Entretien annuel : comment bien le préparer et le réussir ?

Ça y est ! Cette année pro aura été longue mais vous apercevez enfin la lumière au bout du tunnel ! Cependant, avant de lui faire définitivement vos adieux, il vous reste une dernière étape à franchir, et pas des moindres… Celle de l’entretien annuel d’évaluation. Vous angoissez rien qu’à la lecture de ce terme ? Pas de panique, il ne s’agit pas d’un examen. Même si cet entretien annuel consiste aussi à évaluer vos performances, c’est avant tout une discussion ouverte entre manager et managé. C’est donc aussi l’occasion pour vous, de revenir sur cette année, de faire le point sur vos objectifs, sur vos perspectives d’évolution, mais aussi de partager vos avis, vos questionnements et vos inquiétudes avec votre N+1. Alors pour que votre entretien annuel soit fructueux, il doit être correctement préparé. On vous donne la marche à suivre.

Faites objectivement le bilan de votre année, tout en tenant compte du contexte

Avant toute chose, la première étape est de faire un bilan le plus objectif possible de votre année pour faire le plein de confiance en soi avant le jour J. Et pour cela, il est impératif de prendre le temps de réfléchir à ce qui a été fait et ce que vous n’avez pas pu faire, puis de poser tout ça, noir sur blanc. Le tout, en essayant d’avoir un regard juste et honnête sur la qualité de son travail. Et pour cela, rien de tel que les faits, insiste Jordan Defas, HR manager : « Le but est de montrer ce qu’on a réalisé au cours de l’année. Et pour ça, il n’y a pas de secret, il faut être factuel. » Car attention, si vous portez un regard trop complaisant sur votre bilan, l’évaluateur ou votre responsable pourra avoir l’impression que vous survendez votre travail pour obtenir une augmentation ou une promotion, faussant ainsi l’évaluation. Et à l’inverse, si vous souffrez du syndrome de l’imposteur et que vous minimisez vos performances, il est possible qu’il passe à côté de votre réel potentiel et que les retombées de l’entretien annuel vous deçoivent !

Évaluez vos réussites

Pour évaluer vos réussites au cours de l’année, vous devez d’abord lister les objectifs fixés avec votre manager que vous avez réussi à atteindre. Si votre travail repose sur des objectifs commerciaux, il sera jugé à l’aune de vos performances. Ces dernières peuvent être évaluées avec différentes métriques, comme le nombre de produits vendus, de projets réalisés, ou encore le nombre de dossiers traités. Il est important de trouver les métriques qui vous semblent les plus pertinentes pour votre poste et de réussir à les tourner à votre avantage. Dans une activité avec une forte relation client, par exemple, il sera important de mettre en avant la satisfaction de votre clientèle. Si vous travaillez dans la communication ou le marketing, analysez l’évolution du trafic sur votre site, les performances de vos articles ou l’évolution du nombre de followers sur les réseaux sociaux : autant de chiffres qui valorisent le travail que vous avez accompli durant l’année.

Vos objectifs sont difficilement quantifiables ? Pas d’inquiétude. Pour Jordan Defas, « Il faut montrer à votre manager que vous avez fait pris de bonnes initiatives et que vous avez réussi à instaurer une forme de continuité dans votre travail. Au-delà de vos réalisations, ce sont donc davantage votre posture et vos softs-skills qui vont être analysés lors de votre entretien annuel. » Si vous avez acquis de nouvelles compétences, que vous avez pris des risques, que vous vous êtes aventuré au-delà des prérequis de votre poste, il faut absolument le mentionner, cela permettra à votre manager de juger votre niveau de motivation.

Sans faire l’impasse sur vos difficultés

Si vous avez commis des erreurs ou connu des échecs durant l’année, il faut également se préparer à en parler lors de l’entretien annuel. Essayez de comprendre comment vous auriez pu mieux faire, quels obstacles vous avez rencontrés, quelles sont les compétences qu’il vous manquait, etc. Mais ne mettez pas tout sur le dos du contexte extérieur, réfléchissez à ce que vous auriez pu faire différemment. Ce n’est qu’avec un véritable travail d’introspection pour comprendre ce qui n’a pas marché que vous allez pouvoir ensuite trouver des solutions avec votre manager.

Réfléchissez à vos envies d’évolution

Pensez vos objectifs à court terme

L’entretien annuel se déroule souvent en deux temps : une fois que vous et votre manager aurez passé en revue votre évaluation, il vous faudra discuter des marges d’amélioration possibles. Dans la phase de préparation de l’entretien annuel, c’est pareil : après l’auto-évaluation de vos performances, vient la définition des compétences que vous estimez devoir développer et des changements que vous pensez devoir opérer dans votre façon de travailler (organisation, relation aux autres, management, productivité…) De ce travail, découleront les futurs objectifs qui vous semblent pertinents de fixer à moyen et long terme. Aussi, si vos derniers objectifs étaient trop facilement réalisables, soyez plus ambitieux dans vos propositions. Si, à l’inverse, vous avez eu du mal à les atteindre, proposez avec pragmatisme de nouveaux objectifs à la baisse.

Exprimez vos ambitions lors de l’entretien annuel

N’hésitez pas à faire savoir à votre manager que vous avez des désirs d’évolution sur le moyen ou le long terme. Et la meilleure manière d’amener le sujet reste d’arriver en ayant déjà une idée claire de votre projet professionnel et de soumettre à votre employeur des idées d’évolution interne (changer d’équipe, passer manager, changer de métier ou de poste, changer de département, prendre certaines responsabilités, etc.).

Vous voulez suivre une formation? C’est aussi l’occasion de le dire à votre manager. Si elle se justifie dans le cadre de votre plan d’évolution professionnel au sein de l’entreprise, votre proposition sera forcément bien accueillie et sera une preuve supplémentaire de votre investissement.

Soyez prêt à confier vos craintes et vos attentes

Pour Jordan Defas, « un des rôles des managers, c’est aussi de vous éclairer sur le futur de l’entreprise, de vous rassurer » L’entretien annuel est aussi l’occasion pour eux de sonder le moral des troupes, prendre la température, comprendre les inquiétudes des équipes. Surtout après ces deux années mouvementée, les raisons de ne pas être “en grande forme” au travail sont nombreuses. Si vous avez un coup de mou, sachez que l’entretien annuel est le moment idéal pour parler avec votre manager. Que vous vous sentiez démotivé, anxieux, perdu, isolé ou encore débordé, vous pourrez, si vous le souhaitez bien sûr, extérioriser et même éventuellement demander de l’aide. Votre manager pourra alors vous aider à mieux vous projeter et d’y voir plus clair. Mais si vous identifiez d’ores et déjà des solutions qui peuvent être mises en place pour améliorer votre qualité de vie au travail (plus de transparence, meilleur équilibre vie pro/ vie perso, des objectifs plus motivants ou moins stressants, etc), n’hésitez pas vous les noter, dans un coin de votre tête, ou sur papier, avant le jour J.

L’épineuse question de l’augmentation

Pour Jordan Defas, « si vous pensez que vous méritez quelque chose, il faut en parler. Si on se présente avec un bilan très bon, voire excellent, il est légitime d’envisager une rémunération à la hauteur des efforts fournis. » Si l’entreprise ne peut pas envisager d’augmentation de salaire pour le moment, elle pourra au moins réfléchir à d’autres façons de vous récompenser, par exemple avec une prime, en vous offrant une formation ou en vous proposant des solutions pour améliorer votre qualité de vie au travail comme plus de flexibilité dans vos horaires de bureau. N’oubliez pas, si vous êtes un bon élément, votre boîte à tout intérêt à vous récompenser pour vous garder motivé.

Préparez (aussi !) un feedback pour votre manager

Toujours dans l’idée que cet entretien annuel est un dialogue constructif, pensez aussi à préparer des retours que vous ferez à votre manager. Listez ce que vous aimez dans sa façon de manager, ce que vous aimeriez qu’il fasse d’autre et ce que vous aimeriez qu’il fasse autrement. Mais soyez prêt à lui expliquer pourquoi et ce que cela pourrait améliorer dans votre relation et les impacts indirects que cela pourrait avoir sur votre travail. Et surtout n’en faites pas quelque chose de personnel, en arrivant à l’entretien annuel avec une liste de reproches longue comme votre bras. Si vous restez factuel et bienveillant, votre manager ne pourra qu’en tenir compte, sans se braquer. Et qui sait, il verra même peut-être dans votre démarche, une forme de professionnalisme et de maturité ou l’occasion rêvée de s’améliorer (et oui, votre manager aussi a un entretien annuel).

Le jour J : quelle attitude adopter ?

La réussite de cet exercice passera surtout par votre posture et votre état d’esprit ! Une préparation sérieuse vous permettra de vous mettre en confiance et surtout d’avoir une idée de l’orientation que vous souhaitez donner à ce rendez-vous. Mais une bonne attitude le jour J viendra compléter, sur la forme, le fond préparé consciencieusement :

1. Adoptez une attitude positive et constructive

Pour réussir votre entretien annuel, nous vous conseillons fortement d’adopter une attitude consensuelle, de ne pas être sur la défensive, dans le rejet ou la critique. Tout en défendant votre point de vue, il sera nécessaire d’écouter celui de votre interlocuteur et d’accepter certaines remarques sans entrer dans une attitude conflictuelle. Durant cet exercice, il est important de garder en tête que votre objectif est de “marquer des points” et de faire en sorte que votre interlocuteur prenne (encore plus) conscience de votre valeur. L’aspect humain n’est donc pas à négliger car, à vouloir avoir trop raison, il y a un risque de laisser une impression mitigée à l’évaluateur, notamment sur votre capacité de remise en question.

2. Ayez une posture professionnelle, mais naturelle

La posture est également un élément à prendre en compte pour un entretien annuel réussi. Trop de décontraction donnera une impression de détachement tandis qu’une tension trop palpable mettra en doute votre capacité à gérer le stress. En étant naturel mais concerné, vous ne jouez pas de rôle et renvoyez l’image qui vous correspond. Mais vous montrez aussi que cela vous importe et vous ne considérez pas ce moment comme une pure formalité.

3. Soyez proactif

Si ce n’est pas une obligation légale, l’entretien annuel est devenu un vrai rituel dans de nombreuses entreprises. Les objectifs du manager qui le réalise peuvent être divers, variés et cruciaux pour l’organisation : faire le bilan, féliciter les équipes pour le travail accompli, fixer de nouveaux objectifs, offrir un temps de parole à chacun… Dans la grande majorité des cas, les managers attendent beaucoup de ce moment. Véritables mines d’informations pour ressentir l’état mental de leurs équipes, ces entretiens seront très importants pour eux pour faire le bilan et se projeter dans l’année à venir.

Devant ce constat, il est évident que la proactivité d’un salarié sera fortement appréciée. Lors de l’évocation de projets moins réussis que d’autres pendant l’entretien annuel, le fait d’être force de proposition et de suggérer des solutions, après avoir analysé avec maturité la situation (d’où l’importance d’une bonne préparation !), sera fortement valorisé par votre employeur/manager. Ce dernier appréciera votre lucidité ainsi que votre volonté d’améliorer les méthodes actuelles et de participer au bon développement de l’entreprise. Alors, osez !

4. Répondez de manière réfléchie et posée

Il y a des points sur lesquels vous n’êtes pas d’accord, notamment en ce qui concerne les objectifs fixés ou la hausse de salaire proposée ? Si la discussion ne vous suffit pas pour trouver un terrain d’entente ou bien que vous avez besoin de prendre un peu de recul, n’hésitez pas à demander un délai de réflexion supplémentaire. Ceci ne vous sera pas reproché et c’est dans votre droit. Ce sont souvent des décisions importantes et apporter une réponse précipitée, alors même que le doute plane encore, n’est jamais bon.

5. En entretien annuel à distance, n’hésitez pas à vous répéter

Covid oblige, cette année beaucoup d’entretiens annuels se tiendront par écrans interposés. Quand on est privé du langage corporel, il est beaucoup plus difficile de transmettre correctement des informations à notre interlocuteur. Pensez donc à simplifier votre discours et n’hésitez surtout pas à répéter plusieurs fois les points que vous jugez importants si vous pensez que le message n’est pas ou mal passé. Pour mettre en valeur vos accomplissements de l’année passée sans divaguer et partir dans tous les sens, pensez à vous inspirer de la méthode STAR (méthode qui permet de structurer son discours en entretien d’embauche, ndlr) qui a déjà fait ses preuves en entretien d’embauche. Pour que ce que vous disiez ne tombe pas dans l’oreille d’un sourd, pensez-bien à rappeler à votre manager de prendre des notes pour que vous vous y référiez à votre prochain point.

Avec un suivi de plus en plus réguliers des collaborateurs, l’entretien annuel perd petit à petit sa fonction primaire de simple évaluation pour évoluer en un espace de discussion qui permet de faire le point sur vos aspirations et sur votre bien être au travail. À vous de rendre cet exercice le plus fructueux possible en préparant bien les sujets que vous souhaitez aborder avec votre manager. Si l’entretien annuel marque la fin de l’année, il permet surtout de faire en sorte que celle à venir soit meilleure.

Photo d’illustration by WTTJ