Réunion : comment donner le pouvoir à vos collaborateurs les plus discrets ?

Faites-vous discret·e (eh oui)

Pour gérer le / la discret·e en réunion, encore faut-il l’avoir remarqué·e ! « Ce n’est pas donné à tout le monde d’observer ce qui se passe dans une réunion, et de se rendre compte qu’une personne n’a pas parlé », insiste Louis Vareille, réuniologue et expert du Lab. Celui-ci suggère le plan d’action suivant : afin de prendre vous-même la température de votre équipe, rien de mieux que de vous mettre légèrement en retrait pour jauger la situation. Si ce n’est pas le cas, déléguez le lead de la réunion pour mieux observer l’implication de chacun·e. Et si vous repérez un·e silencieux·se, vous pouvez passer à l’étape suivante en élaborant une réaction adaptée. Car pas question de mettre votre collaborateur·rice au pied du mur. Le meilleur moyen de comprendre le / la discret·e, c’est encore de l’observer et de faire preuve d’empathie. À quel moment se referme-t-il / elle sur lui / elle ? Suite à une intervention sur un sujet précis ? À une prise de parole d’une personne en particulier ? Est-il / elle toujours attentif·ve malgré son mutisme ? Guettez le silence et tous les signes qui l’entourent – sans vous faire repérer.

Devenez « discret profiler »

Une fois le / la silencieux·se dans votre viseur, commencez par jouer les prolongations. En face-à-face avec une approche soft, devant la machine à café, dans les 24 heures suivant la réunion. Prendre des nouvelles permettra d’évacuer les silences ponctuels. Un moral dans les chaussettes, une mauvaise nuit, des soucis extérieurs en tout genre : on a tou·te·s gardé les yeux rivés sur la table, les coudes croisés au moins une fois en réunion. Dans ce cas, il n’y a pas mort d’homme, c’est passager. En revanche, si la mise en retrait est récurrente, vous êtes sans doute face à un·e DLD (discret·e longue durée). S’agit-il d’une personnalité timide ? Ou au contraire de quelqu’un bien intégré devenu subitement coi pendant un meeting ? Ceci nécessite évidemment une bonne connaissance de votre équipe et des personnalités qui la compose… Mais ça, c’est la base du taf de manager. « L’introvertie, c’est la personne qui a besoin d’aller chercher des réponses aux questions en elle, analyse Louis Vareille, tandis que l’extraverti·e est celui / celle qui va générer la réponse dans la conversation ». En clair, l’une a besoin de calme pour produire une pensée quand l’autre a besoin d’échanger.

Plus complexe est le cas d’une personne volubile au dehors qui se tait brusquement en réunion. « Le silence est toujours un choix, mais dans ce cas de figure, il peut être motivé par la peur de dire ce qu’il ne faut pas. Ou bien c’est une stratégie calculée pour recueillir des informations, ou volontairement ne pas prendre part aux décisions pour faire avancer ses pions », pointe Louis. En bref, il y a les timides, les échaudé·e·s, et les stratèges qui agissent en sous-marin.

Passez à une configuration optimale

Vos réunions doivent avoir un objectif précis et une bonne composition. « Il y a trois raisons de faire des réunions : générer des idées, prendre une décision ou renforcer l’adhésion », explique Louis. Mieux vaut donc éviter les erreurs de casting et ne garder que les personnes indispensables à l’ordre du jour – évinçant ainsi les potentiels stratèges silencieux. Pour mettre à l’aise le / la timide on privilégiera un panel de personnalités différentes, afin d’obtenir les réactions les plus variées possible. Si les punchlines ne font pas réagir le / la discret·e, les analyses techniques le pousseront peut-être à s’exprimer.

Simplifiez et valorisez la prise de parole

Du côté des timides introverti·e·s, on s’imagine bien que prendre la parole en public s’apparente à l’ascension de l’Everest. Ainsi, on peut les aider à s’engager dans la conversation et « aller chercher la personne en trouvant les mots stimulants sans être agressif, pour l’interpeller et la stimuler de façon extrêmement douce, conseille Louis Vareille, par exemple en la faisant parler à la première personne, en posant une question ouverte comme “Qu’en penses-tu ?”. » L’idée ? Valoriser ses intuitions pour montrer qu’on peut se fier à ses ressentis en tirant le fil de sa réflexion avec lui / elle (tout en bienveillance, cela va de soi).

Brisez la dynamique cérémonieuse

Pour rendre le contexte de la réunion plus chaleureux et surtout engageant, bousculez les modalités de participation afin de réengager l’interlocuteur·rice. Voici les méthodes favorites de notre expert en réunion : « Je démarre par une inclusion et donne la parole à tout le monde en posant une question qui force le contributeur à libérer ses chakras : pourquoi Mbappé est le joueur le plus cher de France alors qu’on gagne quand il est blessé et qu’on perd quand il joue ? ». Ça prête à sourire et ça aura le mérite de faire parler les amateur·rice·s de foot (sans rancune Kylian). « Ensuite, je casse le rythme et le groupe, avec une pause ou un passage à l’écriture. On peut aussi faire réfléchir les collaborateurs seuls avant de former des petits groupes qu’on va progressivement agrandir, à 2 puis 4, jusqu’à la mise en commun des échanges. » Un esprit de petit comité, qui permettra aux introverti·e·s de se sentir un peu plus safe.

Managez en amont… et en aval

Avant la réunion, tout le monde – et pas seulement le / la discret·e – appréciera un ordre du jour précis et détaillé. En coulisse, vous pouvez aussi collaborer en direct avec lui / elle pour préparer et théâtraliser l’échange. Qui dit théâtre, dit répétitions ! Instaurez un dialogue en amont pour mieux lui laisser le temps de briller à la mesure qu’il / elle souhaite le jour J et proposez-lui / elle un rôle sur-mesure à dérouler pendant la réunion, en balisant ses prises de parole. Enfin, à l’issue du meeting, ne faites pas l’impasse sur le feedback afin de relancer l’échange. Derrière un regard décrocheur, se cache parfois un·e largué·e, pour qui les interventions allaient trop vite. Ou peut-être aurez-vous la bonne surprise de constater qu’un·e silencieux·se cache aussi un·e attentif·ve qui tourne 7 fois sa langue dans sa bouche, pour mieux conclure les réunions en beauté.

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Article édité par Ariane Picoche
Photo par Thomas Decamps