6 conseils pour reprendre une équipe quand l'ancien boss n'est pas loin

Rares sont les manager.euse.s qui ont la chance de créer leur propre équipe en partant de zéro. Or, reprendre les rênes d’une équipe existante, c’est comme récupérer les commandes d’un avion en plein vol : c’est compliqué. Et si l’ancien.ne pilote reste dans l’habitacle, attendez-vous à quelques turbulences.

Réussira-t-il/elle à siroter son jus de tomate sans intervenir sur le plan de vol ? Que faire quand l’ancien équipage continue à se référer à lui/elle ? Voici quelques conseils pour gérer les situations les plus courantes. Attachez vos ceintures, décollage immédiat. Comment partir sur de bonnes bases ?

Conseil n°1 - Renseignez-vous sur les conditions climatiques

« Les nouveaux dirigeants ont six mois à un an pour mobiliser », explique Terry Bacon dans son ouvrage « Elements of Influence ». Et pour cela, il est indispensable de savoir où vous mettez les pieds. La manière dont l’ancien.ne manager.euse a quitté son poste entraînera différents défis. Il est donc primordial de connaître l’histoire de l’équipe dont vous héritez pour proposer une transition en douceur. Essayez de savoir pourquoi votre prédécesseur.e est parti.e : a-t-il/elle été promu.e, s’est-il/elle reconverti.e, a-t-il/elle déménagé ? Avoir une idée de la situation vous permettra de mieux comprendre son comportement futur, et d’anticiper les difficultés. En effet, il est plus probable qu’un manager.euse promu.e soit plus coopératif.ve qu’une personne mise au placard.

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Conseil n°2 - Évaluez les dynamiques relationnelles

Lors d’une transition, il est toujours recommandé de rencontrer chaque membre d’une équipe en tête à tête. Pendant cet échange, cherchez à évaluer la relation entre le/la collaborateur.rice et son/sa ancien.ne manager.euse. Avaient-ils/elles une relation de mentor/protégé ? Étaient-ils/elles proches en dehors du travail ? Avaient-ils/elles des relations pacifiques ou tendues ? Cela vous permettra d’évaluer la probabilité que votre prédécesseur.e s’immisce dans vos projets, que les membres de votre équipe le/la laissent faire, ou qu’ils/elles continuent eux-mêmes à le/la solliciter. Mais ne vous arrêtez pas à ce que vous tirerez de ces échanges : « Une grande partie de ce que vous devez savoir ne viendra pas de communications formelles, mais de commentaires que vous entendrez au hasard d’un couloir, et des observations que vous ferez en voyant les autres intéragir », explique Nicole Lindsay, experte en développement de carrière, à The Muse.

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Conseil n°3 - Établissez des règles de fonctionnement

Les conseils les plus simples sont parfois les meilleurs : organisez une réunion et établissez des règles de fonctionnement. Comment ? Anticipez différentes situations pour discuter de la meilleure manière de les aborder. Par exemple, que faire si un.e collaborateur.rice le/la contacte en direct pour des conseils ? Comment assurer la transmission d’un projet important en cours ? Écoutez ses envies, soyez clairs sur vos besoins, et trouvez un compromis entre les deux.

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Conseil n°4 - Écoutez les conseils… mais faites-vous votre propre avis

À votre arrivée, vous devez assimiler un volume d’informations important afin d’être opérationnel.le le plus rapidement possible. La proximité de votre prédécesseur.e est une chance, car celui/celle-ci peut vous guider et répondre à vos questions au fil de l’eau. Dans un article sur le management de transition, le cabinet Morgan Philips rappelle que l’arrivée d’un.e nouveau.elle manager.euse est aussi l’occasion d’apporter un regard neuf sur le fonctionnement et les projets d’une équipe. « Il (le manager) doit donc savoir sortir des sentiers battus afin de tirer ses propres conclusions sur les problèmes rencontrés par l’entreprise ». Vous devez donc être clair avec votre prédécesseur.e sur le fait que vous tirerez vos propres conclusions et prendrez des initiatives différentes des siennes.

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Conseil n°5 - Ne présumez pas du pire

Avez-vous remarqué comme on prête les meilleures intentions à une personne que l’on apprécie (« il/elle n’a probablement pas fait exprès de mettre le/la directeur.rice en copie »), et les pires à une personne qui nous irrite ? De la même manière, si votre prédécesseur.e a un comportement qui vous semble malveillant, accordez-lui le bénéfice du doute. Il/elle cherche à connaître l’avancement d’un dossier ? Il/elle était peut-être, tout simplement, très investi.e dessus. Il/elle vous envoie des e-mails chaque jour ? Il/elle essaie peut-être maladroitement de vous proposer de l’aide. « Innocent, tant qu’on n’a pas prouvé qu’il est coupable », dirait Dumbledore.

Conseil n°6 - Quand la situation dérape…

Parfois, et malgré votre bonne volonté, la situation peut être compliquée à gérer. Votre prédécesseur.e peut se montrer intrusif.ve. Ou au contraire, très peu coopératif.ve. S’il est primordial de chercher à résoudre le problème, partez du principe que votre prédécesseur.e ne sait peut-être pas qu’il rend la transition difficile. Peut-être ne partage-t-il/elle simplement pas votre façon de travailler ou vos valeurs. Un.e ancien.ne boss très enthousiaste, mais décousu.e, ne comprend peut-être pas que son incapacité à vous fournir des informations claires rend votre prise de poste impossible. De la même façon, une personne très méticuleuse peut avoir des difficultés à comprendre que vous préférez le « test and learn ». Ce que vous prenez pour de l’ingérence est simplement le résultat de sa volonté de vous transmettre le plus d’informations possibles. Et si votre prédécesseur.e est aussi votre ancien.ne boss, son attitude paternaliste - qui ronge votre autorité auprès de votre nouvelle équipe - est peut-être simplement le signe qu’il/elle cherche à garder un rôle de mentor pour vous. L’enfer est pavé de bonnes intentions.

Mais si le dialogue ne suffit pas à corriger le problème, les ressources humaines peuvent jouer le rôle de médiateur et aider chacun à trouver sa place. Quoi qu’il arrive, ne tenez pas un discours négatif devant votre équipe. « La négativité se propage comme une traînée de poudre. Si vous êtes négatif à propos de votre entreprise ou de votre rôle au sein de celle-ci, votre équipe s’en rendra compte et ne pourra pas s’empêcher de voir les choses sous un jour négatif », observe Cecil Adkins pour Medium. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas leur faire savoir qu’il y a un problème, mais vous devez faire de votre mieux pour maintenir une attitude positive et un environnement de travail vertueux.

Il arrive également que votre équipe soit réticente à accueillir un nouveau.elle manager.euse, parce qu’elle appréciait l’ancien.ne ou parce que vous avez été promu.e à sa place en suscitant des jalousies. Catherine Kaputa, conférencière et auteure de « You Are a Brand », explique que « même si cela semble contre-intuitif, les nouveaux dirigeants qui succèdent à des managers forts devraient montrer leur vulnérabilité ». Surtout, n’essayez pas d’être une copie de votre prédécesseur.e. Trouvez votre propre style.

Il est important de se rappeler qu’une équipe est une machine bien huilée.
Lorsqu’elle perd son manager.euse, la mise en route avec une nouvelle personne et de nouvelles règles de fonctionnement peut mettre du temps. C’est la coopération de votre prédécesseur.e, mais surtout votre propre sang-froid dans les situations difficiles, qui fera la différence entre un échec… et une prise de poste réussie.