Les codes pour parler au top management

Commencer sa carrière, que ce soit dans un grand groupe ou dans une start-up, nécessite de savoir appréhender quelques codes de l’entreprise. “Comment parler avec le top management de sa société” est peut-être l’un des plus difficiles à maîtriser pour se sentir à l’aise et éviter d’aller au travail avec la boule au ventre. Vaut-il mieux écrire des mails ou se rendre dans leur bureau ? Est-ce que le lundi est le meilleur jour de la semaine pour évoquer des sujets de management ? Voici un petit guide à l’usage des relations managériales de proximité parsemé de conseils de Kevin Bourgeois CEO de Supermood, première plateforme d’engagement en entreprise.

Faut-il se comporter différemment dans un grand groupe et dans une start-up ?

Les codes d’une grande entreprise sont par définition différents de ceux d’une start-up. Cela est dû, en grande partie aux différentes couches managériales qui existent dans un grand groupe. L’accès au top management sera plus simple dans une structure naissante mais il faut faire attention de ne pas se laisser tromper par des codes trop « friendly ». Un manager reste un manager avec une fonction précise et le considérer comme un copain ne sera sûrement pas la meilleure des manières de vous mettre en valeur. Quoiqu’il en soit, peu importe la taille de l’entreprise, Kevin constate une tendance constante : « La pénurie première du top-management c’est le temps. Structurer son rapport avec le top-management montre donc que l’on respecte ce temps si précieux car rare. »

Grand groupe

Dans un groupe d’une certaine taille, le point primordial sera de maîtriser les fonctions de chacun et de ne pas outrepasser un manager intermédiaire qui pourrait mal prendre votre contact direct avec le top management. Pour faire remonter un point à ce top management, il faudra faire passer votre message aux bons interlocuteurs ou du moins avertir les bonnes personnes avant de fixer un rendez-vous avec le boss. Pour être efficace dans cette navigation, le plus important est, selon Kevin, de « toujours se demander ce qui motive votre interlocuteur. Est-ce quelqu’un orienté process, impact, ROI ou humain ? Se poser la question vous permettra de mieux aborder l’échange avec votre interlocuteur. »

Start-up

Dans une start-up, le top management est plus facilement accessible. En revanche, ce n’est pas parce qu’il y a moins de managers intermédiaires qu’il faut aller voir son patron n’importe quand. Pour réellement faire passer vos messages, il sera conseillé de prendre le temps et de formaliser la discussion plutôt que d’évoquer des problèmes assez personnels à la machine à café. Comme le souligne Kevin, il sera important de « cerner la culture d’entreprise et d’essayer, si possible et sans forcer, d’atteindre le stade du tutoiement avec votre top-management. Vous rentrerez ainsi encore plus dans une relation d’égalité. »

Un manager reste un manager avec une fonction précise et le considérer comme un copain ne sera sûrement pas la meilleure des manières de vous mettre en valeur.

Quelle est la meilleure manière pour aborder les points clés ?

C’est peut-être une évidence, mais si vous souhaitez faire passer un vrai message, sachez que vous aurez plus de chance d’être entendu et compris quand votre interlocuteur sera réceptif.

Le café

Le café du matin est un lieu d’échange mais on évoque rarement des problèmes managériaux durant ce moment. Le café partagé est un moment important dans la vie d’une entreprise. Il permet de parler du travail de manière un petit peu plus détachée ou d’évoquer des sujets privés. Profitez de ce moment pour être décontracté et laissez les vrais sujets pour plus tard.

Le rendez-vous

En revanche, votre top management appréciera que votre démarche soit structurée. Prendre un rendez-vous pour évoquer des vrais sujets sera apprécié. En revanche, selon Kevin, il est primordial de « toujours bien spécifier les sujets qui vont être abordés en amont du rendez-vous ou de l’échange. Ainsi, l’invitation doit expliciter clairement si le rendez-vous a pour but de transmettre de l’information ou s’il doit déboucher sur une décision. »

Le mail

Le mail direct est un moyen qui peut sembler efficace pour toucher directement son manager. En revanche, il faut se méfier de deux choses quand on écrit en direct :

• Les écrits restent et votre manager aura accès pendant longtemps à votre message. Ne laissez donc pas transparaître de position définitive car on est tous susceptibles de changer de point de vue avec le temps.
• Il est parfois difficile de retranscrire ses émotions à un lecteur. Les smileys, points d’exclamation ou l’ironie seront par exemple difficile à intégrer.

Ainsi, rien ne vaut l’échange direct, les yeux dans les yeux, pour évoquer des sujets Rh, toujours à condition de ne pas « chercher à tenir un temps le rendez-vous durant un temps donné. Si vous pouvez finir votre échange avant, finissez le avant. Votre top-manager sera reconnaissant de lui permettre quelques minutes de pause avant d’enchaîner sur un autre rendez-vous. »

Si vous souhaitez faire passer un vrai message, sachez que vous aurez plus de chance d’être entendus et compris quand votre interlocuteur sera réceptif.

Quel moment de la journée et de la semaine faut-il privilégier ?

Pour choisir le bon moment pour évoquer des sujets précis avec le top management, il faudra connaître les habitudes de vos managers. Certains sont du matin et disponibles dès 8h00 pour être attentifs tandis que d’autres souhaiteront prendre trois cafés avant de commencer à rentrer dans leur journée.

De même durant la semaine, il n’est pas rare de constater que nous avons des jours durant lesquels nous sommes plus efficaces, plus dynamiques et plus en alerte. Le manager reste un être humain et aura donc les mêmes problématiques que vous. Il faudra donc apprendre à le connaître et savoir s’il est plus du lundi ou du vendredi.

En revanche, attention à ne pas engager une discussion de fond le vendredi à 18h avec un manager qui ne pense qu’à partir en week-end. De la même manière, en fonction du sujet évoqué, le lundi matin pourrait avoir un effet contreproductif sur votre message. Il faut donc apprendre à bien évaluer ces moments en fonction de votre interlocuteur et du sujet évoqué.

Il faut apprendre à bien évaluer ces moments en fonction de votre interlocuteur et du sujet évoqué.

Et sur le fond, comment faire passer son message ?

Une fois que vous avez bien pris le soin d’être en adéquation avec les habitudes de votre interlocuteur, il conviendra d’être vigilant sur le fond du message.

Être direct

N’oubliez jamais que le temps d’un top manager est précieux et qu’il aura autre chose à faire que d’essayer de deviner votre message. Soyez donc direct et poser clairement et simplement vos questions. Votre interlocuteur appréciera des échanges simples et formels plutôt que des discussions trop énigmatiques.

Maîtriser ses émotions

Il vous faudra à tout prix maîtriser vos émotions. La colère est mauvaise conseillère et cette dernière ne servira qu’à vous mettre en posture délicate vis-à-vis de votre interlocuteur. Le fait de garder son calme vous fera à coup sûr marquer des points, tout comme le fait de savoir bien poser le contexte et décrire votre ressenti. Ces entretiens avec le top management sont rares et ils servent aussi à montrer votre maturité.

Votre interlocuteur appréciera des échanges simples et formels plutôt que des discussions trop énigmatiques.

Pour terminer vos entretiens de la meilleure des manières, Kevin conseille de « ne pas hésiter à demander du feed-back. Vous pouvez par exemple directement demander à votre manager : “ ça va, ça ne vous a pas dérangé ? C’était pertinent selon vous ? “ »

En appliquant tous ces conseils, vous serez certains de ne pas vous mettre à dos vos managers et de poursuivre votre ascension sans problème relationnel.

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Photos by WTTJ @Cognizant Consulting