Comment réonboarder ses collaborateurs après une longue absence ?

Congé maternité ou sabbatique, arrêt maladie, chômage partiel… Les absences de longue durée (de plus de 90 jours) ont augmenté de 10 % en 2018.
Et il semblerait que les entreprises aient du mal à réagir face à ces arrêts longue durée. D’après le 11ème baromètre de l’absentéisme d’Ayming, 44 % des salariés estiment qu’aucune action (ex: adaptation du poste, phase de réintégration, entretien de retour…) n’est mise en place au retour d’un salarié absent. Or, l’étude démontre aussi « qu’au delà de 3 mois d’absence, les salariés ne sont plus que 31 % à se sentir mobilisés ». Après avoir été éloigné de l’entreprise pendant une période prolongée, il est fréquent que le collaborateur ait perdu ses repères, sa motivation, son sentiment d’appartenance… Loin des yeux loin du cœur !

44 % des salariés estiment qu’aucune action spécifique n’est mise en place dans leur entreprise après une longue absence

Alors que l’année 2020 a été marquée par le chômage partiel et/ou le télétravail forcé, le sujet du processus de « réintégration » est revenu sur le devant de la scène… ainsi que la difficulté des entreprises à s’emparer réellement du sujet.

L’absence d’anticipation du retour et le manque d’accompagnement du salarié lors de son retour peuvent coûter cher à l’entreprise à plusieurs niveaux :

• Déprofessionnalisation du salarié : diminution voire perte de productivité, faible respect des horaires, mauvaise attitude en entretien client, qualité du travail médiocre, problèmes de discipline, réduction de la productivité…
• Mal-être au travail : stress lié au retour dans l’entreprise, perte du sentiment d’appartenance, perte de repères, isolement, absentéisme, dépression…
• Dégradation de la bonne ambiance et de la cohésion d’équipe : perte de considération, mauvaise expérience partagée avec les autres collaborateurs…
• Taux élevé de turn-over, fuite des compétences clés.

Le réonboarding comme solution pour raviver la flamme

Proche du terme « d’onboarding » (faisant référence à la période d’intégration d’un nouveau collaborateur), le néologisme « réonboarding » consiste à faire suivre une nouvelle fois un parcours d’intégration à un collaborateur qui fait déjà partie de l’entreprise, mais qui s’est éloigné de celle-ci pendant un certain temps, pour divers motifs : congés parentaux, expatriation, arrêt maladie, changement d’affectation, congé sabbatiques, chômage partiel et bien d’autres.

Selon Alexandre Grenier, co-fondateur et CEO de Workelo, le 1er outil RH dédié à l’onboarding en France : « Si le dispositif de réonboarding peut varier en fonction du motif de l’absence, la finalité est, elle, toujours la même : faire en sorte que le collaborateur se (re)sente bien dans son environnement de travail. » Même si le collaborateur a de l’ancienneté et connaît bien l’entreprise, il ne faut pas partir du principe qu’à son retour rien n’aura changé et qu’il se remettra tout seul dans le bain. « Si vous avez été éloigné un certain temps de l’entreprise, il est fort probable que plusieurs aspects aient évolué (équipe, locaux, clients, services etc) et que vous ne retrouviez pas à l’identique l’environnement de travail tel que vous l’aviez connu avant votre départ. Pour cette raison, le réonboarding est important. Il permet d’informer le collaborateur des changements qui ont eu lieu durant son absence et ce, pour lui permettre d’avoir toutes informations dont il a besoin pour repartir du bon pied. » précise Alexandre.

Le réonboarding est une nouvelle occasion de montrer au collaborateur que l’entreprise tient à lui/elle.

Mais au delà de cette notion de « mise à jour », le réonboarding est également l’occasion de montrer au collaborateur que l’entreprise tient à lui/elle. Pour Pauline Barnouin, DRH de Phenix, start-up qui a pour mission de lutter contre le gaspillage alimentaire en mettant en relation les entreprises, les associations et les citoyens : « En tant qu’entreprise sociale avec une forte culture de la bienveillance, le réonboarding est une évidence pour nous. Il est normal qu’un manager prenne le temps dans la journée pour accueillir un collaborateur qui revient d’une longue absence. C’est important d’un point de vue humain ; cela montre que l’on fait attention à l’autre. » Chez Phenix il n’y a pas de processus formel en place, avec obligation pour le manager de suivre une trame d’entretien de retour d’absence précis. « Nous voulons que le réonboarding devienne un réflexe naturel, comme le fait de se dire bonjour le matin. Notre rôle en tant que RH est de rappeler aux managers de ne pas oublier ce moment, car il fait partie de notre ADN social. »

Best practices pour bien réonboarder ses collaborateurs

Contrairement au processus d’onboarding qui est souvent le même pour tous les nouveaux arrivants, le réonboarding doit être adapté au type d’absence. Pour Alexandre : « il est important d’identifier les motifs d’absences les plus courants au sein de l’entreprise puis d’établir des parcours d’intégration spécifiques à chacun. Dans certaines situations, on est même obligés de faire du cas par cas. Par exemple, dans le cadre de la crise du covid-19, il a fallu mettre en place des mesures exceptionnelles pour ré-accueillir les employés dans les locaux : mise à disposition de masques, de gel hydroalcoolique, distanciation physique… »

Même s’il n’existe pas de parcours type, les étapes du réonboarding sont globalement les mêmes quelque soit le motif d’absence. Voici les principales étapes et responsabilités d’un manager RH en amont de l’entretien de retour :

1. Impliquer le collaborateur dans la préparation de son absence. Avant son départ, validez avec lui ses dates de départ et de retour et en informer l’équipe. Pour faciliter la passation, vous pouvez le charger de la formation de son remplaçant.

2. Maintenir le contact pendant l’absence. Quand cela est possible et avec l’accord du collaborateur, essayez d’entretenir le lien tout au long de son absence. Pour cela n’hésitez pas à le/la tenir informé(e) de changements importants dans l’entreprise (ex: réorganisation dans l’équipe, nouveaux recrutements, etc). Aussi, vous pouvez prendre de ses nouvelles régulièrement. Enfin, pensez à marquer les moments forts. Par exemple, Phenix envoie à chaque nouveau parent un cadeau de naissance.

3. Préparer le retour du collaborateur. Quelques jours avant son retour, appelez-le pour confirmer sa date d’arrivée, sonder son état d’esprit et convenir d’une date pour son entretien de retour. D’ici là, il faut préparer un certain nombre de documents pour informer le collaborateur des changements qui ont eu lieu dans l’entreprise (ex : livret d’entreprise, nouveau règlement interne..). Pourquoi ne pas prévoir un kit de bienvenue ? Une petite attention qui sera certainement très appréciée.

Post-confinement, le Groupe Pierre & Vacances - Center Parcs avait commandé des biscuits personnalisés pour chaque employé

1. Préparer un accueil chaleureux dès son 1er jour. Après une longue période d’absence, le retour à l’emploi peut parfois être difficile. Certains peuvent se sentir stressés ou angoissés à l’idée de reprendre le travail. Pour que le salarié ne se retrouve pas livré à lui-même le premier jour, vérifiez que son manager a bien prévu un entretien informel (de 15-20 min) et un pot d’équipe. Pour réaccueillir ses équipes au bureau suite au confinement, le Groupe Pierre & Vacances - Center Parcs a pour sa part, commandé des biscuits personnalisés avec des messages de bienvenue.

Idéalement, lors de la première semaine de retour, le responsable RH organisera un entretien de retour d’absence, plus formel que celui du manager. Il s’agit de l’étape la plus importante de la réintégration du collaborateur ; veillez donc à la préparer en amont. Voici quelques conseils pour réussir l’entretien le jour J :

• Souhaiter la bienvenue au collaborateur : « On est heureux de te revoir, tu nous as manqué pendant ton absence. » Soyez chaleureux, restez positif et évitez les phrases culpabilisantes du style « l’équipe a galéré sans toi, c’était horrible ! ».

• Rappeler brièvement les faits : « Tu as été absent 2 mois, d’octobre à novembre, pour cause de… C’est la deuxième fois cette année…» Vérifiez que vous avez bien toutes les informations relatives à son absence, dont notamment le certificat médical ou le justificatif. Restez neutre et évitez les remarques sur la durée de son congé, même s’il s’agit d’un congé sabbatique (ex : « 3 mois, tu as dû bien en profiter ! »).

• Informer et échanger : Remettre le salarié à un bon niveau d’informations, tout en évaluant son état d’esprit, et sa capacité à retravailler. Posez-lui d’abord quelques questions sur lui/elle puis faites-lui le récit des événements intervenus pendant son absence : réorganisations, lancement de produits, débats lors de la dernière réunion etc. C’est aussi l’occasion d’en savoir plus sur le motif de l’absence. Attention à ne pas le/la questionner sur son état de santé ou sur sa vie privée, la loi l’interdit.

• Analyse et définition du plan d’action : Il s’agit ensuite d’analyser le problème et de proposer des solutions pour permettre au collaborateur de reprendre le travail dans les meilleures conditions. S’il souffre d’un mal de dos ou d’une lombalgie, il est peut-être possible d’aménager son poste de travail pour éviter les postures douloureuses. S’il doit s’occuper d’un parent malade et que d’autres absences sont à prévoir, il est nécessaire d’anticiper une réorganisation. Certains dispositifs peuvent aussi lui être proposés. « Nous avons mis en place les dons de jours de repos ; c’est-à-dire que les collaborateurs peuvent offrir un ou plusieurs RTT à un salarié parent d’un enfant gravement malade ou proche aidant. En plus de cela, Phenix offre 3 jours de congés exceptionnels à ces salariés-aidants. » précise la DRH de Phenix.

• Proposer un système de parainnage pendant les premières semaine de réintégration. Pour favoriser sa réintégration au poste, Alexandre Grenier propose que le collaborateur soit accompagné durant les premières semaines par un « parrain » ou « une marraine ». Il peut s’agir, par exemple, d’un collègue de son équipe ou de la personne qui l’a remplacé pour faciliter la transmission de ses dossiers. Enfin, pensez à planifier des entretiens réguliers de suivi (ex : au bout d’un mois, de trois mois..) pour faire un point et vous assurer du bon déroulement de sa reprise.

Loin d’être anecdotique, le réonboarding est une composante essentielle de l’expérience collaborateur. Comme le dit Alexandre Grenier : « ce moment de retrouvailles est important car il permet à l’entreprise et au collaborateur de se réaligner ; de se retrouver autour de valeurs communes. » En plus de permettre de resserrer les liens “collaborateur-entreprise”, le réonboarding sert à dédramatiser les absences longues, en finir avec tous les tabous et a priori négatifs qu’elles peuvent évoquer, et faire du retour du collaborateur un moment positif et constructif capable de lui redonner un nouvel élan.