Matrice impact / effort : définir ses priorités pour mieux décider

Travailler moins pour gagner plus… Et si c’était ça, le secret de la performance ? Pour toute entreprise, l’optimisation de la productivité est un avantage compétitif décisif. Mais alors, comment maximiser l’efficacité tout en limitant le gaspillage des ressources ? C’est à ce défi – parmi tant d’autres – que doivent répondre les managers au quotidien. Heureusement, il existe un outil conçu pour aider les décisionnaires à prioriser les actions à fort retour sur investissement (ROI) et améliorer la prise de décision : la matrice impact / effort (ou gain / effort). Rémi Tomas, fondateur de Batilean et consultant en Lean Management depuis plus de 10 ans dans de nombreux secteurs (nucléaire, bâtiment, industrie, etc.), nous fait découvrir en quoi consiste cette méthode et comment l’utiliser dans votre travail.

Matrice impact / effort : mode d’emploi

Connaissez-vous la loi de Pareto ? Selon l’économiste italien qui a donné son nom à cette théorie, 20 % des causes seraient à l’origine de 80 % des effets. La matrice impact / effort est un outil qui reprend ce principe, puisqu’elle permet d’identifier les actions dont le ratio entre l’effort à fournir et le ROI est le plus profitable : « C’est un outil de priorisation des solutions. Ni votre temps, ni votre énergie ne sont illimités. Avec la matrice impact / effort, plutôt que de se lancer dans 20 projets différents, on va sélectionner les 3-4 actions les plus impactantes possibles, en limitant celles qui sont chronophages et énergivores », explique Rémi Tomas. Il s’agit donc de prioriser les tâches les plus faciles à mettre en place, mais dont l’impact sur l’entreprise est maximal.

La matrice gain / effort est constituée de deux axes :

• L’axe horizontal (x) représente l’effort que demande la réalisation d’une action.
• L’axe vertical (y) représente l’impact de cette action sur le projet ou l’entreprise.

Ces deux axes divisent la matrice impact / effort en quatre quadrants :

• Gains rapides (actions à impact élevé, effort faible) : ce sont celles qui ont un ROI très important, et sur lesquelles il faut se concentrer en priorité.
• Projets majeurs (actions à impact élevé, effort élevé) : elles demandent du temps et un investissement important, mais le jeu en vaut la chandelle. Ce sont souvent des projets de long terme.
• Attendre (actions à impact faible, effort faible) : elles sont faciles à mettre en place mais leur faible ROI n’en font pas une priorité. On attend d’avoir du temps libre pour s’y atteler.
• Ne pas faire (actions à impact faible, effort important) : beaucoup de sueur pour pas grand-chose. Il est préférable d’allouer ses ressources à d’autres tâches.

La matrice impact / effort représente donc un bon outil d’aide à la prise décision, car elle facilite la hiérarchisation des tâches en fonction de leur importance mais aussi du travail qu’elles représentent : « C’est une matrice qui vise à réduire le nombre d’actions et d’améliorations mises en place, pour se focaliser sur celles qui ont le plus d’impact », résume Rémi Tomas.

La matrice impact / effort s’inscrit dans une démarche de Lean Management, et ce pour plusieurs raisons : « Premièrement, l’un des premiers principes du Lean est de se focaliser. Avec cette matrice, on se concentre sur les actions les plus pertinentes. Ensuite, la facilité avec laquelle la matrice se met en place – il suffit d’un papier et d’un stylo – est très représentative de la philosophie Lean : avec peu de moyens, on peut produire des choses extraordinaires », note Rémi Tomas.

Comment utiliser la matrice impact / effort ? Exemple à l’appui

« Ce que je préconise généralement, c’est de commencer par identifier un problème général (qualité, communication, productivité…), puis d’en chercher les causes, par exemple à l’aide d’un diagramme d’Ishikawa. Ces causes-là vont devoir être traitées, et un certain nombre de solutions vont apparaître. On note chacune des solutions sur un Post-it puis on les place dans la matrice effort / effet », détaille Rémi Tomas.

Concrètement, à quoi ça peut ressembler ? Découvrons comment mettre cet outil en pratique à l’aide d’un exemple en 3 étapes.

Étape n°1 - Listez les tâches à effectuer

Imaginons que vous êtes le rédacteur en chef d’un journal local et que vous êtes chargé d’élaborer le calendrier éditorial du prochain mensuel à paraître. Les idées ne manquent pas, mais votre équipe de journalistes est restreinte. Vous devez donc faire des choix, et décidez pour cela d’utiliser la matrice impact / effort.

Commencez par vous munir d’un bon vieux bloc de Post-it (ou d’un ordinateur) et réunissez votre équipe : « La matrice impact / effort est avant tout un outil collaboratif », rappelle Rémi Tomas, ce qui la rend parfaitement adaptée au brainstorming ou à une forme de management participatif.

Lors de cette première étape, vous devez lister l’ensemble des tâches à accomplir. Ne vous souciez pas encore de leur importance, contentez-vous de tout coucher par écrit.

Voilà ce que ça nous donne :

Étape n°2 - Construisez votre matrice

Vous avez désormais une idée plus précise des actions en attente de réalisation dans le journal que vous dirigez. Vient maintenant l’étape cruciale ! Placez chacune des tâches dans une matrice impact / effort en fonction de leur importance et du volume de travail qu’elles requièrent :

En disposant les différentes tâches dans la matrice, il nous est possible d’identifier 4 groupes distincts :

• Encadré rouge : ce sont des gains rapides. Ils apportent des résultats intéressants sans utiliser trop de ressources.
• Encadré violet : ce sont des projets majeurs. Ils demandent un travail important mais leur impact sera significatif.
• Encadré vert : cette tâche peut attendre, car même si elle est relativement rapide à exécuter, son impact est limité.
• Encadré bleu : il est préférable d’éliminer cette tâche. Elle va mobiliser des ressources importantes sans pour autant apporter de résultats probants.

Étape n°4 - Mettez en place votre plan d’action

La réalisation de la matrice impact / effort vous a permis d’identifier les tâches prioritaires qui peuvent booster les ventes du journal. Vous décidez donc d’assigner immédiatement la création d’une rubrique « offres d’emploi » à un journaliste de votre équipe et vous validez la réalisation d’un reportage sur le quotidien des sapeurs-pompiers.

Concernant les projets majeurs (création d’un compte Instagram et d’un site Web), ce sont des actions en plusieurs étapes qui nécessitent une planification. Il est donc important de se consacrer à la création d’un plan de projet, car bien que les résultats ne soient pas visibles immédiatement, l’impact de ces réalisations peut être important pour l’avenir du journal et la croissance des ventes. Envisagez de créer un diagramme de Gantt pour vous aider à diviser votre projet en plusieurs tâches et visualiser les dates que vous vous fixez pour chacune d’entre elles.

Concernant l’interview de la doyenne de la région, on la laisse en stand-by pour le moment. Vous l’intégrerez à votre planning seulement si vous avez un trou dans votre calendrier éditorial. Quant au résumé du match de hockey, vous décidez tout simplement de faire une croix dessus, car vous avez d’autres priorités et les fans de ce sport sont peu nombreux dans la région.

Tutoriel Excel : apprenez à créer une matrice impact / effort de A à Z

Pour ceux qui veulent faire les choses proprement, il est possible de créer une matrice impact / effort directement à partir d’un tableau Excel. C’est notamment utile si vous avez de nombreuses tâches à hiérarchiser ou si vous voulez partager votre travail avec d’autres membres de l’entreprise (notamment en télétravail).

Mais quelles sont les étapes pour créer une matrice impact / effort avec Excel ?

• 1. Créez un tableau à 3 colonnes : « tâches à accomplir », « effort (note sur 10) » et « impact (note sur 10) ». Donnez une note à chacune des tâches selon leur degré d’effort pour être accompli et leur impact sur votre organisation.

Nous avons repris l’exemple du journal régional de la partie précédente :

• 2. Créez un graphique à partir du tableau. Pour cela, sélectionnez les données de votre tableau (seulement les chiffres des colonnes effort et impact), cliquez sur insérer, puis graphiques → nuages de point. Vous devriez vous retrouver avec la matrice suivante :

• 3. Personnalisez votre graphique. Commencez par cliquer sur votre matrice, un signe « + » apparaît. Cliquez dessus. Désélectionnez la case Quadrillage et cochez la case Titres des axes.

• 4. Double-cliquez ensuite sur votre axe horizontal. Une fenêtre apparaît sur la droite. Dans la rubrique Remplissage et contour, faites défiler votre souris vers le bas jusqu’à atteindre Type de flèche initiale. Sélectionnez celle qui pointe vers la droite.

• 5. Toujours dans la fenêtre d’options de votre axe horizontal, rendez-vous dans Options d’axe. Dans Limites, définissez le minimum à 0 et le maximum à 10. Dans L’axe vertical coupe, sélectionnez Valeur de l’axe et rentrez la valeur 5.

• 6. Reproduisez les étapes 4 et 5, cette-fois avec l’axe vertical. Vous devriez vous retrouver avec ce graphique :

• 7. La dernière étape consiste à faire apparaître le nom des tâches pour faciliter l’interprétation de votre matrice impact / effort. Pour cela, commencez par cliquer sur l’un des points bleus sur votre matrice. Clic droit puis clic sur Ajouter des étiquettes de données. Une valeur - un chiffre - va alors s’afficher à côté de chaque point bleu, mais ce n’est pas ce que l’on veut voir apparaître. Cliquez sur l’une de ces valeurs, puis clic droit sur Mettre en forme les étiquettes de données. Dans la fenêtre qui apparaît à droite, cochez la case Valeurs à partir des cellules (veillez à sélectionner la plage de cellules dans le tableau qui correspond au nom des tâches) et décochez la case Valeur Y. On met le texte en gras, et vous voilà prêt à présenter votre matrice ! Ce qui nous donne comme résultat final :

Grâce à ce support, vous pouvez rapidement identifier les actions prioritaires lors de la planification des tâches. Autre gros avantage de cet Excel : il est possible de modifier à tout moment l’une des valeurs (exemple : baisser la note d’effort nécessaire pour créer le site Web après avoir embauché un Webmaster) sans devoir tout refaire de zéro. Votre matrice impact / effort se transformera automatiquement après avoir mis à jour les données du tableau.

Matrice Eisenhower, la méthode alternative

La matrice impact / effort n’est pas parfaite. Elle souffre notamment de son caractère subjectif. Ce qui peut sembler important pour une personne peut ne pas l’être pour une autre… ce qui peut entraîner des divergences dans la classification des tâches et affecter la précision de la matrice. À cela il faut ajouter que la matrice impact / effort ne prend pas en compte les priorités spécifiques d’un projet ou d’une organisation. Certaines tâches peuvent avoir un impact faible mais avoir été préalablement intégrées à un cahier des charges, ou bien faire partie des directives imposées par un dirigeant. Il est donc impossible de s’y soustraire, parfois au détriment d’actions à plus fort potentiel.

Certains lui préfèrent donc la matrice Eisenhower, un autre outil de gestion des tâches populaire dans le monde du management. En classant les actions selon leur importance et leur urgence, on parvient à mieux repérer celles qui doivent être réalisées sans attendre, planifiées, déléguées ou éliminées : « La matrice Eisenhower classe les tâches. Même s’il y a l’idée de priorisation, il n’y a pas cette notion aussi forte d’élimination qu’on retrouve avec la matrice impact / effort, qui ne permet de garder que les solutions les plus impactantes », précise Rémi Tomas.

La matrice impact / effort n’en reste pas moins un excellent outil d’aide à la prise de décision, qui saura vous servir de repère lorsque vous ne savez pas de quelle manière orienter la planification d’un projet ou d’une séquence d’actions.

Article édité par Ariane Picoche, photo : Thomas Decamps pour WTTJ