Comment réagir lorsqu'un collègue empiète sur nos missions ?

Tout ce que vous vouliez, vous, c’était bien faire votre travail, avoir de bonnes relations avec tout le monde au bureau, et participer à la vie de l’entreprise… Mais rien n’est plus pareil depuis que vous avez remarqué que ce collègue empiète gentiment sur vos missions. Voilà qu’il s’approprie peu à peu des tâches qui sont les vôtres, et cela vous déstabilise. Il contacte le client pour un sujet sur lequel vous avez la main habituellement, il organise une réunion à votre place, il prend des décisions sans vous consulter sur un projet dont vous avez la responsabilité, il s’incruste dans un échange de mails où son avis n’avait pas été demandé… Bref, c’est trop. Vous avez du mal à comprendre et à garder votre calme. Pourquoi agit-il de la sorte ? Et surtout, comment régler la situation sans vous mettre en péril ? Voici quelques conseils pour aborder sereinement les choses et mettre un terme à ce que vous avez fini par considérer comme un “vol de mission”.

Une situation délicate

On le conçoit. Découvrir qu’un collègue empiète sur son travail ne fait jamais plaisir. La situation est même susceptible d’engendrer des sentiments inconfortables : perte de confiance en soi, sentiment d’échec, déficit de légitimité, colère, incompréhension… Car au-delà d’un ressenti personnel, ce genre de situation peut aussi créer des tensions et déboucher sur des conflits à une échelle plus macro. Pourtant, pour le bien de tous les collaborateurs et pour le bon fonctionnement de l’entreprise, nous avons tous intérêt à garder de bonnes relations avec nos collègues. Alors voyons comment gérer cette situation délicate.

1. Essayez de comprendre pourquoi votre collègue empiète sur vos missions

Vous vous demandez comment vous avez pu en arriver là. C’est peut-être là l’une des clés pour mettre un terme à cette situation délicate : tenter de comprendre pourquoi votre collègue agit ainsi en le confrontant à son propre comportement. Cela vous permettra de prendre du recul et d’aborder calmement le sujet avec lui. Analysez donc les faits. Pour y parvenir, posez-vous les bonnes questions sur votre collègue, mais aussi sur vous-même :

• Est-ce qu’il ou elle est nouveau/nouvelle dans l’entreprise et n’a pas compris le périmètre de vos missions ?
• Votre fiche de poste est-elle suffisamment bien définie ? Qu’en est-il de la sienne ?
• Votre collègue souhaite-t-il juste vous aider ? Donnez-vous l’impression d’avoir besoin d’aide sur certaines missions ?
• Est-ce qu’il ou elle a l’impression de pouvoir faire mieux ou avancer plus rapidement que vous ?
• Quel intérêt votre collègue a-t-il de faire cela ? Est-ce pour s’attribuer le mérite de votre travail auprès de la hiérarchie ?
• Est-ce vraiment lui qui décide d’empiéter sur votre travail où cela relève-t-il plutôt d’instructions qu’il aurait reçues ?

Comme dans toute situation problématique, pour trouver une solution, il faut d’abord pouvoir identifier l’origine du dysfonctionnement. Ce n’est qu’après, que vous pourrez acter d’une posture à adopter.

2. Mettez vos émotions de côté

Avant de vous exprimer sur le sujet, essayez de prendre du recul sur la situation et de ne pas vous laisser envahir par vos émotions. Que vous vous sentiez blessé dans votre ego, bloqué ou en colère, tentez de mettre l’affect de côté dans la mesure du possible afin de rester le plus factuel et lucide sur ce qu’il se passe. Inutile de vous plaindre dans l’immédiat, vous pourriez passer pour un caliméro ou un éternel râleur. Le tout est de se détacher de tous les sentiments qui pourraient brouiller ou déformer le message que vous avez à faire passer.

C’est ce que confirme Sandrine, psychologue du travail : « Mettez vos émotions à distance. Si vous vous énervez, vous afficherez une personnalité colérique. Cela sera mal perçu et vous n’obtiendrez finalement pas ce que vous voulez. » Même en cas de “confrontation directe” avec le collègue qui empiète sur votre travail, évitez donc de reverser toute votre frustration et votre agacement sur lui, ce serait contre-productif. « En restant calme et posé dans sa voix, on capte au contraire l’attention de son interlocuteur, et son respect. » Y’a plus qu’à !

3. Evitez de vous épancher auprès de vos collègues

Sauf à avoir de vrais alliés de confiance au sein de votre entreprise, évitez de vous répandre sur ce qui vous préoccupe. Cette situation délicate pourrait être perçue de mille et unes manières, et impliquer, de près ou de loin, des collègues non concernés. De plus, vos propos seraient susceptibles d’arriver aux mauvaises oreilles et de la mauvaise manière. Vous connaissez le principe du téléphone arabe ? Eh bien c’est pareil : vous encourez le risque qu’on déforme vos paroles, chacun y projetant ses propres interprétations. Et, finalement, cela pourrait se retourner contre vous : on vous reprocherait alors de ne pas avoir clairement fait part de votre situation auprès des personnes concernées ou celles ayant un pouvoir d’action, mais bien plutôt d’avoir sournoisement entaché la réputation d’un collègue.

4. Ouvrez le dialogue avec votre collègue

Après avoir pris toutes ces précautions, vous pourrez commencer à aborder le sujet avec le collègue à qui vous reprochez d’empiéter sur vos missions. Si le fait de vous confronter à lui vous met en difficulté ou mal à l’aise, et en particulier si vous sentez que cela pourrait générer une situation de conflit, vous pouvez vous inspirer de la méthode DESC. Elle est surtout pratiquée en management mais peut également être utile entre collègues pour résoudre les conflits.

Il s’agit d’une méthode en quatre temps :

• Décrivez objectivement les faits (par exemple : « je constate que certaines missions que tu as font partie de mon scope/ma fiche de poste »)
• Exprimez votre ressenti vis-à-vis de cette situation (« cela me questionne / me dérange »).
• Suggérez une solution de la part de votre interlocuteur (« Qu’en penses-tu ?/ Quelle est ta position sur ce fait ? »)
• Concluez de manière positive (« c’est bien que l’on ait pu échanger »)

Après cette discussion, vous découvrirez peut-être que votre collègue ne se rendait pas compte de son erreur et qu’il est prêt à la corriger. Ou alors, en confrontant vos points de vue, il est possible que vous vous aperceviez que vos fiches de poste sont proches ou mal définies. Vous pourriez même trouver un terrain d’entente avec votre collègue, qui sait ? Pourquoi ne pas envisager une collaboration avec lui ? Cela pourrait vous décharger de certaines tâches, et enrichir le projet commun (à plusieurs, on va plus loin). Dans le pire des cas, vous tomberez sur quelqu’un qui refuse de reconnaître le problème, et vous saurez alors qu’il vous faut faire appel à votre manager ou à la direction pour résoudre le problème.

5. Alertez votre N+1 de la situation

Si la conversation que vous avez eue avec votre collègue n’apporte aucune amélioration, s’il vous renvoie dans vos cordes ou continue d’empiéter sur vos missions, sensibilisez votre N+1 au problème, en conservant une trace de vos demandes par précaution (mail, lettre…) Tout d’abord, préparez votre entretien de façon à faire valoir votre position et vos compétences. Vous pouvez prendre appui sur le contenu de votre fiche de poste. Cela vous permettra de rappeler à votre manager vos missions, votre rôle dans l’entreprise, ce pourquoi vous l’avez intégrée mais aussi ce que vous avez mis en place depuis que vous êtes salarié, etc. Puis, exposez la situation, toujours de manière factuelle, sans affect et sans incriminer quiconque. Enfin, expliquez en quoi cela nuit à votre efficacité, au bon fonctionnement de l’équipe, voire à votre bien-être au travail.

Il est alors tout à fait légitime de demander à votre manager de clarifier votre fiche de poste ou de voir en quoi celle-ci peut interférer avec celle de quelqu’un d’autre. Si la personne qui empiète sur vos missions fait partie de votre équipe, votre manager pourra facilement organiser un point à trois pour fixer trouver un terrain d’entente et éclaircir la nature et le périmètre des missions de chacun. Si vous faites partie d’équipes différentes, alors les managers des deux équipes peuvent se retrouver - avec ou sans vous - pour trouver une solution. Enfin, si malgré les discussions, les décisions prises par le ou les manager(s) ne suffisent pas pour régler le conflit, il sera malheureusement nécessaire d’en référer à une hiérarchie supérieure (votre N+2).

L’essentiel est de ne pas vous laisser ronger par une situation qui peut vous amener à perdre confiance en vous. N’oubliez pas que vous avez été recruté parce que l’entreprise croit en vous et en vos compétences. Gardez donc en tête le conseil de Sandrine, psychologue du travail, et ne prenez pas trop à cœur des comportements qui pourraient toucher votre ego ou entacher votre humeur… Méditation, exercices de respiration, auto-persuasion sont des exercices basiques qui vous aideront à mieux gérer vos émotions et réactions. Le plus important est de rester conscient de ce que vous valez et de votre position au sein de votre équipe et de votre entreprise ; c’est cela qui vous permettra de rétablir l’ordre des choses avec intégrité, bienveillance et détermination.

Photo d’illustration by WTTJ