Managers : comment faire face à un arrêt maladie de longue durée ?

Avant de parler solutions, rafraîchissons-nous la mémoire. Que doit-on savoir sur le congé maladie de longue durée ? Tout d’abord, qu’en tant qu’employeur, il est indispensable d’obtenir les documents justifiant de l’arrêt maladie auprès du / de la salarié·e. Ensuite, c’est à lui / elle de finaliser les démarches auprès des différentes caisses afin de percevoir ses indemnités.
Le / la salarié·e reçoit des indemnités calculées selon les règles de la sécurité sociale et ne couvre pas l’intégralité du salaire. Mais attention, le / la collaborateur·rice doit aussi bénéficier d’une indemnité supplémentaire versée par l’entreprise, calculée en fonction de son ancienneté. Il / elle gagne cinq jours pour cinq ans d’ancienneté. Évidemment, les conventions collectives viennent ensuite ajouter leur grain de sel, prévoyant des modalités complémentaires que vous êtes dans l’obligation de connaître. Et maintenant, concrètement, comment gérer l’absence d’un membre de son équipe ?

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Remplacer un·e collaborateur·rice absent·e : un vrai casse-tête ?

CDI, CDD ou intérim : il existe de multiples manières de remplacer un·e collaborateur·rice en arrêt maladie de longue durée. Chaque solution a ses avantages et ses inconvénients, et doit évidemment être adaptée au contexte, à la culture et au secteur de l’entreprise. Focus sur les deux solutions préférées des employeurs : le CDD et la « répartition des charges ».

1. Le CDD. Le Code du Travail autorise le recours à un contrat à durée déterminée – et son prolongement si nécessaire – pour pallier l’absence d’un·e collaborateur·rice. Auquel cas, le contrat doit mentionner le nom de l’individu remplacé et couvrir les mêmes fonctions. Attention aux petits malins qui pensaient en profiter pour faire des économies : « À moins de pouvoir justifier d’une différence de formation ou d’expérience importante, le salaire doit être plus ou moins similaire. Il n’est pas autorisé de faire des économies sur la rémunération du collaborateur remplacé », prévient Anne-Lise Puget, avocate en Droit Social. Et bien sûr, il ne faut pas non plus sous-estimer l’impact financier indirect lié au temps de formation d’un·e collaborateur·e remplaçant·e.

2. La répartition des charges, aka. la « technique du gâteau ». La tentation est grande de découper le travail du collaborateur·rice en petites parts, et de les distribuer aux différents membres de l’équipe. Et les miettes ? Aux stagiaires, bien sûr ! L’avantage : ils connaissent déjà l’entreprise et probablement une partie des dossiers de leur collègue absent·e. Une solution viable à court terme… mais qui risque de causer quelques maux d’estomac si elle se prolonge trop longtemps. D’ailleurs, qu’en dit la loi ? « On peut tout à fait demander aux collègues du collaborateur absent de travailler davantage. Mais attention, cette solution a un coût. On doit leur régler des heures supplémentaires, avec majoration légale… et parfois plus, en fonction des conventions collectives », prévient Anne-Lise Puget.

Et les freelances, vous y avez pensé ?

Le recours à un·e freelance est une solution séduisante, notamment parce qu’elle offre une grande maîtrise sur la prestation et sur son coût. Les charges sociales sont intégrées dans le forfait versé et les règles de droit du travail – en dehors de celles sur l’hygiène et la sécurité – ne sont pas applicables. Attention, le / la travailleur·se freelance doit avoir d’autres client·es pour ne pas être requalifié·e en salarié·e… et rester libre dans la gestion de ses horaires. Alors, est-ce vraiment possible de faire appel à un·e indépendant·e pour remplacer un membre de son équipe ?
C’est en tout cas la solution choisie par Florent Ploujoux, co-fondateur de Yaplusk, lors de l’absence de sa directrice artistique : « Ce poste est clé pour nous. Heureusement, nous avions l’habitude de travailler régulièrement avec un indépendant, qui connaissait notre fonctionnement et notre culture d’entreprise. Ça a été une évidence de lui proposer de collaborer de manière régulière, plusieurs jours par semaine. Et sa prise de poste s’est faite en un éclair !». Parce qu’ils / elles ont l’habitude de s’adapter à de nouveaux contextes et de prendre en main une mission rapidement, les freelances constituent une solution particulièrement adaptée aux remplacements de congés maladie longue durée. Et à l’inverse d’un CDD qui quittera définitivement l’équipe à la fin de sa mission, un·e prestataire qui a travaillé de manière rapprochée avec vous pendant plusieurs mois devient un atout indéniable pour faire face aux surcharges ponctuelles de travail que vous pourrez connaître par la suite.

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Loin des yeux, loin des dossiers

Aïe, que faire quand votre collab est parti·e avec une information capitale sur un dossier (ou l’emplacement secret des capsules de café de secours) ? Aux yeux de la loi, le contrat d’un·e collaborateur·rice en arrêt maladie de longue durée est suspendu : il est délié de son obligation de travailler. Cependant, la loi prévoit aussi un devoir de loyauté : « Il y a une tolérance dans certains cas, lorsqu’il est le seul détenteur d’une information par exemple, explique Anne-Lise Puget. Ainsi, il faut que la recherche et/ou la transmission de cette information ne requière pas trop de travail, et que la demande de l’employeur soit ponctuelle ! Pour autant, si l’individu refuse, la jurisprudence indique qu’il ne peut pas être sanctionné. » Bref, laissez tomber la cachette à capsules de café et courrez en acheter au supermarché du coin.
« Après tout, il s’est juste cassé la jambe… Et s’il travaillait un ou deux jours par semaine depuis chez lui ? », vous dit une petite voix dans votre tête. Non mon capitaine ! La loi interdit de proposer un temps aménagé, permettant au / à la collaborateur·rice de suivre ses dossiers. « J’ai coutume de dire que le contrat de travail est comme un mariage. Au début tout est beau, mais c’est quand la relation devient conflictuelle que l’on regrette de ne pas avoir fait de contrat. Même si un salarié accepte de travailler ponctuellement pour rendre service, et même s’il a donné un accord écrit, il pourra se retourner contre son entreprise en avançant, par exemple, qu’il s’est senti obligé d’accepter pour garder son emploi », détaille Anne-Lise Puget. Gardez en tête que le fait que « le doute profite au / à la salarié·e » est inscrit dans le Code du travail (C. trav., art. L. 1235-1).

Et quid des temps informels et autres rendez-vous d’équipe, notamment en fin d’année ? Pour Florent Ploujoux, il était impensable de ne pas prévenir sa collaboratrice : « Elle était au courant de chaque apéro et y était la bienvenue, sans obligation. Elle est d’ailleurs venue à plusieurs reprises », partage-t-il. Bien qu’il n’y ait pas de jurisprudence sur le sujet, Anne-Lise Puget recommande d’agir en bonne intelligence, en fonction de la pathologie : « Si le collaborateur s’est cassé la jambe, pourquoi pas. S’il est en burn-out, j’éviterais. Mais attention, car malgré l’excellente qualité des relations que l’on peut avoir avec quelqu’un, **il vaut mieux s’abstenir de le ou la solliciter »,** ajoute-t-elle.

Welcome back : comment préparer son retour ?

Gérer un arrêt maladie ne s’arrête pas à la recherche d’un·e remplaçant·e. Son retour est un moment important, autant d’un point de vue légal qu’humain.

• La visite médicale obligatoire. Pour commencer, il est essentiel de vérifier si la pathologie du / de la collaborateur·rice nécessite une simple visite médicale de reprise… ou également une visite de pré-reprise. Et c’est à l’employeur de l’organiser. Le médecin du travail pourra alors préconiser les conditions dans lesquelles la reprise du travail s’effectuera (travail à temps partiel pour raison thérapeutique, aménagement du poste de travail, reclassement…). À vous ensuite de vous adapter à ces préconisations.

• Un accueil chaleureux. Rien de pire pour un·e collaborateur·rice sur le retour que de voir la moitié de ses collègues en télétravail et son bureau couvert de cartons. « Ce n’est pas une obligation légale, mais je recommande toujours de proposer un rendez-vous de reprise pour savoir si tout va bien, présenter les évolutions qui ont eu lieu dans l’entreprise, rassurer et expliquer comment se passera la reprise », conseille Anne-Lise Puget. Le jour de son retour, pensez à déposer une petite attention sur son bureau ou à organiser un grand déjeuner d’équipe.

• La restitution du poste. L’employeur est tenu de restituer le poste comme il était avant le départ du / de la collaborateur·rice : lui rendre ses dossiers, ses outils de travail, son bureau, et si possible de manière échelonnée pour éviter un retour trop brutal. Mais comment faire lorsque l’organisation a évolué ou que l’on est passé en flex office ? « Le code est surtout attentif à une éventuelle discrimination ou une inégalité de traitement. Il faut donc faire attention à ne pas opérer un changement uniquement lié à une ou quelques personnes », rassure Anne-Lise Puget. Attention, si on change le / la collaborateur·rice de poste à son retour, cela doit être fait avec son accord. « Mais c’est quelque chose à manier avec beaucoup de précaution, car le spectre de la discrimination n’est jamais loin », ajoute-t-elle.

• Et une reprise en douceur. Ce n’est pas parce que l’individu est de retour que l’on ne doit plus prêter attention à lui ou lui demander d’être opérationnel du jour au lendemain. Chez Yaplusk, la directrice artistique a pu profiter d’une remise en selle par étapes : « Le freelance qui la remplaçait a clôturé lui-même les projets clients sur lesquels il travaillait. Et pour tous les sujets “internes” ou de longue durée, ils ont pris le temps de se transmettre les dossiers sur plusieurs jours. Voilà qui a permis d’éviter les accrocs et de revenir à notre fonctionnement normal finalement très rapidement », partage Florent Ploujoux. Après avoir été éloigné·es du bureau pendant une période prolongée, il est fréquent que les collaborateur·rices aient perdu leurs repères, leur motivation, voire leur sentiment d’appartenance à l’entreprise. Au-delà de vos obligations légales, ce « ré-onboarding » est une occasion de vous réaligner, mais aussi de lui montrer que l’équipe à laquelle il / elle appartient tient à lui / elle.

Photo par Thomas Decamps
Article édité par Ariane Picoche

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