Réunion : 4 conseils pour faire grandir votre leadership sans vous imposer

Les bons souvenirs de réunion existent. Les souvenirs de bonnes réunions aussi. Et si nous allions désormais plus loin ? Et si nous regardions la réunion comme un laboratoire d’apprentissage ? Et si les managers se servaient des réunions pour faire grandir les membres de leur équipe ? Vous pensez peut-être qu’il ne s’agit que d’une utopie… Je vous propose ici de l’explorer.

L’autre jour, j’assistais pour l’un de mes clients à une revue de projet. Une réunion asymétrique, un brin chaotique. Des participant·e·s étaient dans une salle au siège. D’autres étaient dans leur bureau sur des sites distants. Certain·e·s étaient chez eux / elles. Tout comme moi. Ce qui me permettait d’embrasser l’ensemble de la dynamique.

Michelle invite Rémi à présenter l’avancée de son projet. Il prend la parole. Christophe intervient pour ajouter une précision. Rémi reprend. Christophe l’interrompt à nouveau. J’ai mal. Mal pour Rémi qui est déstabilisé. Mal pour Christophe qui essaie de dire à tou·te·s que c’est lui qui sait. Chacun·e y va de son commentaire et de son anecdote. Le timing est explosé. La réunion est maintenant sous pression de la perte de contrôle de son déroulé initial.

Et si Christophe avait pris le temps de briefer Rémi ? Et si Christophe avait pris le temps de vérifier que Rémi connaissait bien l’objectif de sa présentation, avait bien préparé les 100 premiers mots pour embarquer toute l’assistance, avait évalué le temps nécessaire à sa présentation et aux questions ? Et si Christophe avait assumé ses responsabilités de leader et veillé à ce que l’expérience de Rémi soit une réussite et une source d’apprentissage ? Et si Christophe avait pu imaginer qu’il devrait se taire ?

La réunion, une source intarissable d’apprentissages

Planifier une réunion, c’est chercher à atteindre l’un des trois objectifs concrets suivants :

• faire émerger des idées,
• prendre une (ou des) décision(s),
• générer de l’adhésion…

Soit l’inverse de ce qui s’est produit dans l’exemple précédemment décrit. Au-delà même de son (ou ses) objectif(s), il s’agit aussi d’explorer les effets de chaque réunion sur le mental des participant·e·s, notamment leur confiance en eux / elles et leur engagement.

C’est en s’inspirant des travaux d’Alain Cardon, le concepteur des processus délégués, que j’invite les managers à considérer les réunions comme des laboratoires d’apprentissage des compétences du / de la leader, comme l’écoute, la décision, l’engagement ou le feedback…

En parlant d’écoute, permettez-moi une autre anecdote. Éloquente. Récemment, j’assistais au comité de direction d’une entreprise industrielle. J’observais le boss. Il était sur toutes les balles, et le plus souvent gardait la balle. Le soir même, je lui ai proposé de regarder une petite vidéo de Simon Sinek, intitulée Speak the last. Histoire de lui rappeler que c’est souvent le / la dernièr·e qui parle qui, en écoutant, peut capturer l’ensemble des débats et en faire une synthèse pour action. Cela me fait penser à cette belle phrase de Carlos Tavares, le président du groupe automobile Stellantis : « Quand nous avons une réunion sur un sujet, je tâche de me taire pendant la présentation et de distribuer ensuite la parole. C’est dur, mais j’ai appris à me soigner. À la fin, je reformule et je tranche avec ma propre pondération, forcément discutable. »

Allons un peu plus loin et regardons comment utiliser les réunions comme un laboratoire d’apprentissage des gestes et comportements du / de la leader.

4 conseils pour faire grandir son leadership en réunion

Apprentissage 1 - Fixer un objectif précis

Toute réunion se justifie par son objectif, le résultat concret qui permet à celui / celle qui l’initie de s’assurer que le temps qu’il / elle va voler aux participant·e·s sera bien utilisé. Vous êtes manager, accompagnez donc vos collaborateur·rice·s à formuler en mots simples la raison pour laquelle ils / elles décident de déclencher une réunion. « Qu’est-ce qui te fera dire que ta réunion aura été utile ? » Trouvez du temps pour les aider. Répétez votre question jusqu’à ce que la réponse soit simple et accessible à tou·te·s. Votre exigence sera un cadeau, elle aidera vos collaborateur·rice·s à développer leur capacité à exprimer leur besoin. Très vite, vous vous rendrez compte que cet apprentissage les aidera dans toutes leurs interactions, y compris lorsqu’ils viendront vous demander une augmentation de salaire…

Apprentissage 2 - Gérer le temps

Vous voulez faire grandir vos équipes ? Apprenez-leur à définir le temps affecté à un sujet en réunion. Calibrer le temps dans une réunion est un véritable savoir-faire. Lorsqu’il s’agit de partager une information ou bien de présenter l’avancement d’un projet, il est possible de définir le temps consacré à l’intervention, alors que l’on garde la main. Plus difficile est de définir le temps qu’il conviendra d’affecter aux échanges et éventuelles questions. Savoir l’évaluer et l’encadrer constitue un premier défi.

Lorsque la réunion est destinée à faire prendre une décision, la meilleure des règles consiste à évaluer la durée nécessaire et de multiplier par deux l’évaluation initiale. Cette proposition semble être une boutade. Mais elle ne l’est pas. Sans doute avez-vous déjà perçu combien le temps affecté à la discussion est souvent trop court et source de frustration. Prenez le temps d’accompagner vos équipes dans l’élaboration des ordres du jour de réunion. Apprenez-leur à être réalistes dans le cadrage de la durée des sujets.

Apprentissage 3 - Tenter l’évaluation

Toute réunion est une belle opportunité pour tenter l’évaluation. Un feed back collectif qui va porter, non pas sur une performance individuelle, mais sur la performance collective. Aussi souvent que possible, réservez du temps en fin de réunion pour permettre à chacun·e de commenter l’expérience collective et proposer des idées pour faire mieux la prochaine fois. C’est une manière de découvrir la valeur du feed back en général et son application dans un contexte collectif. Ce temps consacré à ce tour de table va aider chacun·e à mettre de la conscience sur les pratiques qui font les bonnes réunions, et apprendre à les mettre en œuvre. Cela va également développer la capacité à demander ou bien exprimer du feed back individuel.

Apprentissage 4 - Planifier le feed back

Vous devez présenter un sujet dans une réunion ou animer un meeting ? Faites appel à vos collègues ou votre manager pour commenter votre prestation. Anticipez et demandez à l’un·e ou plusieurs des participant·e·s d’observer la réunion, sa dynamique et votre prestation, et de vous en parler ensuite en aparté. Cela vous permettra de conscientiser tout ce que vous faites bien, et vos axes de progrès. Vous allez sans nul doute apprendre beaucoup de choses qui vous permettront de progresser et d’ajuster vos pratiques, alors que les commentaires seront ciblés et en lien avec un événement récent.

Alors, changez de perspective. Concevez chaque réunion comme un moment d’apprentissage individuel et collectif. Vous observerez comment cette nouvelle perspective vous fera grandir.

Retrouvez Louis Vareille sur son site (http://www.reuniologie.com), et son livre “La réunionite, ça suffit” par ici.

Photo par Thomas Decamps
Article édité par Paulina Jonquères d’Oriola et Matthieu Amaré
L’usage de l’écriture inclusive dans cet article est le choix éditorial de Welcome to the jungle

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