Fichiers, mails, contacts : que peut-on emporter quand on quitte son entreprise?

Quitter une entreprise, c’est comme rentrer de voyage : avant de partir, on aime toujours rapporter un petit souvenir. Anciens e-mails, contacts, fichiers ou réalisations importantes, qu’avez-vous le droit de conserver ? Quelles sont les règles à suivre en matière de sécurité et de confidentialité ?

La règle d’or

6 employés sur 10 ayant quitté leur entreprise dans les 12 derniers mois conserveraient des données confidentielles. Le plus souvent, ceux-ci pensent légitime de copier les fichiers sur lesquels ils ont travaillé et près de la moitié d’entre eux pense les réutiliser dans leur nouvel emploi. Ces informations peuvent être de nature très diverses : un extrait de code pour un développeur web, une recette pour un chef-cuisinier ou encore une liste de clients pour un expert-comptable. 28% de ces fuites d’informations seraient de nature malveillante.

Les règles qui régissent la sécurité et la confidentialité en entreprise sont complexes et comportent de nombreuses exceptions. Mais dans la majorité des cas, nous vous recommandons de suivre le principe suivant : toutes les informations obtenues, les ressources mises à votre disposition et les fichiers réalisés dans le cadre de votre travail appartiennent à votre entreprise. Vous n’avez ni le droit de les divulguer, ni le droit de les conserver.

De la même façon, toutes les ressources matérielles utilisées dans le cadre de votre travail appartiennent à votre entreprise : téléphone, tablette, ordinateur, voiture de fonction, accessoires de bureau, etc.

6 subtilités à connaître

Les fichiers

Leur copie est strictement interdite. Le droit pénal du travail considère que les documents de l’entreprise sont sa propriété. S’approprier un document en quittant l’entreprise est donc considéré comme un vol et peut être sanctionné d’une peine pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et jusqu’à 45 000 euros d’amende. Seule exception à la règle : vous êtes en droit de copier des fichiers nécessaires à votre défense dans le cas d’un conflit prud’homal avec votre employeur. Bref, cela vaut le coup d’y réfléchir à deux fois avant de copier ce fameux PowerPoint dont vous êtes si fier(e).

Les informations stratégiques

La clause de confidentialité s’applique ad vitam æternam. La majorité des contrats de travail inclue une clause de confidentialité. Celle-ci se prolonge après votre départ et sans limite de durée et vous interdit de copier ou divulguer des informations recueillies dans le cadre de votre activité.

Les anciens clients

Il sera très difficile de vous reprocher de partir avec. Si votre employeur tient à ce que le principe de non-concurrence se poursuive après votre départ, celui-ci doit inscrire une clause dédiée dans votre contrat de travail. Violer cette obligation contractuelle vous expose à de lourdes sanctions. Cependant, cette clause est très encadrée et peu d’entreprises respectent les conditions légales qui la rendent valide. Faute d’une clause licite, vous êtes en droit de partir avec la clientèle de votre ancien employeur sans que cela ne constitue une concurrence déloyale.

Les mots de passe

Vous êtes sur la ligne rouge. D’après une enquête SailsPoint, 37 % des collaborateurs affirment pouvoir encore accéder à certains services en ligne de leur ancien employeur après leur départ. Maître Nicol, avocat spécialisé dans le droit du travail, explique : « Si l’entreprise laisse l’ex-salarié accéder aux documents confidentiels, via un mot de passe en ligne qui n’a pas été changé, le salarié ne pourra pas être blâmé. »

Les créations artistiques

Vous conservez vos droits d’auteur. Styliste, directeurs artistiques, designers, photographes… Même salarié, vos créations originales sont votre propriété et vous en conservez les droits d’auteur. Votre employeur est censé vous proposer une cession de droits d’auteur pour chacune de vos créations, sous forme d’un avenant au contrat de travail. Sans quoi, celles-ci vous appartiennent et vous pouvez partir avec, les réutiliser ou demander à cesser leur exploitation par l’entreprise à votre départ.

Mais vous pouvez négocier !

Il est possible de discuter avec votre employeur de certains privilèges. Vous pouvez demander à conserver certains travaux pour un book personnel, conserver votre téléphone et votre ancien numéro professionnel ou même partir avec certains clients. Tout est négociable, mais votre employeur n’a aucune obligation d’accepter.

Quid des informations stockées sur vos appareils personnels ?

Le phénomène du BYOD (Bring Your Own Device), pratique qui autorise un collaborateur à utiliser ses outils personnels dans le cadre de son travail, complexifie le sujet tant il peut être difficile de distinguer les informations personnelles des informations professionnelles.

Dans ce cas, il faut vous référer à votre charte informatique. Celle-ci doit vous indiquer les conditions dans lesquelles vos données pourront être supprimées à votre départ. Soyez attentif, certaines entreprises font signer un document stipulant que toutes les informations personnelles pourraient être supprimées en même temps que les informations professionnelles et que c’est au salarié de se protéger en stockant ses propres données dans un espace externe.

Dans les faits, peu d’entreprises sont équipées des outils leur permettant de détecter les fuites d’informations provoquées par des salariés sur le départ. Heureusement, la majorité des collaborateurs cherche simplement à gagner du temps en ré-exploitant leur travail dans leur nouveau poste, avec des conséquences négligeables pour leur ancien employeur. Gardez donc en tête que s’il est compliqué de détecter et sanctionner ces pratiques, c’est souvent votre réputation qui se jouera en cas d’utilisation malveillante des données que vous aurez récupérées.

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