Comment être un maître de stage exemplaire ?

Il a les mains qui tremblent, a mis une cravate “au cas où” et est arrivé avec 15 minutes d’avance au bureau… qui est-ce ? Bien vu, c’est votre nouveau stagiaire. La vie professionnelle se construit dès la première immersion en entreprise, une expérience à la fois excitante et effrayante. Pour lui, c’est l’occasion de faire ses premiers pas dans l’univers complexe de l’entreprise. Pour vous, c’est la responsabilité de faire grandir un futur professionnel et une belle occasion de mettre à l’épreuve vos compétences de manager et de leader.

Maître de stage : retour aux bases

1. Préparez-vous

Avant de l’accueillir, c’est à vous de vous préparer. Réfléchissez et formalisez les tâches et les projets que vous souhaitez lui confier tout en gardant une marge de manœuvre pour qu’il puisse indiquer, lui aussi, ses centres d’intérêt et les compétences qu’il souhaite développer. Ainsi, vous vous assurez de lui fournir une expérience de travail réellement enrichissante et de lui donner un cadre qu’il pourra suivre tout au long de son stage.

« Je sais toujours assez précisément pour quels projets j’ai besoin d’un stagiaire. Je n’en prends pas “par principe”. Au dernier entretien, je leur demande les compétences qu’ils souhaitent travailler et je cherche un compromis entre leurs attentes et mes besoins. Je mets tout ça par écrit et je leur donne des billes avant leur arrivée : quelques infos sur leurs futures missions, des ressources intéressantes à consulter, etc. Comme ça nous sommes sur la même longueur d’onde dès le départ. » Frédéric, responsable achat.

2. Accueillez-le dignement

Oui, un stagiaire est un collaborateur comme un autre. Alors comme n’importe quel nouveau salarié, montrez-lui qu’il est attendu. Assurez-vous qu’il ait à sa disposition, et dès son arrivée : un ordinateur, un bureau libre et un peu de documentation pour lui permettre de découvrir l’entreprise et les projets en cours. Pendant ses premiers jours, prenez le temps de lui présenter l’équipe et ses futurs interlocuteurs, lui expliquer l’organisation de l’entreprise puis d’échanger sur ses objectifs de carrières, ses attentes… et les vôtres.

« Pendant la première semaine, je propose à mon stagiaire d’être mon ombre. Il assiste à mes call, à mes réunions, aux pauses-café avec mes autres collègues. À la fin de chaque journée, je prends une trentaine de minutes pour répondre à ses questions et je l’encourage à commenter et à analyser ce qu’il a entendu. À la fin de la première semaine, je l’invite à prendre un café à l’extérieur et nous échangeons sur sa première semaine et sa feuille de route. » Mathilde, consultante en transformation digitale.

3. Faites des points réguliers

Rien de pire que d’être oublié au fond d’un open-space ou de se tourner les pouces devant Netflix. Souvenez-vous qu’un stagiaire n’est pas forcément autonome ou proactif, il a besoin d’être guidé. Faire des points réguliers permet de voir l’avancement de son travail, mais surtout de l’aider quand il rencontre un problème. Et si vous devez vous absenter pour de longues périodes (congés, déplacement, télé-travail), n’hésitez pas à trouver une personne de confiance pour prendre le relai.

« Je suis évidemment disponible pour mon stagiaire au quotidien. Mais chaque lundi, je prends le temps de faire un point plus “formel”. Ça me permet de m’assurer qu’il sait ce qu’il doit faire dans la semaine. J’essaie autant que possible de lui donner des indications sur le temps nécessaire pour réaliser une tâche et je lui indique qui a les ressources pour l’aider au sein de l’équipe. Ça lui évite de passer une demi-journée sur un powerpoint alors qu’un collègue peut lui fournir une présentation similaire qu’il n’aura qu’à adapter, par exemple. » Mathilde.

Entre le stagiaire et son maître de stage, c’est du donnant-donnant

Si vous voulez recevoir un grand mug avec votre photo agrémentée d’un “Best supervisor ever !”, il va falloir vous retrousser les manches. Car si les règles de base vous permettront d’être un maître de stage tout à fait correct, devenir une vraie rockstar demande un peu plus de travail.

Observez-le pour comprendre son fonctionnement

Il est facile de penser que c’est au stagiaire de se fondre dans le moule. Et s’il fonctionnait tout simplement différemment ? Chaque stagiaire a son style d’apprentissage, lié à sa personnalité mais aussi sa génération. Certains ont besoin d’instructions claires, d’autres d’une marge de manoeuvre importante, certains posent beaucoup de questions, d’autres préfèrent chercher les réponses sur Internet. Plus vous en saurez sur son fonctionnement, plus vous pourrez lui apporter.

Ne prenez rien pour une évidence

Fusionner deux cellules dans un tableur, vérifier la disponibilité d’une salle de réunion, programmer une conférence téléphonique… des actions qui vous semblent basiques ? N’oubliez pas que c’est peut-être la première immersion de votre stagiaire dans un environnement professionnel et que les outils que vous utilisez sont parfois loin de son quotidien. Ce qui est évident pour une personne ne l’est pas forcément pour tous, alors n’hésitez pas à rassurer votre stagiaire en lui expliquant qu’il a le droit de ne pas savoir. Et encouragez-le à vous poser des questions.

Challengez-le

À moins qu’il souhaite devenir barista, maîtriser à perfection la machine à café ne le fera pas grandir. Bien que les tâches rébarbatives fassent partie de l’apprentissage, assurez-vous qu’il ait aussi la possibilité d’apprendre et de se challenger sur de “vrais” projets. Même s’il est parfois plus rapide de faire le travail soi-même, c’est une occasion d’apprendre à déléguer. Un vrai leader ne fait pas tout lui-même, il est capable de responsabiliser les autres et mettre en valeur leurs talents. Lui proposer de suivre un projet à responsabilité, accompagné d’attentes et de délais précis, lui permettront d’apporter une vraie contribution et de progresser.

Et laissez-le vous challenger

Tout le monde a quelque chose à apprendre. Les stagiaires ont la chance de ne pas avoir été encore trop influencés par le monde de l’entreprise. Parce qu’ils ne connaissent pas forcément les codes et les limites, ils peuvent avoir de nouvelles idées, de nouvelles méthodes, des approches plus ambitieuses. Les stagiaires d’aujourd’hui ont aussi été bercés par le digital, ils peuvent alors vous faire découvrir de nouveaux outils qui faciliteront votre travail au quotidien. Derrière chaque stagiaire, se cache peut-être une bonne idée. À vous de les encourager à les partager.

Aidez-le à se créer un réseau

Beaucoup de stagiaires ignorent le vaste monde d’opportunités qui les entoure. Conférences, meet-up, soirées networking, autant d’occasions pour eux d’échanger avec d’autres jeunes professionnels. Les encourager et les aider à identifier les événements intéressants ou les personnes à rencontrer leur sera d’une grande aide dans leur développement professionnel. La responsabilité d’un maître de stage ne se limite pas à la formation “technique”, elle consiste aussi à préparer ses stagiaires à évoluer dans un monde dans lequel le réseau et les soft-skills sont devenus décisifs.

Bref, être maître de stage, c’est bien. Prendre une position de mentor, c’est encore mieux. Lui enseigner ce que vous auriez aimé savoir à ce stade de votre vie est l’occasion de dépasser votre rôle. Fournir des opportunités de croissance à la fois formelles et informelles contribue à l’aider à apprendre et à grandir en tant que professionnel. Et si s’assurer que vos stagiaires vivent une belle expérience est crucial pour leur carrière, c’est aussi important pour la vôtre ! Encadrer des stagiaires vous offre l’opportunité de développer des compétences en management, de travailler votre leadership et d’en savoir plus sur le responsable que vous souhaitez devenir.

Photo d’illustration by WTTJ

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