CSE : comment le mettre en place et le faire vivre ?

C’est le sujet phare de ce début d’année : le Comité Social et Économique est devenu obligatoire pour toutes les entreprises de plus de onze salarié.e.s en France. Bien plus qu’une formalité administrative, le CSE est un élément important et central dans la croissance et la vie d’une entreprise.

Lors de notre dernier événement Shaker, nous avons fait le point sur le sujet avec deux spécialistes :

• Zoé Blanchard, Human Resources Manager chez Sport Heroes
• Ariane de Quatrebarbes, fondatrice du cabinet Yours avocats, spécialiste en droit du travail et droit social.

Le podcast de notre événement Shaker, by Welcome to the Jungle

Cette conférence a été réalisée en partenariat avec WeChooz, une legaltech proposant une solution en ligne et un accompagnement humain pour soulager les startups dans la mise en place du CSE. Ils commercialisent un outil dédié à l’employeur.e permettant d’obtenir automatiquement les documents juridiques ou le rétroplanning, et fournissent également une solution de vote électronique.

Le CSE : séance de rattrapage

CE + DP + CHSCT = CSE

L’objectif principal derrière cette ordonnance est de simplifier les instances représentatives en entreprise. Plus de confusion possible entre les fonctions CE (Comité d’Entreprise), DP (Délégué du Personnel) ou CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail) pour ne proposer qu’une seule autorité.

Favoriser le dialogue

Les échanges au sein du CSE portent sur de nombreuses thématiques comme les conditions de travail, l’amélioration de la qualité de vie au travail, la situation économique de l’entreprise… « Le principal message à faire passer dans la communication aux salarié.e.s, c’est que c’est une vraie instance de dialogue et la possibilité de discuter avec l’employeur.e et de porter des nouveaux projets. » précise Ariane.

Quelle composition ?

Deux parties composent le CSE : l’employeur.e (assisté.e de trois collaborateurs maximum) et une délégation du personnel. Cette dernière est constituée d’un nombre égal de suppléants et titulaires, sa taille variant en fonction de l’entreprise.

Point à ne pas négliger : faire partie du CSE demande un certain investissement.

Comme le rappelle Ariane de Quatrebarbes : « C’est un engagement pour une durée longue, puisque c’est pour 4 ans. Avec des missions supplémentaires, il faut être prêt à avoir un nouveau rôle en plus de ses fonctions actuelles. »

5 conseils clés pour une bonne mise en place

1. S’informer et s’organiser

Zoé Blanchard en témoigne : se lancer dans la mise en place du CSE peut vite devenir hasardeux et chronophage. De prime abord, le cadre n’est pas toujours simple à comprendre et les informations peu nombreuses, ni adaptées aux différentes structures : « Il est compliqué de trouver la bonne information. Il y a beaucoup de sites à disposition, il est difficile de savoir auxquels se fier. D’autant que les contenus et informations ne sont pas toujours adaptés aux petites entreprises. »

Le mieux est alors de se renseigner sur des plateformes de référence. Ariane de Quatrebarbes recommande plusieurs sites : celui du Ministère du Travail, de l’administration française ou bien ce dossier question-réponses sur le CSE très complet de 117 questions réponses, qui a le mérite d’être synthétique et d’apporter des informations claires et concrètes.

Côté organisation, Ariane de Quatrebarbes préconise de faire un calendrier avec les grandes étapes : invitation auprès des organisations syndicales, affichage de l’élection, appel aux candidatures, organisation de l’élection, diffusion des résultats et mise en place de sessions de travail et d’échanges. L’idée est de « se bloquer des deadlines pour ne pas laisser de place au hasard afin que le scrutin se déroule correctement. »

Dès que le sujet est posé, le process est strict, notamment en terme de timing, avec une mise en place qui prend entre deux et trois mois. Zoé Blanchard raconte : « Nous avons profité du meeting hebdomadaire pour communiquer dessus. Nous étions fin septembre / début octobre pour des élections qui avaient lieu en décembre. »

Mais être organisé ne veut pas forcément dire manquer de souplesse, puisque le chemin de mise en place du CSE est truffé de découvertes. Zoé Blanchard en témoigne : « Nous nous sommes rendus compte la veille de la deadline, qu’il fallait inviter en amont les organisations syndicales à négocier le protocole pré-électoral. »

Pour assurer une bonne mise en place du CSE, flexibilité, organisation et investissements sont donc de rigueur.

2. Communiquer en interne

Comme pour tout projet, la communication est essentielle. La réunion d’information organisée en amont participe à instaurer une bonne dynamique. « Elle permet d’expliquer ce que c’est et surtout d’exposer le process dans les grandes lignes pour donner envie et susciter un entrain. » ajoute Ariane de Quatrebarbes.

La pédagogie est importante et un levier fort pour la réussite du projet et l’implication de tous « Une semaine après l’annonce, nous avons organisé une session d’information sur le sujet : c’était pour nous l’occasion d’expliquer plus en détails ce qu’est le CSE ; le rôle alloué et les obligations pour les membres. » complète Zoé Blanchard.

La digitalisation des échanges internes ne doit pas pour autant faire de l’ombre aux discussions physiques. « Il ne faut pas hésiter à proposer à des collaborateurs de se présenter en allant les voir directement. Notamment ceux qui ont de bonnes relations avec les autres. » nous explique Ariane de Quatrebarbes.

Jusqu’au jour de l’élection, le CSE doit être un élément présent dans la vie de l’entreprise. Au travers de relance, de discussion, de temps dédié : l’important est que le message passe auprès de chaque collaborateur et que l’implication de chacun, à différent niveau, soit présent.

Enfin, n’oublions pas qu’avoir un CSE est une bonne nouvelle pour une petite structure ! Sa mise en place peut plus largement porter un message positif, signe de sa bonne vitalité et croissance. Chez Sport Heroes, cela a été présenté comme une étape importante, un moment charnière dans la vie de la société.

3. Identifier des alliés

La réussite d’un CSE réside en grande partie dans la détermination des personnes le composant. L’intérêt d’attirer des salarié.e.s proactifs et positifs sont un véritable enjeu pour faire progresser l’entreprise. Ariane de Quatrebarbes est claire sur ce point : « Un CSE fonctionne bien lorsque les représentants sont prêts à avoir des échanges constructifs. En fonction des CSE, il peut y avoir de bonnes relations alors que d’autres jouent sur le conflit ». Le CSE peut aussi être un bon vecteur de vocations chez les salarié.e.s ayant envie de s’investir dans la culture d’entreprise.

« Un CSE fonctionne bien lorsque les représentants sont prêts à avoir des échanges constructifs. »

Ariane de Quatrebarbes

Les salarié.e.s peuvent parfois être réticents à se présenter au CSE, pour de multiples raisons. Il est alors important de mettre en avant la valeur stratégique d’une telle position, l’opportunité d’être force de proposition pour faire avancer l’entreprise. Pour Zoé Blanchard, il s’agit également de « beaucoup des réunions informelles, si les gens sont engagés dans l’entreprise, ils vont très vite se présenter par eux-même. »

En tant que responsable de la mise en place du CSE, il est important d’avoir une position de recul vis-à-vis des candidats. Ces derniers bénéficiant d’une protection particulière :

• les élus deviennent salarié.e.s protégé.e.s pendant toute la durée de leur mandat et les six mois suivants.
• les candidats quant à eux, le sont pendant les six mois suivant l’élection.

Discussion et prise de recul sont les éléments à ne pas oublier pour amener les bonnes personnes à se présenter.

4. Mettre en place son élection

Pour ce qui est du format, trois options existent : le vote électronique, le vote par correspondance et le vote physique. Dans tous les cas, tout doit être fait dans les règles. Pour le vote physique des contraintes s’ajoutent : isoloir, rideau, enveloppes… Réalisé en ligne, le cadre doit également être établi en amont, notamment en ce qui concerne le lieu de l’élection (lieu de travail ou domicile) mais aussi la période pendant laquelle les électeurs peuvent voter. Le taux de participation est souvent plus important avec l’option électronique puisque la question d’être présent en entreprise le jour du vote ne se pose plus.

« Notre objectif était d’avoir 100% de participation ! Nous avons donc préféré le vote électronique, c’était plus simple » témoigne Zoé Blanchard. Hasard du calendrier, les élections chez Sport Heroes ont eu lieu… le 5 décembre 2019, premier jour de la grève des transports ! Malgré cela, le choix du vote électronique leur a permis d’atteindre l’objectif.

Ariane de Quatrebarbes nuance : « Les conditions du vote électronique sont exigeantes cependant. L’entreprise ne doit pas interférer dans le vote. Notamment avec les codes communiqués qu’il faut éviter d’envoyer sur les boites e-mail professionnelles des salarié.e.s. Le mieux étant de les faire passer par papier. »

La mise en place du vote est donc stricte. Beaucoup de start-up proposent des solutions pour simplifier les démarches. Par exemple, en intégrant le calendrier directement dans l’outil de vote, de l’accompagnement juridique simplifié ou encore d’autres outils.

5. Faire vivre son CSE

Évidemment, les choses ne s’arrêtent pas aux élections. En tant qu’autorité représentative élue, le CSE doit être intégré dans les échanges dès qu’une décision est prise au niveau de l’entreprise. De nouveaux réflexes sont donc à acquérir ! Comme le rappelle Ariane de Quatrebarbes : « Il faut se poser ces deux questions à chaque fois : « Est ce que je dois informer le CSE de cette décision » ? et « Est-ce que je dois l’informer ET le consulter » ? »

Pour favoriser une bonne intégration du comité dans l’entreprise, la question de la confidentialité est clé.

Les élus sont invités à animer le comité en instaurant, par exemple, des sessions de travail. En allant sonder les collaborateurs, ils peuvent ainsi faire remonter de précieuses informations ou souhaits.

Zoé Blanchard témoigne : « Pour nous c’était important. D’autant que les élus sont des personnes investies. Ce n’est pas juste le faire pour le faire. On a envie que ce soit constructif pour donner un vrai pouvoir d’exécution. »

Côté financement, le CSE vit sur deux budgets : un pour le fonctionnement global de l’instance et un autre pour les activités sociales et culturelles.

Enfin, pour favoriser une bonne intégration du comité dans l’entreprise, la question de la confidentialité est clé. Ariane de Quatrebarbes nous rappelle trois points :

• Au démarrage, rappeler aux membres du CSE qu’ils sont maintenant astreints à une obligation de confidentialité liée à leur mandat.
• À chaque fois qu’une information confidentielle est communiquée, rappeler cette obligation.
• Pour chaque document remis, mettre en exergue les parties estimées comme confidentielles, puisque le document, par nature, n’est pas confidentiel dans son ensemble.

La mise en place du CSE est un sujet complexe nécessitant rigueur et anticipation. L’essentiel étant d’être bien informé et entouré, pour que son instauration se passe sereinement dans des délais raisonnables. Bien mobilisé, le comité peut devenir un outil intéressant pour favoriser la communication et outrepasser la hiérarchie dans l’entreprise.