, plutôt que de le découvrir en réunion. Adèle Galey, co-fondatrice de Ticket for Change, compare les réunions du début de leur aventure entrepreneuriale à celles d’aujourd’hui : « Avant, c’était beaucoup plus fouilli, on ne s’imposait pas de limite de temps, on ne préparait pas d’ordre du jour donc on perdait du temps à structurer la réunion pendant la réunion. Maintenant on les prépare et on essaye de se fixer une limite de 30 minutes par réunion. Chacun lit les documents en amont, c’est beaucoup plus efficace. Comme en pédagogie inversée en fait. » Dès lors que la réunion commence, chacun sait donc pourquoi il est là et a pu avancer en amont sur le sujet, ce qui fait gagner du temps à tous.

Par ailleurs si vous rejoignez une visioconférence : assurez-vous de vous trouver dans une pièce au calme, avec une bonne connexion Internet. Evitez les contre-jours et les arrière-plans trop chargés. Enfin, pensez à couper votre micro quand vous ne parlez pas pour éviter à vos collègues les bruits environnants. Dans un premier temps, pensez pratique !

2. Calibrer le temps de la réunion

La durée de votre réunion va évidemment dépendre du thème et des objectifs de celle-ci. Pour autant, selon un sondage Wisembly et Ifop, notre capacité de concentration diminue fortement après 52 minutes d’écoute. Voici donc venu pour vous le moment de faire une pause ou, encore mieux, d’arrêter tout simplement la réunion en cours. Pour ce qui est des réunions de travail plus ambitieuses, nécessitant une demie-journée ou davantage, envisagez alors de découper la problématique principale en plusieurs, vous n’en serez que plus productifs ! Il en est d’autant plus question lors de visioconférences car ce format aurait tendance à fatiguer les participants à vitesse grand V…

Et, bien sûr, une fois cette durée de réunion définie, veillez au respect des horaires ! Crucial si vous ne souhaitez pas vous mettre à dos les collaborateurs conviés…

3. Ne convier que les personnes nécessaires

Rien de tel, pour être inefficace en réunion, que d’être trop nombreux. Selon une étude, le nombre idéal se situerait d’ailleurs entre 3 et 6 personnes. Alors au moment d’organiser une réunion, posez-vous donc la question suivante : « De qui ai-je absolument besoin pour cette réunion ? » De même, lorsque l’on vous propose d’y assister, demandez-vous « Ai-je besoin d’être présent, ou est-ce que recevoir le compte-rendu serait suffisant à mon niveau ? » Vous verrez que bien souvent, votre présence est loin d’être indispensable et que seules les conclusions vous suffiront à avoir le même niveau d’information que l’équipe.

4. Please turn off your phone

Bannir les téléphones, voire les ordinateurs (sauf pour le scribe), tel devrait être le crédo de toute réunion qui se respecte. Gilles Dufour, coach de dirigeants, fondateur de Be&Lead témoigne : « Lorsque j’anime des coachings de groupe dans des Codir ou Comex, je leur parle d’intelligence collective, ce qui est lié à l’égalité du temps de parole et à la qualité de présence. Je demande alors aux participants s’ils sont d’accord pour mettre leur portable de côté. Les retours sont très positifs, ils gagnent en efficacité et en concentration. » Si même les membres sur-sollicités de Comex parviennent à couper leur téléphone, pourquoi pas vous ?

5. Donner une mission à chacun des participants

En amont de la réunion, donnez à chacun une mission :

• l’animateur : déroule l’ordre du jour, et veille à ce que tout le monde participe. Il s’agit généralement de celui qui organise la réunion, mais pas nécessairement.
• le scribe : prend en note tout ce qui se dit, ce qui servira de base pour rédiger le compte-rendu final. Cela permet de faciliter la concentration des autres, qui n’ont pas besoin de prendre de notes.
• le gardien du temps : veille au bon respect des horaires en faisant des rappels réguliers (« il nous reste 20 min ») pour ne pas passer 80% de la réunion sur le premier point.
• la personne qui va faire la synthèse après chaque point abordé ou à la fin de la réunion (ou les deux).

C’est ce qu’a mis en place Damien, cadre dans une société de certification et évaluation de la conformité : « Chacun se sent plus utile et on gagne en efficacité depuis qu’on a mis ce système en place, surtout avec le rôle du scribe. À la fin de la réunion, le compte-rendu est déjà rédigé à 90%, il suffit à peine de 15 minutes pour corriger les fautes et éventuellement reformuler ou synthétiser certaines choses. Pour ne lasser personne, nous changeons les rôles à chaque fois. »

Évidemment, ces rôles ne sont que des exemples, libre à vous d’en inventer d’autres en fonction de vos besoins !

6. Utiliser des méthodes d’intelligence collective pour impliquer les participants

Dans le cadre d’une réunion, les participants peuvent également endosser un rôle pour être acteur, et non plus simple auditeur. Adèle raconte par exemple que, chez Ticket for Change, la personne qui organise la réunion peut aussi proposer une méthodologie d’animation. Son équipe en utilise régulièrement deux :

Méthode des 6 chapeaux, de Edward de Bono

Ici, chacun des participants tire un chapeau imaginaire, et endosse la façon de penser correspondant à l’intitulé du chapeau. Ces derniers varient de l’un à l’autre, à savoir “optimisme, “pessimisme”, “neutralité”, “émotion”, “créativité” ou “organisation”. Le participant peut changer de chapeau durant la réunion, et peut aussi en porter un identique à celui de quelqu’un d’autre. Non seulement cette méthode permet à chacun d’être proactif, mais en plus cela crée un climat de discussion cordial où tout le monde se sent libre de parler, sans jugement, puisque chacun est sous la “protection” du rôle qu’il a à défendre.

Les 8 principes libérateurs

« Lorsqu’il s’agit de grosses réunions de 2h ou de demie-journées de travail en équipe, on applique les huit grands principes libérateurs, formalisés par le cabinet Trajectives. Ce sont des principes qui donnent le cadre pour que les échanges se passent bien. Ils fonctionnent par paire et se répondent. Par exemple : “savoir écouter l’inconnu” et “accepter de ne pas comprendre du premier coup”, “montrer de la bienveillance” et “s’autoriser l’humour et le plaisir”, etc. Chaque personne se porte garant d’un de ses principes pour le rappeler durant la réunion. » explique Adèle.

Le fait d’avoir recours à plusieurs méthodologies d’animation, et d’en alterner les pratiques peut ainsi être un bon moyen pour créer de l’enthousiasme autour de l’exercice !

7. Ne pas oublier le corps !

Pendant la réunion, se lever, s’étirer ou même marcher peuvent être de bons moyens pour regagner en efficacité. Il s’agit surtout de ne pas oublier que nous avons un corps et que si on ne l’oxygène pas régulièrement, nous perdons en attention, en créativité. Certaines entreprises ont même commencé à organiser des réunions debout ! Pour autant, même si le stand up meeting a certains avantages (durée maximum de la réunion de 15 minutes, fluidité des échanges), il peut difficilement devenir la norme à cause des inconvénients qu’elle présente : difficulté pour prendre des notes, déséquilibre entre les participants selon l’âge, la taille, éventuel handicap etc. À privilégier donc pour des réunions destinées à faire le point rapidement et efficacement sur un dossier en cours par exemple !

8. Respecter les autres

Selon une étude réalisée par Doodle en 2019, les principaux facteurs responsables d’une mauvaise réunion seraient d’ordre comportemental, à savoir :

• Le fait d’utiliser son téléphone
• Les participants qui se coupent la parole
• Ceux qui n’écoutent pas les interventions des autres
• Les retardataires ou les personnes qui partent avant la fin
• Les personnes qui parlent pour ne rien dire pendant longtemps

Concernant le dernier point, qui est peut-être le plus difficile à maîtriser, posez-vous ces questions avant de prendre la parole : « Est-ce que ce que je m’apprête à dire rentre vraiment dans le thème de la réunion ou ne concerne qu’une seule autre personne sur les 6 conviées ? De combien de temps je dispose pour exposer mon point ? » Par exemple, si la réunion dure une heure et que vous êtes 6, difficile de parler plus de 5-7 min dans la mesure où chacun dispose du même temps de parole et qu’il faut ensuite débattre…

L’animateur doit donc être en mesure d’assurer la gestion des interventions des uns et des autres afin d’éviter toute coupure de paroles. À noter pour les télétravailleurs que Zoom permet d’ailleurs de “lever la main” virtuellement pour signaler au modérateur que l’on souhaite s’exprimer. Malin pour ne pas interrompre celui qui est en train de parler !

9. Résumer chaque point avant de passer au suivant

C’est un moyen indéniable de s’assurer que tout le monde est bien d’accord avec ce qui a été convenu, et surtout, de vérifier que l’on a bien traité le point en question. Si l’on n’est incapable de résumer ce qui vient d’être dit, c’est que la discussion n’a pas été assez claire et qu’il faut recommencer pour trancher. Cela permet aussi de faciliter le travail du scribe, qui va synthétiser, dès la réunion, les points essentiels de celle-ci.

10. Ne pas bâcler la conclusion

La fin de votre réunion arrive, et souvent, plus vite que prévu ! Avant de conclure, n’oubliez pas de prévoir un temps pour des questions éventuelles. Vient ensuite le moment de la conclusion, qui sert à résumer les décisions prises et à prévoir les prochaines étapes liées au thème de la réunion. Cela peut aussi être le moment de planifier directement une date pour la prochaine réunion, pour éviter les échanges de mails chronophages. Enfin, n’oubliez pas d’envoyer le compte-rendu aux participants après coup ! Vous pouvez également le transmettre à d’autres collaborateurs non-présents si vous jugez que l’information pourrait les intéresser.

Vous l’aurez compris, l’essentiel pour limiter son temps en réunion est de la préparer au maximum en amont. Qu’elle soit en ligne ou en présentiel, avec un peu d’organisation et des objectifs clairs à atteindre, votre réunion devrait, à l’avenir, être plus productive. Et si vous essayez également d’impliquer davantage les participants en variant les méthodes d’animation, il y a de grandes chances pour que ces derniers soient plus actifs… et même qu’ils en demandent encore après-coup !

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Photo d’illustration by WTTJ