Réunion : 7 conseils pour (enfin) réussir à gérer les timings !

Il est 9:08. Cela fait donc 8 minutes que Roger et vous vous regardez en chien de faïence, sirotant un café pour vous donner une contenance. Cette situation vous est familière ? Bienvenue en France, où la gestion du timing des réunions est loin d’être le sport national. Selon Louis Vareille, auteur et réuniologue, cette mauvaise habitude peut pourtant avoir de graves conséquences sur le moral des collaborateurs. Alors, pourquoi sommes-nous toujours en train de courir après le temps ? Comment organiser des réunions qui commencent et se terminent à l’heure ?

Le retard : une question de culture ?

« Il suffit d’assister une seule fois à une réunion en Allemagne ou au Danemark pour comprendre que la question ne se pose pas chez eux », commence Louis Vareille. Saviez-vous qu’en Suisse, le tunnel du Saint Gothard －le plus long tunnel du monde－ a été livré à la date et au coût annoncés, 17 ans après le lancement du projet ? Alors pourquoi les Français sont-ils si mauvais élèves en matière de ponctualité ?

Commencer des réunions en retard serait simplement le reflet du management du temps à l’échelle de l’entreprise. « Lorsque j’observe des organisations systématiquement confrontées à ce problème, j’interroge le management sur le respect des plannings des projets. Les réponses me confirment que le manque de ponctualité en réunion est souvent le reflet systémique de ce qui se passe dans l’organisation », confirme Louis Vareille.

Mais au-delà de la culture d’entreprise, les retards sont aussi une question de logistique et d’organisation. Parce que la réunion précédente s’est achevée en retard elle aussi, parce que la réunion n’anticipait pas le temps nécessaire pour certains participants pour rejoindre la salle, ou bien parce que l’animateur n’a pas d’autre choix que d’attendre les retardataires… C’est pourquoi les réunions à distance sont généralement moins sujettes aux retards intempestifs.

« Pour un manager, faire attendre ses collaborateurs est une manière de leur dire que plus on est bas dans la hiérarchie, moins son temps a de valeur. »

Mauvaise gestion du timing, c’est grave docteur ?

Au-delà des évidents impacts sur la productivité des équipes, une mauvaise gestion du timing de la réunion cache des conséquences plus profondes. « Les réunions dont le timing n’est pas sous contrôle affectent le moral des équipes et augmentent la pression psychologique sur les individus, en créant de l’incertitude, révèle Louis Vareille. Et il est avéré que l’incertitude est une cause de stress et de risque de burn-out. Par ailleurs, laisser planer le doute sur l’heure de fin peut, pour certains, être vécu comme du harcèlement psychologique. Et notamment s’ils ont pris un autre engagement, comme récupérer un enfant en bas âge à la crèche, ou participer à une autre réunion ensuite. »

Et les retardataires en entreprise sont d’ailleurs souvent les mêmes. Une attitude, consciente ou non, qui révèle parfois un ego… légèrement surdimensionné. « Cela peut être un moyen de montrer leur décontraction, ou bien leur niveau dans la hiérarchie : “Je vous fais attendre pour renforcer la conscience que vous avez que je suis bien la personne qui dirige”… Pour un manager, faire attendre ses collaborateurs est une manière de leur dire que plus on est bas dans la hiérarchie, moins son temps a de valeur. Au bout du bout, c’est une question de respect de l’autre », alerte Louis Vareille.

Alors comment traiter ces comportements ? Notre expert recommande d’en discuter directement, en dehors de la réunion, en formulant un constat et une question simple auprès des récidivistes : « À chaque fois que je te vois entrer dans une salle de réunion dans laquelle je t’attends depuis 10 minutes, j’ai l’impression que tu me dis que mon temps à moi ne vaut rien par rapport au tien. Je comprends que tu es très occupé(e), mais dis-moi ce qu’il faut que je fasse, moi, pour que l’on puisse toujours compter sur toi en début de réunion ? »

Un ordre du jour défini, la clé d’une réunion qui se clôture à l’heure ?

Gérer le timing de ses réunions, c’est aussi s’assurer qu’elles se clôturent dans les temps. « Parfois, j’entends dire que les réunions s’achèvent en retard parce que les participants ont “trop” participé. Effectivement, l’animateur n’a pas su gérer les participants et la concision de leurs contributions. Mais le plus souvent, c’est simplement le produit d’un défaut de conception de la réunion. Avec une sous-estimation du temps nécessaire pour traiter un sujet », constate encore notre expert en réuniologie. Car c’est bien là la clé d’une réunion qui se termine dans les temps : proposer un ordre du jour précis et réaliste.

Mais alors, comment déterminer le temps nécessaire au traitement d’un sujet ? Paul Axtell, auteur de Meetings Matter, suggère une règle simple : « Pour traiter d’un vrai sujet, qui nécessite la contribution de plusieurs personnes, il faut prévoir 30 minutes. » Une règle simple, mais efficace. De son côté, Louis Vareille partage son propre secret : « Déterminez le temps qui vous semble nécessaire, et multipliez-le par deux ! » Et pour estimer ce “temps nécessaire”, au-delà de l’expérience, il recommande de prendre en compte trois critères :

• La complexité du sujet : il va sans dire que décider du menu du repas de Noël pour l’équipe sera plus rapide que de concevoir votre plan stratégique 2023-2025.
• L’objectif du sujet et le mode d’interaction nécessaire : devez-vous générer des idées, prendre une décision, ou bien embarquer les participants ? Plus vous aurez besoin de générer des interactions, plus le temps nécessaire pour traiter le sujet doit être important.
• Le nombre de participants : plus on est nombreux, plus il est complexe de donner la parole à tous.

« Il nous reste un sujet. Je vous propose de déborder de 10 minutes. Ça va pour tout le monde ? ». Vous avez déjà tous entendu cela. « À nouveau, c’est du domaine du harcèlement. Car rares seront ceux qui osent dire qu’ils doivent quitter la réunion, notamment lorsqu’un manager est là », observe Louis Vareille. Sa recommandation ? Reporter le sujet et éviter de le bâcler sous prétexte qu’il était inscrit à l’ordre du jour.

7 conseils pour commencer et finir à l’heure vos réunions

Pour terminer, Louis Vareille propose quelques conseils simples pour aider tous les animateurs de réunion à démarrer à l’heure, tenir le timing prévu et clôturer dans les temps :

• Raccourcir la durée par défaut des réunions permettant aux participants de changer de salle avant leur réunion suivante… et à chacun de reprendre son souffle.
• Interroger les participants sur le timing de la réunion en amont en leur demandant si d’éventuelles contraintes pourraient les conduire à arriver en retard. « Voire, plus sournois, leur demander de combien de minutes souhaitent-ils débuter en retard », plaisante Louis Vareille.
• Rappeler l’heure de fin au lancement de la réunion et vérifier qu’elle convient à tous. C’est une manière d’obtenir l’engagement du plus grand nombre à y prêter attention ensuite.
• Mettre une horloge dans les salles de réunion, et désigner un « timekeeper » qui jouera le rôle d’horloge parlante et permettra de tenir le timing prévu pour chaque sujet à l’ordre du jour.
• Après 5 minutes, lancer la réunion et accueillir sobrement les retardataires sans perdre du temps à les laisser exprimer leurs raisons.
• Si l’un des retardataires est indispensable pour traiter le sujet principal, faire le meilleur usage possible des personnes présentes en abordant un autre sujet à l’ordre du jour, quand c’est possible.
• Prendre le temps d’évaluer la réunion avant de la clôturer. Car c’est aussi l’opportunité pour les personnes ponctuelles de faire remonter leur agacement face aux retardataires, et trouver des solutions collectives.

Enfin, Louis Vareille nous partage une astuce de sioux pour les réunions récurrentes : prendre les 5 premières minutes de la réunion pour évoquer les changements d’organisation. « J’ai pratiqué cette astuce pendant 5 ans pour l’animation d’une communauté internationale. Avec des résultats exceptionnels sur la ponctualité des participants. Quelle que soit la nationalité, personne ne veut être le dernier ou la dernière informé(e) du départ à la concurrence de Caroline ou de la promotion de Samia au sein de la direction marketing. » Malin !

Article édité par Mélissa Darré, photo : Thomas Decamps pour WTTJ.