Onboarding à distance : un an après le basculement, 7 bonnes pratiques à retenir

Rappelez-vous, il y a un an, vous lanciez fébrilement votre tout premier Zoom pour inaugurer l’onboarding à distance. En bon chef·fe de projet RH, vous aviez calé dans les agendas de vos nouveaux collaborateur·rice·s des formations à distance, des rencontres informelles, des e-apéros… Bref, LA RÉVOLUTION digitale avait enfin gagné l’un des processus RH clé de l’expérience collaborateur. Ou pas… Un an après, c’est le moment de dresser le bilan : quelles sont les pratiques qui ont vraiment marché pour maintenir un parcours d’intégration engageant ? Quels sont les freins inhérents au distanciel ? Qu’est-ce qui n’a pu être pérennisé ? Entre fantasme et réalité, voici les 7 bonnes pratiques à retenir et quelques flops à éviter.

Créer un média dédié aux nouveaux / nouvelles arrivant·e·s pour les tenir informé.e.s

Arriver dans un nouvel environnement peut engendrer de nombreux questionnements : trouver sa place dans une équipe déjà constituée, apprivoiser l’organisation de l’entreprise, spotter la machine à café… Pour éviter l’effet tunnel renforcé par la distance, Mathilde Callède, VP People & Culture chez Shine, insiste sur l’importance de garder le contact tout au long du processus : « Nous avons veillé à multiplier les contacts entre les managers et le/la nouvel arrivant.e ainsi qu’avec les autres membres de l’équipe ». Ok, mais comment ? Une newsletter consacrée à l’onboarding a été créée « pour donner de la visibilité aux nouveaux/elles arrivant·e·s », explique Aurélia Le Bescond, Internal Communications Manager chez Welcome to the Jungle. Cette lettre est envoyée les 5 premiers jours du parcours pour rythmer la première semaine et nourrir les collaborateur·rice·s avec des informations sur l’entreprise, ses engagements, sa culture, la vidéo du CEO… L’entreprise GRDF a, pour sa part, créé dès mars 2020, un podcast dédié à l’interne pour maintenir le lien entre ses 12 000 salariés. Ce média a été proposé aux salarié.e.s arrivant dans l’entreprise. Le format ? Une vingtaine de minutes pour découvrir des informations générales de l’entreprise, des interviews de salarié.e.s… De quoi être immergé·e dans sa tribu dès le jour J.

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Une box culture livrée à domicile pour matérialiser le lien d’appartenance

Le sociologue Stéphane Hugon explique dans un article que « les bureaux ont aussi une fonction symbolique. Non seulement c’est une zone avec ses propres règles, mais il y a une mémoire collective des lieux, de ce que l’on y vit ensemble ». C’est pourquoi, les détails ostentatoires du bureau prennent une importance folle en télétravail. Le fait d’envoyer un colis avec, en plus des outils de travail, quelques goodies représentatifs de la culture interne permet de concrétiser l’appartenance à l’entreprise. Certes, boire son café dans un mug logotypé ne change pas la vie d’un·e salarié·e… Pourtant, inconsciemment, cela marque son territoire professionnel au sein de la sphère domestique qui est de moins en moins étanche depuis quelques mois. L’agence de média américaine PFSK et l’agence de design YourStudio ont offert à leurs nouveaux/nouvelles employé.e.s un pot personnalisé fourni avec un ensemble d’objets connectés afin de les plonger dans leur culture fondée sur la « croissance » et la « patience ». Chez Nexus Innovations, les nouveaux/nouvelles employé.e.s ont reçu, en plus des outils tech pour pouvoir travailler, un verre de bière, un t-shirt et un bonnet logotypés. O’clock envoie dans le package de bienvenue un cadeau personnalisé en fonction des goûts de la personne et en lien avec le télétravail : par exemple des chaussons. Un clin d’œil décalé qui fait du bien !

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S’appuyer sur le buddy pour maintenir le lien et l’informel

C’est peut-être l’enjeu numéro un de l’onboarding à distance : comment recréer et maintenir les moments informels devant la machine à café, lors du petit déjeuner de bienvenue ou des premiers apéros. En effet, la découverte de l’autre se fait et se construit majoritairement hors des processus opérationnels. Pour cela, Mathilde Callède insiste sur le fait de « réserver des moments d’échange hors travail… même en visio. Ce n’est pas toujours intuitif, il faut donc être créatif : nous avons imaginé des soirées Top Chef avec toute l’entreprise ou des jeux. Puis, comme fil conducteur, le lien avec les buddies (parrain) est très structurant ». Selon Aurélia Le Bescond, il faut bien formaliser le rôle de buddy pour qu’il/elle s’adapte à la nouvelle donne distancielle : « l’équipe RH leur a envoyé une feuille de route afin de les aider à mieux appréhender leur nouveau rôle ». Chez Alan, chacun reçoit de son buddy un tableau personnalisé avec des étapes d’onboarding découpées jour par jour sur les premières semaines. De plus, un accueil collectif est réservé sur Slack où l’arrivée de chacun est célébrée puis, un café de promotion est organisé à distance pour favoriser l’entraide. Signaturit a lancé une communauté de “culture ambassadors” : des buddies dédiés à la culture présentent les nouvelles recrues aux différentes équipes et leur donnent des conseils pratiques pour se sentir à l’aise dans leur nouvel environnement.

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Un guide du manager en onboarding pour en faire des « golden » ambassadeurs

Même si les RH pilotent l’onboarding, les managers restent la pierre angulaire du dispositif. À distance, le défi est de taille pour faire en sorte qu’ils/elles libèrent du temps et accompagnent les nouveaux/elles. Aurélia Le Bescond insiste : « Il est fondamental de faire preuve de pédagogie pour qu’ils/elles prennent conscience de l’importance de faire découvrir la culture d’entreprise et son fonctionnement grâce à leur disponibilité ». Côté livrable : pour aider les managers à trouver la bonne posture, les équipes de Payfit et Doctolib ont donc établi des guidelines de management à distance autour de l’écoute, la bienveillance et le coaching des nouveaux arrivants. Côté organisation, Swile préconise de créer des rappels dans les agendas des managers pour qu’ils/elles pensent à envoyer un petit mail, un message ou passer un appel au/ à la futur·e membre de leur équipe. Un brin « pushy » mais très utile.

Des contenus variés : la clé pour une appropriation optimale par tous/ toutes

Qui n’a pas souffert d’une overdose de Zoom depuis la mise en place massive du télétravail ? Il s’agit de trouver le bon mix média afin d’assurer une expérience collaborateur positive. Cela nécessite une réingénierie complète du dispositif selon Mathilde Callède : « il faut essayer de prendre en compte toutes les personnalités et proposer des initiatives différentes. Certaines personnes seront à l’aise avec leur buddy mais ne diront pas un mot lors d’une réunion. D’où l’importance d’imaginer des formats différents ». Pour diversifier leur parcours, les équipes de Welcome to the Jungle ont donc transformé certaines réunions visio en vidéos pré-enregistrées. « Au lieu d’y passer une heure, dix minutes suffisent pour faire passer certains messages de manière plus percutante. De plus, cela adresse la problématique de la langue : tout est en anglais sous-titré en français ce qui permet à chacun d’être plus à l’aise », explique Aurélia Le Bescond. Pour maintenir les échanges et le côté synchrone, des sessions de questions-réponses sont proposées trois semaines après le visionnage de vidéos pré-enregistrées. Un vrai parcours d’intégration en mode blended s’est mis en place.

Templates et plateforme digitale pour une organisation aux petits oignons !

Au sein d’Alan, le Credo de l’onboarding est « automatiser pour mieux humaniser ». Il faut donc limiter les tâches chronophages en s’appuyant sur des templates d’emails, des rappels pour les rendez-vous manager, des reminders pour l’envoi du matériel… Faire appel à un SIRH ou une plateforme digitale dédiée à l’onboarding permet d’automatiser tout le processus : de l’envoi des accès IT au partage des documents. Welcome Home, plateforme digitale à mi-chemin entre le bureau virtuel et l’intranet, a facilité la gestion de l’onboarding chez Welcome to the Jungle : « Dès qu’un.e nouveau collaborateur·rice rejoint l’entreprise, il.elle dispose de son profil sur Welcome Home avec des infos clés à savoir, son poste, l’équipe à laquelle il/elle appartient, son niveau d’ancienneté mais aussi des informations plus personnelles qu’il a souhaitées partager : ses loisirs, son parcours, ses séries préférées. De plus, tous les contenus en lien avec l’onboarding y sont disponibles », souligne Aurélia Le Bescond.

Le sondage pour écouter et évoluer en permanence

L’onboarding à distance est un processus évolutif. Il est inutile de s’arrêter sur un dispositif car le contexte est encore instable et exige de l’agilité. Les entreprises doivent aussi écouter les feedbacks des arrivant.e.s : ils offrent de précieuses indications quant au programme, formats ou outils à choisir. Pour cela, l’envoi d’un sondage est à prévoir à la fin de l’onboarding. Chez Payfit, Louise Lachaize, HR Manager, envoie, elle, des feedbacks régulièrement pour glaner un maximum d’informations. À coupler avec la mise en place d’un rapport d’étonnement afin d’agglomérer des données plus qualitatives et précises. Doctolib a aussi fait le choix d’envoyer régulièrement des questionnaires pour recueillir les feedbacks des nouvelles recrues et déceler les axes d’amélioration afin de s’ajuster à leurs besoins. La philosophie à suivre ? Tester des formats et recueillir les retours collaborateurs.

Les trois fails de l’onboarding à bannir

• Les Zoom à répétition conduisant au burn-out collectif : attention à la sur-activité car nous avons une tendance naturelle à vouloir combler le manque d’interactions physiques avec une litanie de micro-rencontres à distance. Selon Mathilde Callède, « il faut trouver le bon équilibre en laissant les nouveaux collaborateur·rice·s respirer car un onboarding, qui plus est à distance, est une période très fatigante pour tous ! »

• Le mythe du 100% distanciel car Il faut se faire une raison : « Tout n’est pas transposable en distanciel : notamment les moments tels que l’afterwork de bienvenue. Il faut attendre un retour à la normale pour envisager cette option », souligne Aurélia Le Bescond.

• L’immersion en mode différé : certaines entreprises ont décidé de filmer leurs collaborateur·rice·s (ou eux/ elles se filment avec leur smartphone) dans leur quotidien pour maintenir l’étape d’immersion… Une pratique innovante en apparence mais qui, globalement, n’a pas vraiment pris. Rien ne remplace le présentiel quand il s’agit de découvrir les coulisses d’un métier. Pour autant, des solutions intermédiaires et ludiques existent : le gaming pour découvrir le métier des autres via du team building à distance a été testé et approuvé par Collock.