Le SIRH, un outil dont les RH ne peuvent se passer ?

Les robots vont-ils prendre le contrôle de la Terre, accomplissant la prophétie funeste des plus grands auteurs de science-fiction ? Pendant que l’humanité tremble à l’idée d’être remplacée par les machines, les responsables RH, eux, croisent les doigts pour qu’on allège leur travail. Et ça tombe bien, car les technologies d’automatisation ne cessent de progresser, rendant de plus en plus utile la présence des SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines). Mais de quoi parle-t-on exactement ? Bertrand Heim, responsable du développement RH chez SPIE et membre du Cercle SIRH, nous partage son expertise sur le sujet.

Qu’est-ce qu’un SIRH ?

Un SIRH – ou « Système d’Information des Ressources Humaines » –, c’est une plateforme logicielle qui centralise, reproduit et automatise les processus de gestion des ressources humaines. « Concrètement, c’est une solution qui permet de gérer efficacement toutes les informations relatives aux employés et aux processus RH au sein d’une organisation », explique Bertrand Heim. Très utile, donc, pour simplifier la gestion des dossiers du personnel et éviter les erreurs. Le SIRH est une sorte de couteau-suisse des ressources humaines, prêt à donner un coup de main sur la plupart des périmètres d’action RH dans une entreprise. Les principales fonctionnalités d’un SIRH sont les suivantes :

1. La gestion des données des employés : centralisation des informations personnelles et professionnelles des salariés, comme les coordonnées, les contrats de travail et les historiques de carrière. « Au lieu de chercher dans des classeurs ou des fichiers Excel, toutes les informations sont accessibles en quelques clics ou par export de fichiers de reporting. Cette fonctionnalité est aussi appelée de nos jours “core RH”. C’est le lieu où toutes les données sont enregistrées, stockées, et cet élément peut communiquer avec d’autres parties de la solution SIRH ou autres (accès physiques, badges, accès à d’autres solutions, etc.) », précise Bertrand Heim.

2. Le suivi des présences et des absences : automatisation du suivi des heures de travail, des congés et des absences. « Par exemple, un salarié peut facilement demander un congé en ligne, et son manager peut approuver ou rejeter cette demande via le SIRH, sans avoir à passer par des formulaires papier. La demande aboutit finalement auprès du gestionnaire RH qui peut contrôler la validité de la demande (droits acquis, légalité, calcul de décomptes, etc.) », note Bertrand Heim.

3. La gestion de la paie : calcul automatique des salaires, des primes et des déductions. Le SIRH peut générer automatiquement les fiches de paie en prenant en compte les heures supplémentaires et les absences, réduisant ainsi les erreurs humaines.

4. Le recrutement : gestion des offres d’emploi, traitement et suivi des candidatures, planification des entretiens. Le SIRH peut par exemple envoyer automatiquement des notifications aux candidats pour les informer de l’état de leur candidature, même si en règle générale il est préférable d’envoyer des messages personnalisés. « Il peut également permettre de suivre l’état d’avancement d’un poste à pourvoir auprès des managers ou même calculer le rendement des annonces par source », ajoute Bertrand Heim.

5. La formation et le learning : accès à des plateformes d’autoformation ou des contenus structurés et dédiés pour un métier ou une entreprise. Le SIRH permet la planification et le suivi des formations des collaborateurs, la gestion des budgets et des plans de développement des compétences.

6. La gestion des carrières : reprend les informations liées à la performance, intègre les éléments dans la poursuite de carrière avec des informations relatives à la gestion des RH. Le SIRH permet d’avoir une vue d’ensemble de son potentiel RH en permanence. Le SIRH peut en outre proposer des opportunités de carrière selon l’historique des salariés et les évolutions potentielles.

7. La gestion des rémunérations et des avantages : permet d’aligner une politique de rémunération et de ses différentes composantes lors des campagnes de révision des rémunérations, des comparaisons entre postes, fonctions voire pays. « Par exemple, une campagne d’augmentation comportant des augmentations générales et une part individualisée est simplifiée en utilisant un SIRH, car cela permet de déployer auprès des managers de proximité les conditions négociées lors des accords d’entreprise. Par ailleurs, les campagnes de bonus adossées aux entretiens de performance sont nettement plus aisées à déployer », défend Bertrand Heim.

L’IA, un coup de boost pour les SIRH

On ne cesse d’en parler depuis des mois. Depuis l’arrivée de ChatGPT, le monde semble avoir pris conscience du potentiel offert par l’Intelligence Artificielle (IA). Dans tous les domaines, de nouveaux outils promettent de simplifier le travail au sein des entreprises, et notamment pour le pôle RH : « L’intelligence artificielle a un impact significatif sur les SIRH. Les fonctionnalités basées sur l’IA, telles que le recrutement prédictif, l’analyse des sentiments des employés et les chatbots pour répondre aux questions RH, améliorent l’efficacité et la précision des processus. Par exemple, un chatbot peut répondre instantanément aux questions courantes des salariés, libérant ainsi du temps pour les équipes RH », se réjouit Bertrand Heim.

Existe-t-il différents types de SIRH ?

Un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est un terme unique qui englobe néanmoins une grande variété d’outils. « Il existe différents types de SIRH, qui varient non seulement en termes de mode d’installation mais aussi en termes de typologie et de fonctionnalités offertes», reconnaît Bertrand Heim.

Voici un aperçu des principales catégories de solutions SIRH…

Mode d’installation

• Logiciels installés sur site : ces solutions sont installées directement sur les serveurs de l’entreprise. Elles offrent un contrôle total sur les données et les personnalisations, mais nécessitent une infrastructure informatique robuste et une équipe technique dédiée pour la maintenance.

• Solutions en mode SaaS (Software as a Service) : ces solutions sont hébergées dans le cloud et accessibles via Internet. « Elles sont populaires pour leur facilité d’accès, leurs mises à jour automatiques, et leur coût initial plus bas », commente Bertrand Heim.

• Solutions hybrides : ces solutions combinent des éléments sur site et des services cloud, offrant une flexibilité supplémentaire en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.

Typologie des solutions

• Core RH (ou SIRH de base) : ces solutions se concentrent sur les fonctionnalités essentielles de la gestion des ressources humaines, telles que la gestion des données des salariés, la gestion administrative, et le suivi des présences et des absences. Un core RH peut notamment gérer les dossiers des employés, les contrats de travail et les congés.

• Gestion de la paie : spécialisées dans le calcul des salaires, des primes et des déductions, elles automatisent les processus de paie et assurent la conformité aux réglementations fiscales et sociales.

• Gestion des talents : ces solutions se concentrent sur le recrutement, la formation, la gestion des performances et le développement des compétences. « Elles aident à attirer, développer et retenir les talents au sein de l’entreprise », selon Bertrand Heim.

• Gestion des temps et des présences : permet de suivre les heures de travail, les absences et les congés des collaborateurs. Elles peuvent inclure des fonctionnalités comme la planification des horaires et la gestion des heures supplémentaires.

Vous l’aurez compris, les SIRH sont personnalisables selon les contraintes et le budget de chaque entreprise. À vous d’évaluer vos besoins RH pour choisir la solution la plus adaptée.

Le SIRH est-il adapté à toutes les structures, notamment aux petites entreprises ?

On pourrait croire que seuls les départements RH des grandes entreprises ont besoin d’automatiser leurs tâches, alors qu’un SIRH peut être adapté à toutes les structures, y compris les petites entreprises et les start-ups : « Les solutions en mode SaaS, par exemple, offrent une flexibilité et un coût d’entrée plus bas, ce qui les rend accessibles même pour les petites structures. De plus, elles peuvent évoluer avec l’entreprise, ajoutant des fonctionnalités au fur et à mesure de sa croissance », assure Bertrand Heim.

Combien ça coûte, un SIRH ?

Le coût d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est différent pour chaque entreprise. Il dépend de plusieurs facteurs, tels que la taille de la structure, les fonctionnalités souhaitées, le modèle de déploiement, le fournisseur, les coûts de formation, etc. En général, le nombre d’employés d’une entreprise influence directement le coût, car les prix sont souvent basés sur le nombre d’utilisateurs. Pour des fonctionnalités simples (exemple : gestion de la paie), les tarifs peuvent débuter à 0,50 euros par collaborateur et par mois, et dépasser 10 euros par utilisateur pour les systèmes plus complets.

Les solutions cloud (SaaS) sont souvent facturées sur un modèle d’abonnement mensuel ou annuel, tandis que les solutions sur site impliquent des coûts initiaux plus élevés pour l’achat et l’installation du logiciel, ainsi que des coûts de maintenance. Il faut généralement compter entre 25 000 et 45 000 euros pour l’achat d’une licence SIRH. Vous achetez alors la solution complète, sans payer un coût par utilisateur.

SIRH : quelles limites ?

Avec tout cela, on pourrait presque croire que le SIRH est le problem solver infaillible des RH. Cependant, il n’est pas exempt de défauts. À commencer par son prix : « Les solutions SIRH, surtout celles installées sur site, peuvent nécessiter un investissement initial important en termes de licence, d’infrastructure et de mise en œuvre », prévient Bertrand Heim. Et tout le monde ne peut pas se le permettre.

Autre défi : son intégration. L’intégration d’un SIRH avec les systèmes existants peut être complexe et nécessiter du temps et des ressources. La synchronisation du SIRH avec les systèmes de gestion financière ou les outils de gestion de projet peut parfois poser des défis techniques importants.

Par ailleurs, l’adoption d’un SIRH nécessite de porter une attention accrue à la protection des données : « La centralisation des données sensibles des employés expose l’entreprise à des risques de cyberattaques et de violations de données. Il est crucial de mettre en place des mesures de sécurité robustes pour protéger ces informations », avertit Bertrand Heim.

Néanmoins, ces contraintes sont surmontables et ne doivent pas vous rendre allergique à cet outil qui facilite sans conteste la gestion des ressources humaines.

Article écrit par Sylvain Guillet, édité par Ariane Picoche, photo : Thomas Decamps pour WTTJ