Managers : 6 conseils pour partir en vacances l'esprit léger

Partir en vacances peut représenter un véritable défi pour les managers, qui doivent jongler entre le besoin de déconnexion et la nécessité de garantir la continuité des opérations. Alors, comment lâcher prise tout en assurant un suivi des actions sans couture ? Pas si simple de faire confiance car les équipes peuvent rencontrer des obstacles inattendus, affectant la productivité et la cohésion. Pour éviter les scénarios catastrophes, une préparation rigoureuse est de mise. En combinant les recommandations de Capucine Roche, PDG de Letsignit, et celles de Quentin Demeestère, co-fondateur et CEO de Popwork, nous avons répertorié 6 pratiques pour réussir à instaurer une passation sans ambages

Mettre en place un climat de confiance, un travail de long terme

Partir en vacances sans appréhension, cela se travaille sur la durée, selon Capucine Roche. La clé ? Un management fondé sur la confiance : « Seule une équipe solide et autonome permet au manager de partir en vacances l’esprit tranquille. Je l’ai vécu ! ». Or, l’autonomie est inhérente à la mise en place d’une culture de la confiance et du droit à l’erreur auprès de toutes et tous. Au sein de Letsignit, le feedback constructif et collectif permet d’entretenir cette approche : « Lors des feedbacks, j’utilise toujours le “nous” au lieu du “tu” pour souligner la co-responsabilité entre mes collaborateurs et moi-même », explique la CEO. Ces rituels rétroactifs apportent de l’entraide et du soutien managérial toute l’année, et cela s’infuse à tous les niveaux de l’entreprise. Résultat ? L’environnement assure aux salariés qu’ils peuvent prendre des initiatives sans crainte de répercussions négatives, même pendant les vacances. « C’est important en termes d’intelligence collective. »

Anticiper votre départ en vacances

Quentin Demeestère, quant à lui, insiste sur l’anticipation. « Le départ en vacances est un amplificateur des pratiques de management : comment on délègue, comment on organise le travail, comment on communique. Il faut l’expliciter et l’anticiper. » Il émet quelques recommandations…

• Lister les points importants à traiter : « Il s’agit de faire un état des lieux de tous les sujets importants, d’identifier ceux que vous devez traiter avant de partir et ceux qui peuvent attendre la rentrée ».
• Informer clients et collaborateurs des dates d’absence : « Pour éviter les confusions ou les malentendus, il est crucial de prévenir clairement de votre départ ».
• Préparer un message d’absence explicite : « Le message doit être clair, avec les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence ». En ce sens, le choix de la personne de confiance est fondamental : elle doit être compétente et avoir une vision claire des dossiers.

Partager des règles et des rôles clairs

Quentin Demeestère souligne également l’importance d’une communication limpide avant le départ pour éviter les mauvaises surprises ou les appels inutiles. Cela se traduit par 3 axes.

1. Organiser des réunions individuelles et collectives : « Il est essentiel d’utiliser les réunions individuelles pour clarifier les responsabilités de chacun ainsi que les attentes. Celles-ci doivent être complétées par une réunion d’équipe afin que tous aient une vision d’ensemble des responsabilités ».
2. Définir ce qu’est une urgence avec l’équipe et le canal le plus approprié : « Posez-vous collectivement ces questions : quelle est la définition d’une urgence ? Dans quelles situations votre équipe peut-elle (ou doit-elle) vous joindre ? Par quel moyen devez-vous être contacté ? ».
3. Assurer une compréhension partagée des dossiers délicats : « Quels clients nécessitent une attention particulière ? Quels sont les dossiers sensibles ? Assurez-vous que toute l’équipe est bien alignée sur ces points ».

Investir dans le recrutement et les soft skills

D’après Capucine Roche, pour s’évader sereinement, un manager doit surtout s’appuyer sur les bonnes personnes. Qu’est-ce que cela signifie ? Créer une équipe de confiance grâce à un recrutement adéquat. « Nous accordons une attention particulière aux soft skills lors du processus d’embauche », souligne Capucine Roche. La confiance, l’autonomie ou encore l’adaptabilité sont des compétences qui sous-tendent une équipe efficace… avec ou sans le manager. « Mon objectif ultime est que les projets avancent sans moi », insiste la CEO. C’est pourquoi, en son absence, les réunions du comité de direction se poursuivent. Capucine Roche insiste sur l’importance de savoir déléguer avec clarté et confiance « afin que l’équipe se sente capable de gérer de plus en plus de situations ». Son absence est un catalyseur de compétences, car les collaborateurs osent prendre de nouvelles responsabilités. Quentin Demeestère partage cette vision : « Il faut profiter des congés pour anticiper avec les collaborateurs les missions qu’ils souhaitent gérer et les compétences qu’ils veulent développer ».

Déconnecter pour faire une vraie coupure

Pour profiter pleinement des vacances, il est aussi – et surtout – indispensable de déconnecter. « La santé du dirigeant nécessite une déconnexion quasi totale… même si l’on peut me contacter par SMS ou appel. C’est un oxygène important qu’il faut s’imposer », explique Capucine Roche. En montrant l’exemple, elle incite son équipe à adopter cette coupure, favorisant ainsi une meilleure santé mentale pour tous. En effet, l’exemplarité managériale est déterminante alors que 71 % des Français répondent aux mails et appels professionnels pendant leurs congés. Pour éviter le stress et le scrolling intempestif, Quentin Demeestère recommande de fixer un moment précis dans la semaine pour consulter ses mails. « Il vaut mieux ritualiser le suivi que de constamment vérifier ses emails. Si vous êtes facilement tenté par vos écrans, désactivez la synchronisation des emails sur votre téléphone portable. »

Préparer la rentrée, pour un horizon commun plus serein

Anticiper la rentrée permet de partir serein et d’assurer une reprise efficace. « Encore une fois, cela s’organise en amont des congés… et non au retour de vacances », insiste Quentin Demeestère. En équipe, on peut lister les tâches critiques à gérer au retour, puis planifier une réunion pour faire le point sur l’avancement des projets. « C’est une manière de remobiliser rapidement son équipe en définissant ensemble les objectifs à atteindre d’ici la fin de l’année. » Cette visibilité serait peut-être le moyen d’éviter le dangereux mélange des genres : selon la même étude, les outils numériques permettent aux vacanciers de mieux… déconnecter car 62 % d’entre eux estiment qu’ils se reposent davantage grâce à l’accès à leurs mails, et que cela aiderait même 79 % d’entre eux à appréhender plus sereinement la rentrée ! Le paradoxe du numérique n’a pas fini de nous surprendre.

Article écrit par Laure Girardot, édité par Ariane Picoche, photo : Thomas Decamps pour WTTJ