Team building : nos conseils pour le réinventer à distance

Au gré des vagues covidées qui nous assaillent depuis deux ans, les entreprises ont décalé, repoussé, modifié, déprogrammé ou même annulé leurs teambuildings. Un moment pourtant essentiel pour la cohésion d’équipe : même les entreprises sans bureau comme Buffer ou Gitlab comptent sur les retraites d’équipe en “présentiel” pour créer des liens et renforcer leur culture. Dans une équipe distribuée, ces moments de team building que l’on s’accorde plusieurs fois dans l’année sont particulièrement valorisés. C’est même ce qui fait qu’on travaille bien ensemble à distance par la suite !

Ces moments de partage informels si essentiels, parfois dans des conditions luxueuses qui donnent à l’expérience un petit goût de vacances, ne peuvent pas vraiment être répliqués en ligne. Comme l’onboarding, le team building a besoin d’échanges « en vrai » pour que des nouveaux liens se construisent et se renforcent.

Ces moments sont des occasions de discuter de sujets essentiels, d’intégrer les nouvelles recrues, de réfléchir collectivement à de nouvelles stratégies et directions et surtout, d’approfondir les relations entre collègues. Or toutes ces activités sont plus importantes que jamais dans un contexte de crise et de transformation !

Ne remplacer ces événements par rien du tout au prétexte que les échanges “physiques” sont irremplaçables est une grave erreur. Des événements en ligne bien pensés et bien conçus valent bien mieux que rien du tout. Il faut seulement éviter de chercher à répliquer à l’identique ce qu’on connaît du team building dans sa forme traditionnelle.

4 conseils pour réinventer le team building à distance :

1. Dégrouper les différentes composantes du séminaire

En anglais, on parle de “unbundling”. Chaque événement de team building répond à un ensemble d’objectifs variés — cimenter la culture de l’équipe, favoriser l’intégration des nouvelles recrues, partager la stratégie de l’entreprise, présenter les résultats de l’année passée, rassembler des idées sur des projets futurs, former l’équipe, montrer de la reconnaissance aux salarié.e.s… Il faut désagréger (dégrouper) le séminaire pour mieux penser autrement chacun de ces objectifs. Quels sont ces objectifs précis (les différentes pièces du puzzle) ? Comment peuvent-ils être combinés autrement ?

« Les entreprises mettent en œuvre des processus de définition d’objectifs et d’indicateurs pour leurs activités commerciales - pourquoi ne pas appliquer cette approche à la conception de l’expérience de leurs employés et de leur précieux temps de séminaire ? En adoptant une approche axée sur les résultats, les fondateurs peuvent éviter de se contenter d’un ensemble traditionnel d’expériences de séminaires typiques et se concentrer sur ce dont leurs équipes ont besoin et ce qu’elles veulent. Posez-vous la question : Que voulez-vous que les gens ressentent ? Que voulez-vous qu’ils sachent ? Et comment faire correspondre cela à ce que vous essayez de faire ? Avec quoi voulez-vous qu’ils repartent », s’interroge Mike Wang, un “designer d’expériences” qui a travaillé sur l’expérience virtuelle du team building.

2. Mettre le paquet sur le développement des relations humaines

Pas besoin d’un événement unique pour ça ! Les relations, c’est ce qu’il y a de plus important au travail. Si de nouvelles relations ne peuvent plus se nouer naturellement, de manière informelle, lors d’un événement physique, alors il est essentiel qu’elles soient orchestrées de manière délibérée (tant pis si cela paraît “artificiel” !).

• On peut créer un système de match making dans l’équipe qui permet à chaque personne de se voir offrir une rencontre nouvelle à intervalle régulier (un peu comme du speed dating, mais professionnel). Il y a quelques années, plusieurs applications ont rencontré le succès sur cette idée, comme NeverEatAlone… On peut en reprendre l’idée, même sans le déjeuner…

Lire aussi : Comment développer une culture de la reconnaissance au travail ?

• On peut s’inspirer du système des buddies mis au point par Buffer pour l’intégration des nouvelles recrues, et le pérenniser. Comme expliqué dans notre article Collaboration à distance : découvrez le système des « 3 buddies » de Buffer « le système offre aux salarié.e.s un champ relationnel bien plus diversifié que celui dont ils/elles bénéficieraient en temps normal, dans le cadre d’une équipe distribuée. (…) C’est une manière de redistribuer les fonctions managériales de manière plus horizontale et d’aider les individus à étendre rapidement leurs réseaux. Plus on connaît de personnes différentes dans une entreprise, plus on peut être efficace dans son action. »

• On peut structurer et systématiser des programmes de mentorat dans l’entreprise, en particulier de mentorat intergénérationnel. « Le mentorat intergénérationnel repose sur l’idée qu’il est toujours bon que la relation entre mentor et mentoré.e ne soit pas à sens unique et que les gens d’âges différents ont de multiples raisons de se parler » peut-on lire dans notre ebook consacré au mentorat intergénérationnel.

3. Ne surtout pas répliquer en ligne une journée de présentation de slides !

Une journée de 6 heures de présentations Powerpoint dans un bel hôtel, ça n’est pas forcément amusant, mais il y a quelques bons côtés (les discussions avec collègues et les petits fours, par exemple). En revanche, 6 heures de présentations sur Zoom, c’est une torture insoutenable et un supplice machiavélique.

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La composante « présentations » des séminaires doit être revue entièrement à distance. S’il y a des visuels et du texte, alors ces éléments peuvent être partagés de manière asynchrone (c’est-à-dire que les gens regardent le document en question au moment de leur choix). S’il y a une présentation en vidéo, alors celle-ci peut être peaufinée, raccourcie et mieux produite pour être également visionnée de manière asynchrone (à la convenance des salarié.e.s). Inutile de regarder une présentation en même temps si l’on n’est pas vraiment ensemble !

Passer d’une présentation « présentielle » à une présentation en ligne, c’est un peu comme passer d’un format de film de long métrage à un format de sitcom télévisée : plusieurs petits morceaux amusants sont préférables à un gros morceau indigeste. Pour cela, il faut s’inspirer des meilleures formations en ligne plutôt que de l’événementiel corporate traditionnel.

4. Offrir divertissement et formations comme une belle récompense.

Deux des objectifs souvent associés aux séminaires de team building concernent l’expression de la reconnaissance (la “récompense”) et la formation. On peut faire d’une pierre deux coups en offrant aux salarié.e.s l’accès à un beau catalogue de formations en ligne, de livres (physiques ou électroniques) et d’abonnements à des médias. Un cadeau intelligent peut souvent être plus gratifiant qu’une prime !

Ces cadeaux pourront susciter la création de nouvelles communautés dans l’entreprise : des individus qui suivent la même formation et s’entraident, des lecteurs/lectrices passionné.e.s qui partagent leurs impressions au sein d’un club de lecture, des abonné.e.s d’un même média qui commentent leurs émissions / contenus préférés, etc.

• Lire aussi : Comment créer une véritable culture de la formation en télétravail ?

Pendant les confinements, de nombreuses équipes ont imaginé des rituels et des pratiques dont on peut continuer à s’inspirer bien au-delà du contexte de télétravail forcé de la période de crise sanitaire : salles de pause virtuelles, échanges de photos du quotidien, show and tell en ligne, moments de conversation rituelle sur les « bonnes nouvelles », jeux vidéos d’équipe, surprise parties, cours de yoga, apéros en ligne, séances de cuisine, expositions virtuelles, challenges créatifs, etc. Leur forme et leur nature varient d’une culture à une autre et d’une entreprise à une autre. Mais ces pratiques ont montré une grande résilience des équipes face à l’adversité et un besoin constant de faire du team building.

Au-delà de la crise sanitaire, alors que les équipes distribuées et le télétravail « normal » se banalisent, il ne faudrait pas perdre le dynamisme et l’inventivité exprimées pendant cette période d’adversité. Avec le recul, on peut systématiser ce qui fonctionne bien et le pérenniser. À l’avenir, on pourra ainsi profiter du meilleur du virtuel et du meilleur du présentiel : être autonome au travail, et profiter de voir ses collègues en vrai pour mieux collaborer et être plus créatif.